Eventmanager World Expo Osaka

Aanvraagnummer: 7149
Organisatie: Gemeente Westland
Locatie: Westland
Uren per week: 36 uur
Tarief: €0 - €100 per uur
Duur van de opdracht: 30 September 2025
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: Zo spoedig mogelijk
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 19-02-2025 09:00

Beleidsafdelingen
De collega’s die werkzaam zijn binnen de Beleidsafdelingen signaleren en initiëren ontwikkelingen in de maatschappij, om deze vervolgens te vertalen naar visie en strategie om de doelen te bereiken. Het gaat daarbij om alle beleidsdomeinen van de gemeente, denk aan economie, ruimte, mobiliteit, veiligheid, onderwijs, zorg, sociale zaken, etc. De Beleidsafdelingen beheren hierbij de middelen en voeren op hoofdlijnen regie op de realisatie. Collega’s werken op interactieve manier met stakeholders in de maatschappij, binnen de gemeentelijke organisatie en het bestuur.

Expo 2025 Osaka
Deze vindt plaats van 13 april tot en met 13 oktober 2025 in Japan. De organisatie verwacht 28 miljoen zakelijke en particuliere bezoekers, waarvan ongeveer 90% uit Japan. Meer dan 160 landen en organisaties nemen deel. Er worden ook veel bezoekers uit de Oost-Aziatische regio verwacht, bijvoorbeeld uit Zuid-Korea. Expo 2025 Osaka heeft als hoofdthema ‘Designing Future Society for Our Lives’. Het gaat over het vinden van oplossingen in een wereld waar grote crises rond bijvoorbeeld klimaat en gezondheid, de leefbaarheid beïnvloeden. De Nederlandse deelname focust op 5 sectoren, waaronder Agrifood en tuinbouw. Rond deze 5 sectoren worden tracks met activiteiten georganiseerd, zoals voor het agro- en food track.

Opdracht
Als Eventmanager ontzorg jij de gemeente Westland, bij gebrek aan beschikbare kennis en ervaring binnen onze organisatie, bij de organisatie van ons programma op de World EXPO 2025. Het nodige voorbereidend werk is verricht al door medewerkers van gemeente Westland. Nu de contouren van het programma zichtbaar zijn, komen we in een volgende fase. Op de World EXPO 2025 verwachten we in de eerste week van september een steengoed programma neer te zetten dat volledig in het teken staat van glastuinbouw en Westland als schitterende parel in dit wereldwijde cluster. Dit is een andere fase waarvoor de gemeente Westland jouw specifieke expertise en ervaring voor nodig heeft. Jij gaat namelijk zelfstandig het operationeel management van dit programma uitvoeren. Jouw deliverables zijn;

• organiseren van alle voor het programma benodigde logistiek lokaal en het aansturen ervan;
• ontwikkelen van een creatief concept als ‘plus’ op ons reguliere missieprogramma;
• opzetten media strategie en actief genereren van positieve media-aandacht;
• zorgen voor de aanwezigheid van minimaal 12 Burgemeesters uit de regio tijdens het event.
• het Westlandse onderdeel verstevigen, vergroten en verankeren in de programmering in en rond de World EXPO.

Je bent zeer zelfstandig, flexibel, kan goed tegen stevige druk en deinst niet terug voor het complexe stakeholderveld waarbinnen je snel vrienden maakt. Je moet goed kunnen anticiperen op veranderingen die op ons afkomen en je hebt ervaring met interculturele samenwerking bij grote internationale evenementen.

Vereisten
1. Uurtarief maximaal € 100,-  inclusief (binnenlandse) reiskosten, excl. btw.
2. Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding op het gebied van Event -of Leisuremanagement;
3. Je bent bereid te reizen zowel binnen Nederlands als naar het buitenland;

Gunningscriteria
4. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als Projectmanager binnen de overheid met projecten met een politiek bestuurlijk belang (35 punten);
5. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring met logistiek én eventmanagement in grootschalige 100.000+ bezoekers /internationale evenementen (25 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met interculturele samenwerking, waarbij de belangen van diverse stakeholders in acht worden genomen, benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv (20 punten);
7. Aantoonbare kennis van én ervaring met gemeente Westland, licht dit duidelijk (10 punten);
8. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Je bent organisatorisch en communicatief sterk, bent een stevige verbindende gesprekspartner en neemt initiatief.
- Daarnaast ben je omgevingssensitief.
- Ook ben je flexibel en kun je goed onder druk met partijen samenwerken.
- Je bent stressbestendig, flexibel en hebt geen 9-tot-5-mentaliteit (niet in de laatste plaats vanwege het tijdsverschil met Japan).

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag tot vrijdag.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 24 februari 2025 tussen 12.00u en 15.00u. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 21 februari 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 19 februari 2025, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.