Aanvraagnummer: 3053
Organisatie: Gemeente Katwijk
Locatie: Gemeente Katwijk
Uren per week: gemiddeld 42
Tarief: €55 per uur
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 12-08-2024
Optie tot verlenging: 1 jaar
Sluitingsdatum: 02-08-2024 09:00
Deel deze opdracht
Opdracht omschrijving
Doel van de opdracht: Gemeente Katwijk heeft behoefte aan één partij met een pool van inhuurpersoneel (medewerkers Frontoffice) waar de gemeente een beroep op kan doen als zij behoefte heeft om pieken, verlof en ziekte op te vangen.
De komende 5 jaar zien wij een verdubbeling van het aantal aanvragen van paspoorten en identiteitsbewijzen. Dit komt doordat in 2014 de geldigheidsduur van reisdocumenten voor volwassenen werd verlengd van 5 naar 10 jaar.
De frontofficemedewerkers zullen primair verantwoordelijk zijn voor de uitgifte van reisdocumenten, waaronder paspoorten en rijbewijzen, aan burgers. Deze functie vereist een hoge mate van nauwkeurigheid, professionaliteit en klantgerichtheid, aangezien medewerkers direct contact hebben met het publiek.
Kernverantwoordelijkheden:
- Documentverstrekking : Verwerken van aanvragen en verstrekken van paspoorten en rijbewijzen. Dit omvat het controleren van de benodigde documentatie, het invoeren van gegevens in de relevante systemen en het waarborgen van de nauwkeurigheid van de verstrekte informatie.
- Klantenservice : Bieden van hoogwaardige klantenservice aan burgers die reisdocumenten aanvragen. Dit omvat het beantwoorden van vragen, het verstrekken van informatie over de vereiste documenten en procedures, en het helpen van aanvragers bij het invullen van formulieren.
- Gegevensbeheer : Nauwkeurig bijhouden van aanvraaggegevens en documentatie in gemeentelijke databases. Zorgen voor strikte naleving van privacywetten en beveiligingsprotocollen.
- Probleemoplossing : Assisteren bij het oplossen van eventuele problemen of vragen die burgers hebben met betrekking tot hun aanvragen.
Werkuren en fluctuatie:
- De urenafname fluctueert per week maar zal een gemiddelde van 42 uur per week omvatten. Flexibiliteit is vereist vanwege de seizoensgebonden fluctuatie in verband met de piekbelasting van paspoortuitgifte, met name in de periode van maart tot juli en rond andere schoolvakanties. De inschrijver moeten bereid en in staat zijn om tijdens deze perioden afhankelijk van de vraag de uren/professionals op en af te schalen.
Functie-eisen:
- Ervaring met of kennis van de uitgifte van officiële documenten is vereist.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden en klantenservice-oriëntatie.
- Vermogen om nauwkeurig en efficiënt te werken onder druk.
- Bekendheid met gemeentelijke systemen, zoals de Basisregistratie Personen (BRP) en andere relevante informatiesystemen, is een pre.
- Flexibiliteit in werkuren om te voldoen aan fluctuerende werkdruk.
Locatie: De werkzaamheden zullen worden uitgevoerd bij de frontoffice van de gemeente, waar de medewerkers direct contact zullen hebben met het publiek.
Enkele leverancier : Deze opdracht vereist dat één enkele leverancier verantwoordelijk is voor het leveren van alle benodigde medewerkers. Dit zorgt voor consistentie in de kwaliteit van de dienstverlening en vereenvoudigt de communicatie en het management van het personeel.
Verantwoordelijkheden
De medewerkers voeren de volgende werkzaamheden uit:
- het verwerken van aanvragen en het uitreiken van paspoorten en identiteitskaarten aan het loket, waarbij ze gebruik maken van diverse digitale systemen, zoals de Basisregistratie Personen (BRP) en het Portaal (Key2Burgerzaken).
- het uitvoeren van nauwkeurige controles op de pasfoto en de persoonsgegevens, afnemen vingerafdrukken en afhandelen van betalingen.
- het behandelen van aanvragen voor milieupassen.
- het te woord staan van burgers en beantwoorden uiteenlopende vragen.
-
het inplannen van ophaalafspraken en het beantwoorden van vragen van onze bezoekers.
Bij deze werkzaamheden werken de kandidaten nauw samen met collega’s van de receptie en de backoffice dienstverlening.
Beschikbaarheid
Opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat er gedurende 52 werkbare weken per jaar gemiddeld 42 uur per week oproepkrachten beschikbaar zijn, wat neerkomt op een totaal van ongeveer 2.184 uur aan gekwalificeerd personeel per jaar. Opdrachtgever specificeert de behoeften en de werkvereisten, terwijl het leverende bedrijf verantwoordelijk is voor het voldoen aan deze eisen door gekwalificeerd personeel te leveren. De genoemde aantallen zijn verwachtingen en is niet gegarandeerd. Aan bovenstaande raming kunnen derhalve geen rechten worden ontleend. Opdrachtgever wenst een offerte te ontvangen waarbij gerekend wordt met een vast uurtarief dat recht doet aan bovenstaande workload.
Kwaliteit (eisen)
U voegt een dienstverleningsvoorstel toe van maximaal 5 pagina's A4.
Het type overeenkomst, inhuur arbeidskrachten is van toepassing.
'Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.
Wie is tekenbevoegd (naam en functie)?
De inschrijver levert de gevraagde capaciteit binnen 96 uur na oproep/aankondiging.
De inschrijver levert voor deze opdracht medewerkers met een afgeronde NVVB B0-module en ervaring met Centric Burgerzaken (of vergelijkbaar).
De inschrijver levert medewerkers met minimaal een afgeronde mbo-opleiding of medewerkers die minimaal een hbo-opleiding volgen.
De inschrijver levert maandelijks een rapportage over de geleverde uren.
De geleverde medewerkers moeten, een op de functie van toepassing zijnde VOG, kunnen overleggen.
Prijs (eisen)
Maximaal: € 55,00
Gunningscriteria
De inschrijver met de hoogste score (percentage) op kwaliteit, te behalen bij onderdeel "gunningscriteria (wensen)", komt bovenaan in de ranking.
Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend.
Gunningscriteria (wensen)
40 %We willen graag dat de medewerkers minimaal een half jaar beschikbaar zijn voor de werkgever (beschrijf dit in het dienstverleningsvoorstel).
40 %De inschrijver levert vergelijkbare diensten (beschikbaar stellen van medewerkers voor de verstrekking van paspoorten en id-documenten) voor minimaal drie gemeenten van een vergelijkbare omvang (50.000 tot 100.000 inwoners). Maak dit duidelijk in het dienstverleningsvoorstel.
20 %De inschrijver is bereid om een levertermijn van 48 uur te garanderen in geval van calamiteiten (maak dit aantoonbaar in het dienstverleningsvoorstel).
Competenties te toetsen in interviewfase
We zullen tijdens het selectiegesprek (interview), bij de ingeschreven partijen, toetsen hoe de competenties van de professionals zijn. 1. Technische Competenties
- Kennis van burgerzaken software : Vermogen om snel verschillende softwarepakketten te leren en te gebruiken, zoals Centric Burgerzaken en Basisregistratie Personen (BRP).
- Documentverwerking en -beheer : Nauwkeurigheid in het verwerken van documenten en gevoeligheid voor de beveiliging en privacy van persoonsgegevens.
- Nauwkeurigheid : Vermogen om met hoge nauwkeurigheid en aandacht voor detail te werken, essentieel voor het controleren van documenten en persoonsgegevens.
- Organisatievermogen : Effectief beheren van eigen werklast en prioriteiten stellen in een dynamische omgeving.
- Klantgerichtheid : Sterke interpersoonlijke vaardigheden om effectief met burgers te communiceren, hen te informeren en te ondersteunen bij hun aanvragen.
- Duidelijke communicatie : Vermogen om complexe informatie op een begrijpelijke manier uit te leggen aan een divers publiek.
- Analytisch denken : Bekwaamheid om problemen snel te identificeren en praktische oplossingen te bieden.
- Besluitvaardigheid : Zelfverzekerd beslissingen kunnen nemen die gebaseerd zijn op beschikbare informatie en beleid.
- Vertrouwelijkheid : Strikte naleving van ethische richtlijnen en privacywetgeving, gezien de gevoeligheid van de verwerkte informatie.
- Professionaliteit : Handhaven van een hoge standaard van professioneel gedrag in alle interacties.
Het interview
Stap 1: Beoordeling Inschrijvingen op minimumeisen
De inschrijvingen worden beoordeeld op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Inschrijvingen die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De inschrijvingen die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.
Stap 2: Beoordeling en score van inzendingen
Opdrachtgever beoordeelt de inschrijvingen die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. De rangschikking/ranking wordt bepaald door de onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria (wensen)".
De inschrijver(s) die het beste scoren op bovengenoemde (gunnings)criteria, worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige inschrijvingen worden niet verder meegenomen in de procedure door de opdrachtgever.
Stap 3: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende inschrijver(s) voldoen aan de bovengenoemde opdrachtomschrijving er wordt nader getoetst hoe de bedrijven voldoen aan de gestelde eisen, met name wordt gefocust op hun operationele capaciteiten, kwaliteit van het management, en bewezen track record.
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De inschrijver(s) dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geïnterviewde inschrijver(s) op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.
De opdracht wordt gegund aan de inschrijving die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige inschrijvingen worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.
De opdrachtgever behoudt het recht om de opdracht niet te gunnen.
