Aanvraagnummer: 5392
Organisatie: Gemeente Zoetermeer
Locatie: Zoetermeer
Uren per week: 28 uur
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 5 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 06-01-2025
Optie tot verlenging: 2 maal 6 maand(en)
Sluitingsdatum: 09-12-2024 09:00
LET OP! Opdrachten dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.
Deel deze opdracht
Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders kracht, zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.
Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad bouwen we samen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen.
Afdeling
De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, bestaande uit 25 collega's. Er heerst een prettige werksfeer met veel ruimte om je werk naar eigen inzicht te doen. Het team heeft als ambitie bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Samen met drie andere collega's vorm je het Directiesecretariaat.
Opdracht
Als directiesecretaresse ben je de steun en toeverlaat van de directie en de ambtelijk opdrachtgevers. Je ontzorgt en voert administratieve werkzaamheden uit voor de individuele directieleden. Ook ondersteun je het managementteam, bijvoorbeeld met de organisatie van bijeenkomsten. Jullie stemmen onderling goed af, zodat jullie zaken van elkaar kunnen overnemen. De afdeling streeft naar meer digitaal samenwerken. Jij draagt proactief bij aan deze ontwikkeling.
De werkzaamheden bestaan uit:
• Complex agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken.
• Secretariële werkzaamheden en voorbereiden van vergaderingen.
• Behandelen van telefoontjes, aannemen van verzoeken en verstrekken van algemene informatie.
• Organiseren van bijeenkomsten voor het managementteam.
• Signaleren en proactief communiceren over zaken waar de directie en organisatie van op de hoogte moeten zijn.
• Bijdragen aan de verdere ontwikkeling van digitaal samenwerken (Microsoft 365).
Vereisten / Knock-outcriteria
1. De kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever.
2. Aantoonbare werkervaring als secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie.
Gunningscriteria
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuurssecretaresse bij een gemeente (40 punten).
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuurssecretaresse bij een 80.000+ gemeente (30 punten).
5. Aantoonbare werkervaring met digitaal samenwerken in Microsoft 365 (20 punten).
6. Beschikbaar per 6 januari 2025 voor gemiddeld 28 uur per week (10 punten).
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre de kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
Competenties
- Organiserend vermogen
- Zorgvuldig
- Goede communicatieve vaardigheden
- Gevoel voor verhoudingen
- Goede digitale vaardigheden
Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in schaal 07 (nieuwe structuur).
Benodigd aantal professionals:
1
CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd van maandag t/m vrijdag.
Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 19 december 2024 van 09:00 uur tot 17:00 uur. Kandidaten die hiervoor worden uitgenodigd, ontvangen uiterlijk op donderdag 12 december 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang.
Overige informatie
- Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is vereist.
De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 9 december 2024 09:00 uur.
