Kwartiermaker Bedrijfsvoering

Aanvraagnummer: 3641
Organisatie: Gemeente Voorschoten
Locatie: Voorschoten
Uren per week: 36 uur
Tarief: €125 per uur
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 01-10-2024
Optie tot verlenging: 2 maal 6 maand(en)
Sluitingsdatum: 13-09-2024 09:00

Organisatie
Onze groene gemeente, vlak bij Leiden, staat bekend om haar hechte gemeenschap, brede maatschappelijke betrokkenheid en sterk lokaal bestuur. We bieden onze 25.000 inwoners efficiënte en persoonlijke dienstverlening met korte communicatielijnen en een mensgerichte aanpak. We zijn trots op onze organisatie en ons team dat zich dagelijks inzet voor het welzijn van onze inwoners. Voorschoten, de Parel aan de Vliet, is sterk in ontwikkeling en de drijvende kracht is ons hechte team van mensen die onze gemeente en alle Voorschotenaren glans geven. Door onze compacte organisatiestructuur kunnen we de lijnen kort houden en snel mooie dingen voor elkaar krijgen. Dat vraagt zelfstandigheid en biedt tegelijk veel vrijheid.

Opdracht
Voorschoten staat aan de vooravond van een ingrijpende verandering! We hebben ambities, willen concrete resultaten behalen en deze duurzaam verankeren om een toekomstbestendige organisatie te worden. We zijn binnen onze organisatie een ontwikkeltraject gestart met maar liefst 17 projecten. Eén van deze projecten is de transitie naar een klantgerichte organisatiestructuur. Vanaf 1 januari 2025 gaan we volgens deze nieuwe structuur werken, met een extra managementlaag en nieuwe teamindelingen.

Om de aanstaande verandering vorm te geven zijn wij op zoek naar een kwartiermaker voor de afdeling Bedrijfsvoering. Deze afdeling gaat in de toekomst bestaan uit het team Kernsupport (Financiën, Juridische zaken en Inkoop) en het team Werkbeleving (HR, Facilitaire zaken en Vastgoed). Samen zorgen deze teams voor de ondersteuning van de twee andere afdelingen: Dienstverlening en Bestuur.

Om de interne dienstverlening tot 1 januari 2025 te continueren en na 1 januari de inrichting en processen duurzaam te borgen binnen de gemeentelijke organisatie, zoekt de gemeente Voorschoten een ervaren kwartiermaker. De kwartiermaker heeft als hoofdtaken:
- De afdeling bedrijfsvoering in hernieuwde samenstelling vorm te geven en in te passen in de bredere organisatieontwikkeling;
- De kwaliteit en stabiliteit van (kritische) werk- en bedrijfsprocessen te optimaliseren;
- Planmatig te werken aan teamontwikkeling binnen de teams van de afdeling Bedrijfsvoering;
- De randvoorwaarden te creëren op het gebied van bedrijfsvoering ter ondersteuning van hoogwaardige dienstverlening binnen de afdelingen Dienstverlening en Bestuur;
- Interne dienstverleningsafspraken op te stellen en deze te implementeren binnen de bedrijfsprocessen;
- Sturen op de dienstverleningsovereenkomsten op het gebied van ICT, DIV en informatiemanagement, welke in regie worden uitgevoerd;
- Hiërarchisch leiding geven aan de huidige teammanagers binnen Bedrijfsvoering en het toekomstig afdelingshoofd en toekomstige teammanagers voor te bereiden op hun werkzaamheden.

Vereisten / Kock-outcriteria  
1. Uurtarief maximaal € 125,- exclusief btw / inclusief reiskosten woon-werk;
2. Uiterlijk beschikbaar per 1 oktober 2024 voor 32 tot 36 uur per week;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als Kwartiermaker bedrijfsvoering;
4. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

Gunningscriteria  (weging, totaal 100 punten) 
5. Een afgeronde opleiding op minimaal WO-niveau in de richting van facilitair of bedrijfskunde (15 punten);
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als kwartiermaker/ interim manager/ programmanager op het gebied van bedrijfsvoering binnen een gemeente (50 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met procesinrichting, interne sturing en beheersing en verbetertrajecten, licht dit duidelijk toe in het cv (25 punten);
8. Een afgeronde opleiding Lean Six Sigma (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.  

Competenties 
Jij en anderen herkennen jou in de volgende eigenschappen:
- Zelfstartend, pro-actief, analytisch, toegankelijk;
- Je bent resultaatgericht, verbindend en je bent ‘een doener die denkt’ en krijgt dingen gedaan;
- Je bent organisatiesensitief, maar niet politiek. Je weet aan te spreken zonder de relatie te verliezen.

Beoordeling  
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen 
De CV’s worden beoordeeld op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd 
De CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden in onderlinge vergelijking beoordeeld op de bovengenoemde “gunningscriteria”. 

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. 

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 
1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. 

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek 
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. 

Benodigd aantal professionals 
1.

CV-eisen 
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. 

Werkdagen 
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg. 

Planning 
De gesprekken bij de gemeente Voorschoten zijn gepland op woensdag 18 september 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 17 september 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag. 

Overige informatie 
De gemeente Voorschoten zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. 

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 13 september 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.