Lead Business analist

Aanvraagnummer: 3602
Organisatie: Provincie Utrecht
Locatie: Provincie Utrecht
Uren per week: 32-36 uur
Tarief: €125 per uur
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: 2 maal 6 maand(en)
Sluitingsdatum: 09-09-2024 09:00

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

De Directie Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie (BIO) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten. 

De provincie Utrecht kent een decentraal beleid, waarbij de domeinen zelf hun eigen specifieke informatievoorzieningen beheren en door ontwikkelen. I&A verzorgt de generieke informatievoorzieningen en de specifieke informatievoorzieningen van het domein Bedrijfsvoering. Essentiele aspecten hierbij zijn: 

• Business informatiemanagement; 
• Procesanalyse en -ontwerp; 
• Business- en informatieanalyse; 
• Architectuur; 
• Informatiebeveiliging & privacy; 
• Informatiebeheer en archivering; 
• Portfolio-, programma en projectmanagement; 
• Functioneel- en applicatiebeheer; 
• ICT-infrastructuur en werkplekbeheer; 
• Data- en gegevensmanagement; 

Context 
De provincie verandert vanwege de digitalisering en automatisering in een hoog tempo, het is de “rode draad” in de strategie van de organisatie. Hiertoe wordt nauw samengewerkt tussen de vertegenwoordigers uit de verschillende onderdelen van de provincie-organisatie (de concernopgaves en de domeinen: BIO, Stedelijke- en Landelijke Leefomgeving en Mobiliteit en de stafafdelingen Concern control, Bestuurs- en directieondersteuning en de Statengriffie). 

Binnen de provincie Utrecht is een aantal programma’s en projecten gaande ter verbetering van de Informatievoorziening en ter ondersteuning van de digitale transformatie. 

Voorbeelden daarvan zijn onder andere:  

• Digitalisering van onze subsidieverwerking; 
• Verbetering van onze bedrijfsvoeringprocessen; 
• Invoering tooling op het gebied van (digitale) samenwerking; 
• Invoering Wet open Overheid (Woo); 
• Digitalisering bestuurlijke besluitvorming (BBV). 

Van de nieuwe Lead Business Analist wordt verwacht dat hij breed inzetbaar is en zelfstandig kan deelnemen in projecten.  

Werkomgeving 
De provincie Utrecht ontwikkelt een hybride aanpak van werken. Indien nodig wordt gewerkt op locatie. Onze locatie is goed bereikbaar en centraal gelegen in Utrecht. We kennen uitstekende faciliteiten. Er zijn goede mogelijkheden om op afstand te werken binnen ons samenwerkingsconcept. De provincie Utrecht werkt in een Microsoft omgeving met Teams als samenwerkingsruimte en SharePoint als Documentbeheersing. Binnen onze organisatie werken we aan een stevig adoptieprogramma voor de Microsoft omgeving waardoor onze werkomgeving straks up-to-date is qua samenwerkingsmiddelen. 

Wat ga je doen? 
De Provincie Utrecht is continu bezig om haar bedrijfsvoering en dienstverlening te optimaliseren. Hieraan ga je een belangrijke bijdrage leveren met het uitwerken van informatievoorzieningsvraagstukken. Als gesprekspartner van bijvoorbeeld managers, specialisten en collega’s ben jij de senior business analist die zich bezighoudt met het inrichten, verbeteren en optimaliseren van de processen, informatiefuncties en gegevensstromen. 

De exacte werkzaamheden die je gaat uitvoeren, zullen in overleg met de opdrachtgever en projectleider worden vastgesteld en zullen in ieder geval uit het volgende bestaan: 

• Het organiseren van key-user sessies om benodigde procesveranderingen in beeld te brengen, aan te passen en ter goedkeuring aan de proces-eigenaar voorleggen. 
• Identificeren en analyseren van behoeftes en specificeren van de technische en business requirements van de organisatie en communiceert deze als bruikbare informatie naar het projectteam. 
• Het vormgeven van een goede backlog structuur om het overzicht te houden van de benodigde wijzigingen en overzicht. 
• Analyseren van de informatiestromen. Dit houdt o.a. in: welke gegevens en data worden gebruikt in een werkproces, hoe worden de gegevens bewerkt en opgeslagen, welke systemen worden hiervoor gebruikt, welke ‘bedrijfsregels’ worden toegepast op de gegevens? 
• In kaart brengen van de huidige status van specifieke onderdelen van de informatiesystemen (functionele kwaliteit, technische kwaliteit, sterktes, zwaktes, gebruik, etc.); 
• Plotten van de nieuwe mogelijkheden binnen de technologische ontwikkelingen op de informatiestromen alsmede de impact bepalen (SCOPAFIJTH-breed) van de ontwikkelingen; 
• Definiëren van de behoefte aan veranderingen in de informatiestromen door het inventariseren van de behoeften van de organisatie binnen de geïdentificeerde scope van een project, inclusief de randvoorwaarden; 
• Afstemmen van de benodigde veranderingen in de werkprocessen en daarbij opstellen van scenario’s en het doen van aanbevelingen voor veranderingen in de informatievoorziening. 

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met business analyses binnen een organisatie met meer dan 1000 medewerkers (geef dit duidelijk aan in het cv):
3. Aantoonbare werkervaring met BA (service) Framework;

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Afgeronde business analyse certificering zoals BCS of IIBA; (20 punten)
5. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring met business analyses en de vastlegging hiervan; (40 punten)
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als business analist in digitaliseringsprojecten op het gebied van business en IT in de afgelopen 5 jaar; (30 punten)
7. Uurtarief Maximaal €125,- Exclusief btw, inclusief reiskosten woon- werkverkeer; (10 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.  

Functiewensen (gespreksronde) 

1. Persoonlijke eigenschappen 300/200/100/0 
2. Je bent analytisch sterk met een praktische instelling, oplossingsgericht en hebt een grote mate van zelfstandigheid;
3. Je bent bevlogen, betrokken, loyaal en behulpzaam;
4. Je bent verantwoordelijk, integer en eerlijk;
5. Je bent een teamspeler en kunt tegen een bureaucratisch stootje.
6. Vaardigheden                                200/100/50/0 
7. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
8. Je werkt gestructureerd, gedisciplineerd en enthousiasmerend;
9. Je hebt een zelf startend vermogen en je beschikt over de nodige geduld en veerkracht;
10. Je onderkent meerdere wegen naar Rome: als A niet werkt verzin je een B.
11. Kennis                                                200/100/50/0 
12. Je hebt kennis van en analytisch inzicht in bedrijfsprocessen en de informatiebehoefte;
13. Je bent bekend met het politieke landschap en procesmanagement van overheden of grote organisaties en snapt de impact van bedrijfsapplicaties op belangrijke administratieve, logistieke en politieke processen.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 12 september 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 9 september 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.