Management assistent

Ben jij een kei in schakelen, organiseren en samenwerken?

Werk je graag in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? En zie jij het als jouw missie om alles soepel te laten verlopen voor je collega’s? Dan is deze functie als managementassistent bij de gemeente Gouda precies wat je zoekt!

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben jij de steun en toeverlaat van afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers. Je werkt in een hecht team waarin iedereen een of meerdere afdelingen ondersteunt. Samen zorgen jullie ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Door wekelijks kort af te stemmen met je collega’s, weet je precies wat er speelt en waar je elkaar kunt versterken.

Je werkzaamheden op een rijtje:

• Je ondersteunt je afdelingshoofd op proactieve wijze en bewaakt de planning en prioriteiten.
• Je plant proactief bijeenkomsten en (digitale) vergaderingen binnen de afdeling.
• Je maakt en bewaakt (complexe) afspraken in de agenda van het afdelingshoofd, de collegeleden en andere medewerkers. 
• Je verwerkt inkomende en uitgaande post en mail voor de afdeling.
• Je notuleert het wekelijkse MT-overleg van een directeur of afdelingshoofd en incidenteel andere overleggen binnen de organisatie.

Met wie ga je werken?

Je komt terecht in de afdeling Bestuur- en Managementondersteuning (BMO): een club met managementassistenten, bestuursondersteuners, communicatieadviseurs, strategisch adviseurs, coördinatoren en nog veel meer collega’s die samen werken aan goede ondersteuning van bestuur en organisatie.

Naast intern contact met collega’s uit allerlei teams, heb je ook regelmatig contact met mensen buiten de organisatie – van sollicitanten tot ondernemers in de stad of relaties bij andere gemeentes of organisaties.

Waarom past deze functie bij jou?

Je houdt van afwisseling, pakt makkelijk het overzicht en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en mensen. Anderen kunnen altijd op je rekenen: jij zorgt ervoor dat dingen geregeld zijn. Je werkt in een enthousiast team, waar iedereen voor elkaar klaarstaat en de samenwerking soepel verloopt.

Wat zegt je collega?

'Kom werken bij de gemeente Gouda – het was voor mij echt de beste beslissing ooit. Geen dag is hetzelfde. Je schakelt met allerlei collega’s, plant vergaderingen met wethouders en de burgemeester, organiseert een Sinterklaasfeest of regelt het afscheid van een collega. Je ondersteunt de directeur, afdelingshoofden en het team. Zie ik je binnenkort bij een kop koffie?'