Management Assistent F

Aanvraagnummer: 46380
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Alliander
Locatie: Arnhem - Gelderland
Uren per week: 28 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 3 maanden
Regio: Gelderland
Startdatum: 01-09-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 27-07-2026 05:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Startdatum: 1 september
Duur opdracht: eind november
Uren: minimaal 3 dagen per week
Locatie: Arnhem; maandag is verplicht op kantoor, de overige dagen zoveel mogelijk op kantoor
CV's aanleveren in het Nederlands
Screening: aanvullend (duurt 4-6 weken)
ZZP mogelijk: ja, resultaatverplichtingen volgen als iemand start

Je werkt voor de directeur van Alliander Warmte, tevens directeur van Firan Warmte Servicebedrijf. Dit is een kleine maar snel ontwikkelende organisatie, 100% dochter van Alliander, gericht op de warmtetransitie. De organisatie bevindt zich in een dynamische, soms hectische ontwikkelfase. Jij helpt organiseren, structureren en rust te bewaren. In de praktijk vraagt dit vaak om improvisatie. Je haalt energie uit het steeds opnieuw laten slagen daarvan.

Naast de professionaliteit die vanzelfsprekend is voor een managementassistent, zijn flexibiliteit en sensitiviteit voor klantbelang en externe relaties op executief niveau, zowel bij overheid als bedrijfsleven, essentieel. Er zijn veel externe bestuurlijke overleggen met de nodige tijdsdruk. Je bent op kantoor ook het voorbeeld van gastvrijheid en weet met ondersteuning en organisatie van kleinschalige events grote impact te maken op interne en externe deelnemers qua uitstraling, klantgerichtheid en efficiency. Alliander Warmte deelt het kantoor met verschillende andere scale-ups en ventures van de Alliander-groep in de binnenstad van Arnhem.

Functieomschrijving
De functie Management Assistent binnen de functiereeks Medewerker Operationele Ondersteuning & Advisering heeft de volgende resultaatgebieden:

Operationele ondersteuning en advisering
- Belanghebbenden en/of partijen zijn naar tevredenheid ondersteund en geadviseerd.
- Er is sprake van effectieve en efficiënte coördinatie van plannen en activiteiten.
- De ondersteuning en advisering is proactief uitgevoerd.
- Plannen en activiteiten zijn tijdig en conform afspraken gerealiseerd.
Samenwerking bewaken en optimaliseren
- Er is sprake van een effectieve en prettige samenwerking met in- en externe partijen.
- Afspraken zijn gemaakt, bewaakt en worden nagekomen.
Informatie verwerken en beschikbaar stellen
- Correspondentie, rapportages en/of verslagen zijn correct en tijdig opgesteld.
- Relevante informatie is verwerkt en tijdig gedeeld met belanghebbenden.
Beheer en optimalisatie aandachtsgebied
- Kennis van het vakgebied en relevante ontwikkelingen zijn up-to-date en gedeeld met belanghebbenden.
- Bijdrage is geleverd aan optimalisatie van het aandachtsgebied.
Coördinatie
- Werkzaamheden en werkprocessen zijn haalbaar en efficiënt gepland, verdeeld en uitgevoerd. Beoogde resultaten zijn gerealiseerd.
- Medewerkers zijn optimaal begeleid en vakinhoudelijk ondersteund.
- De leidinggevende is conform afspraken ondersteund bij de aansturing van het team/de afdeling.

Moeilijkheid van het werk

Coördineert en/of verricht zelfstandig complexe, gespecialiseerde werkzaamheden en processen.
Vertaalt theoretische kennis naar praktische oplossingen, toepassingen, werkwijzen en procedures.
Signaleert en beoordeelt ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving en vertaalt dit naar consequenties voor processen en administratie.

Initiatieven

Is verantwoordelijk voor de realisatie van verbetervoorstellen met invloed op afdelingsoverstijgende werkprocedures.

Contacten

Geeft inhoudelijk sturing aan in- en externe partijen.
Adviseert en geeft toelichting bij specifieke vraagstukken.

Aanvullende functieomschrijving

De energietransitie is onmogelijk zonder jou als Executive Assistent
Sta aan de top van de organisatie en maak het verschil als rechterhand. Organiseer vlekkeloos de agenda van jouw bestuurder en wees flexibel in een breed scala aan taken. Met oog voor detail en een proactieve aanpak speel je een cruciale rol in het succes van jouw bestuurder, waarmee je ook bijdraagt aan het succes van de volledige Executive Committee. Je bent onderdeel van een vertrouwde omgeving waar jouw inzet en integriteit van onschatbare waarde zijn. Het energienet van de toekomst maken we voor iedereen, met iedereen. Als Executive Assistent werk jij hieraan mee.

Regie voeren over de agenda: je bewaakt de juiste prioriteiten, zorgt dat afspraken in de juiste cadans worden gepland en voorkomt verrassingen, zodat de directeur altijd goed voorbereid en met focus haar rol kan vervullen.
Het coördineren en op elkaar afstemmen van verschillende overleggen, waardoor de dag soepel verloopt, inclusief planning en voorbereiding van bijeenkomsten. Dit doe je in nauwe samenwerking met onder andere de Bestuursadviseurs, Bestuurssecretarissen, collega’s van Communicatie en de andere Executive Assistenten van het Executive Committee.
De logistieke uitdagingen van een hybride werkomgeving. Je zorgt ervoor dat de directeur altijd op de juiste plek is, zowel intern als extern, en stemt hierover af met de directiechauffeurs.
Het onderhouden van zowel interne als externe contacten en het vervullen van een representatieve rol voor de organisatie, waarbij je zorgt voor een professionele uitstraling tijdens alle interacties.

Jij maakt het net completer bij Alliander
Wist je dat Alliander bestaat uit verschillende bedrijven die samen werken aan een betrouwbaar en toekomstbestendig energienet? Met een grote club vakmensen ontwikkelen en beheren we het energienet voor miljoenen inwoners en ondernemers in Nederland. Alles wat we doen, doen we met oog voor de mensen die op ons rekenen: onze klanten. En dankzij onze talenten hebben wij het volste vertrouwen in de energietoekomst van Nederland. Samen met jou maken we de energietransitie mogelijk, voor en met onze klanten.

Jij maakt het net energieker
Tijd vrijmaken voor je eigen ontwikkeling. Dat doe je vanuit je eigen kracht en talent. En dat doe je bij ons. Draag jij daaraan bij met jouw luisterend oor? Geweldig! Zeker als je dit aanvult met:

HBO werk- en denkniveau.
Minimaal 8 jaar relevante werkervaring, waarvan minimaal 3 jaar op directie-/bestuursniveau.
Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Organisatiesensitiviteit en politiek-bestuurlijk bewustzijn: je begrijpt interne dynamieken en verhoudingen en weet hier effectief en integer op in te spelen.
Pro-activiteit, een flexibele houding en stressbestendigheid: je anticipeert op behoeften, past je makkelijk aan en behoudt overzicht onder tijdsdruk.
Een collegiale, tactvolle en representatieve opstelling, zodat het relatiebeheer zowel intern als extern optimaal verloopt.