Managementassistent

Aanvraagnummer: 3569
Organisatie: Gemeente Houten
Locatie: Houten
Uren per week: 30-36 uur
Tarief: €75 per uur
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 04-09-2024 09:00

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar, collega’s, inwoners, ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie, met 12 samenwerkende teams, geeft veel ruimte voor eigen initiatief, eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling.

Opdracht
Als managementassistent zet je jouw organisatietalent in en ben je de ondersteuner en het ankerpunt van de teammanager. Je verricht alle voorkomende secretariële werkzaamheden, onder andere:

• Je beheert en bewaakt de agenda en maakt in- en externe afspraken voor de teammanagers;
• Je bent een belangrijke steun bij het verwerken van informatie op het gebied van bijvoorbeeld verzuim en verlof;
• Je treft voorbereidingen voor in- of externe overleggen of bijeenkomsten en verzorgt in sommige gevallen de verslaglegging;
• Je verzorgt in- en uitgaande (digitale en fysieke) post van de teams en coördineert de opvolging;
• Je werkt samen met de andere managementassistentes, zodat jullie elkaar kunnen vervangen;
• Je houdt je bezig met verwerken van meldingen in het zaaksysteem Bink (klachten inwoners) en de coördinatie hiervan;
• Je verwerkt weekstaten/urenregistratie van het team GAB (Groenbeheer, Afvalbeheer en Buitendienst)
• Je verricht voorkomende ad-hoc werkzaamheden, zoals vragen van medewerkers.

In verband met ziektevervanging zijn we, voor ongeveer de helft van de tijd, op zoek naar een managementassistent voor de teammanager van het Team Groenbeheer (GAB). De uitvraag in uren is ruimer, aangezien er ook bij andere teams/teammanagers in de organisatie tijdelijk ondersteuning nodig is. 

Vereisten / knock-outcriteria
1. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.  
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als managementassistent.
3. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO 3 niveau.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een gemeente (30 punten);
5. Aantoonbare kennis van Microsoft Office 365 / Teams / Outlook (10 punten);
6. Kandidaat is, vanwege de bezetting, bereid om de werkdagen flexibel in te delen, donderdag is een vereiste (25 punten);
7. Kandidaat is in de gelegenheid om de werkdagen fysiek op kantoor (gemeentewerf en gemeentehuis) aanwezig te zijn (25 punten).
8. Uurtarief maximaal €75 exclusief BTW / inclusief reiskosten woon werkverkeer (10 punten). 

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal;
• Je luistert goed, communiceert snel en makkelijk met diverse doelgroepen en brengt je boodschap kort en bondig over;
• Je bent integer, proactief, flexibel, stressbestendig en klantgericht;
• MS Office heeft weinig geheimen voor jou en je kunt met name goed overweg met Outlook en Teams.

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemd profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemd profiel worden in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordeelt.”

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die geselecteerd zijn in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
donderdag is essentieel. Rest in overleg
Is hybride werken mogelijk:  nee

Planning
De gesprekken zijn gepland op donderdagmiddag 12 september 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk maandag 9 september 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De kandidaat dient over een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te beschikken en het origineel te kunnen tonen, maximaal 6 maanden oud.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 4 september 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.