Managementassistent Toeslagen

Opdrachtomschrijving

Voor Toeslagen010 is een Managementassistent Toeslagen gezocht die samen met een collega de teammanagers ondersteunt in een dossier met grote maatschappelijke en politieke aandacht. De rol richt zich op het creëren van structuur, overzicht en een professionele uitvoering van administratieve en organisatorische processen.

Doel van de opdracht

Het optimaal ontzorgen van de teammanagers van Toeslagen010, zodat administratieve, organisatorische en ondersteunende processen soepel, zorgvuldig en proactief worden uitgevoerd.

Taken en verantwoordelijkheden

• Proactief beheren van de agenda’s van de teammanagers, met oog voor de belangen van de teamleden.
• Beheren van de mailboxen van de teammanagers en hen proactief attenderen op relevante e-mails en opvolging.
• Beheren van de DL-lijsten van de verschillende teams.
• Plannen van overleggen en bijeenkomsten van begin tot eind, inclusief reserveren van vergaderruimtes/locaties en benodigde faciliteiten.
• Ondersteunen van terugkerende overleggen door agendapunten uit te vragen, agenda’s op te stellen en te versturen en te zorgen voor volledige verslaglegging.
• Indien nodig en in overleg met de teammanager, verzorgen van ziek- en herstelmeldingen van collega’s.
• Zorgen voor correcte inkoop en verwerking van bestellingen, zoals attenties en vergaderlocaties.
• Ondersteunen bij de inrichting en het beheer van de groep voor uitvoeringsberichten en bij de interne kennisportal.
• Uitvragen en publiceren van uitvoeringsberichten.

Resultaat & Planning

Looptijd: 12 maanden, met 2 verlengingsopties van telkens 6 maanden.

Uren per week: 36 uur.

Startdatum: zo snel mogelijk, naar verwachting begin juli 2026.

Werklocatie: Het Timmerhuis, gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk. Maandag, dinsdag en donderdag zijn vaste kantoordagen.

• Verificatiegesprek – twee weken na publicatie; geschatte duur 30 tot 60 minuten.
• Maximaal aantal kandidaten – maximaal 6 kandidaten worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek.

Eisen

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in een administratieve richting.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Werkervaring bij een overheidsinstantie of bij een gemeente met meer dan 100.000 inwoners.
• Gevorderde beheersing van Outlook, Word en Excel; dit wordt tevens getoetst tijdens het verificatiegesprek.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, minimaal op C1-niveau.

Wensen

• 2 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Werkervaring met een planningssysteem zoals Rostar CAS.
• Ervaring met Oracle, waaronder het toetsen en goedkeuren van inkoopaanvragen, crediteurenadministratie en tijdschrijven.
• Kennis van en ervaring met Planon of een vergelijkbaar systeem.

Voorwaarden

De gunning vindt plaats op basis van prijs en kwaliteit, met een weging van 30% prijs en 70% kwaliteit. De aanbesteding staat alleen detachering toe; ZZP is niet van toepassing en doorleenconstructies zijn niet toegestaan. Het tarief ligt tussen €51 en €58. De inschrijver kan één kandidaat aanbieden.

Over de organisatie

De opdracht wordt uitgevoerd binnen Team Toeslagen010 van Gemeentelijke Inzet & Projecten (GI&P) bij de gemeente Rotterdam. Toeslagen010 maakt onderdeel uit van het gemeentelijke domein dat ondersteuning biedt aan Rotterdammers die zijn geraakt door het Toeslagenschandaal. De gemeente Rotterdam is een innovatieve en internationale stad met grote maatschappelijke opgaven.