Ga naar de inhoud 
Managementassistente
Aanvraagnummer: 38763
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Nieuwegein
Locatie: Nieuwegein
Uren per week: 24 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 6 maanden
Regio: Utrecht
Startdatum: 01-06-2026
Optie tot verlenging: 2 x 3 maanden
Sluitingsdatum: 18-05-2026 09:00
LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.
Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Nieuwegein mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Nieuwegein. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).
Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.
Vanwege langdurige afwezigheid van de huidige managementassistente zoeken wij per 1 juni een tijdelijke managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot 1 december 2026 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.
Werkzaamheden
De tijdelijke managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Subsidies en Ondersteuning en werkt nauw samen met twee procesondersteuners.
In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
- Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
- Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
- Voorbereiden en (indien van toepassing) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag)
- Beheer van de gezamenlijke mailbox
- Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering)
- Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem
- Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
- Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
- Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
- Postbeheer
Vereisten
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Aantoonbaar beschikbaar per 1 juni 2026, voor de gehele duur van de opdracht en alle mogelijke verlengingen;
3. Aantoonbaar beschikbaar om op donderdag te kunnen werken, andere dagen is in overleg;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie, onderbouw duidelijk in het CV waarom deze functie gelijkwaardig is;
5. Antoonbare beheersing van de Nederlandse taal op minimaal B2 niveau.
6. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
Gunningscriteria
7. Aantoonbare werkervaring als managementassistent, of vergelijkbare functie waarbij complex agenda beheer onderdeel was van de functie. Benoem duidelijk in het CV wat het agenda beheer complex maakte; (30 punten)
8. Aantoonbare werkervaring vergaderondersteuning en administratieve processen binnen een overheidsinstelling; (30 punten)
9. Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris; (20 punten)
10. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent; (10 punten)
11. De kandidaat stelt zich voor in een korte persoonlijke motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden. Uit het CV en de motivatie blijkt tevens dat de kandidaat beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal. (10 punten)
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
Competenties
- Organisatorisch sterk & planvaardig
Kan meerdere complexe agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen. - Prioriteiten stellen en stressbestendig
Weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken. - Communicatief vaardig
Communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega’s en externe partijen. - Proactief en zelfstandig
Ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management. - Integer en discreet
Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken (agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen).
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is eventueel verbonden aan de desbetreffende cao van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.
Benodigd aantal professionals
1.
CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag of woensdag, dinsdag en donderdag.
Planning
De fysieke gesprekken bij de gemeente staan gepland op dinsdag 26 mei 2026, tussen 9:00 uur en 13:00 uur. Zodra een geschikte kandidaat zich meldt, wordt hij of zij uitgenodigd voor een gesprek. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.