Marktverkenner Record management applicatie (RMA)

Aanvraagnummer: 36414
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Raad van State
Locatie: Den Haag - Zuid-Holland
Uren per week: 10 - 12 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 2 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 06-05-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 14-04-2026 Sluit morgen om 17:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Opdrachtomschrijving:

Scope van de werkzaamheden

1. Review en aanscherping van de uitgangspuntennotitie

Beoordelen van de bestaande notitie op duidelijkheid, volledigheid en haalbaarheid.
Voorbereiden en organiseren van één werksessie met onder meer Archivaris, Architect en Informatiemanagement om inzicht te verkrijgen in de huidige archiefwerkwijze en het applicatielandschap voor archiveren, zodat dit kan worden getoetst aan de uitgangspuntennotitie.
Aanscherpen van de notitie op basis van een eigen analyse en de input uit de werksessie.

2. Een beknopte marktverkenning

Geef, aan de hand van de geactualiseerde uitgangspunten, inzicht in relevante typen oplossingen, zoals:

RMA / recordmanagementoplossingen
archiefplatformen / e-depot-achtige oplossingen
indien van toepassing ook DMS/ECM-oplossingen met archiveringsfunctionaliteit

We verwachten hier geen uitgebreide marktconsultatie, interviews met leveranciers of productvergelijkingen die focussen op een leveranciersselectie, maar een marktverkenning die gericht is op de oplossingsrichting. De bestaande kennis en ervaring van de consultant en de geactualiseerde uitgangspunten liggen hierbij aan de basis.

3. Advies

Adviseer over de rol en positionering van de RMA die geschikt zijn voor de werkwijze van de Raad van State. Beschrijf meerdere varianten als dat van toepassing is. We verwachten hier een strategisch en richtinggevend advies, dus niet diep uitgewerkt met een technische uitwerking of ontwerp.

4. Advies over aanpak ophalen eisen

Adviseer, in relatie tot het advies voor de RMA-positionering, over een praktische en werkbare aanpak om per gebruikersgroep relevante eisen op te halen. Dit passen wij toe ten behoeve van het programma van eisen in het vervolgtraject.

Op te leveren resultaten

Een aangescherpte versie van de notitie ‘Uitgangspunten voor vervanging RMA’.
Een beknopt overzicht van mogelijke oplossingsrichtingen met voor- en nadelen.
Een kort en duidelijk advies over 1) de positionering van de RMA en 2) een aanpak voor het ophalen van eisen en wensen.

De Raad van State heeft deze opdracht bewust compact gehouden en verwacht dat deze uitgevoerd kan worden binnen circa 60 tot 90 uur. We verwachten geen uitgebreid onderzoeks- of adviestraject, maar een praktisch en richtinggevend resultaat.

Bij een offerte graag het volgende meesturen:

de aanpak kort toelichten
een ureninschatting geven per onderdeel
eventuele afwijkingen op de ingeschatte 60 tot 90 uur motiveren

Achtergrond opdracht:

De Raad van State gebruikt momenteel Corsa voor het registreren en beheren van archiefwaardige informatie. Omdat de huidige on-premise variant van Corsa wordt uitgefaseerd, starten wij een Europees aanbestedingstraject voor een vervangende oplossing. Er ligt een conceptnotitie met uitgangspunten voor de toekomstige inrichting van de RMA. Deze notitie vormt de basis voor het verdere traject (requirements en programma van eisen), maar moet eerst worden getoetst en aangescherpt. Wij zoeken een ervaren consultant die ons helpt om deze uitgangspunten te verbeteren en richting te geven aan de keuzes die we moeten maken, zonder al in detail naar specifieke producten of oplossingen te gaan.

Het doel van deze opdracht is om te komen tot een heldere en gedragen set uitgangspunten voor de vervanging van Corsa, inzicht in passende typen oplossingsrichtingen, en een duidelijke positionering van de RMA binnen de Raad van State. Deze opdracht is gericht op aanscherpen en richting geven, en niet op een uitgebreid onderzoekstraject.

ORGANISATORISCHE CONTEXT EN CULTUUR

De Raad van State heeft twee functies. Enerzijds is de Afdeling advisering van de Raad van State onafhankelijk adviseur van de regering en het parlement over wetgeving en bestuur, en anderzijds is de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State de hoogste algemene bestuursrechter van het land.

De Raad van State stelt zich ten doel om door advisering aan wetgever en bestuur en door bestuursrechtspraak bij te dragen aan behoud en versterking van de democratische rechtsstaat en bewaakt de eenheid, legitimiteit en kwaliteit van openbaar bestuur in brede zin. De Grondwet en de Wet op de Raad van State vormen het wettelijk kader waarbinnen de Raad van State zijn taken verricht. Het Statuut voor het Koninkrijk der Nederlanden vormt de grondslag voor zijn werkzaamheden als Raad van State van het Koninkrijk.

- De Afdeling Advisering brengt haar adviezen over wetsvoorstellen, algemene maatregelen van bestuur en internationale verdragen uit aan de regering. Bij advisering let zij op onder meer de beleidsanalytische, juridische en wetstechnische kwaliteit van de adviesaanvragen. De Afdeling advisering is voor dit werk verdeeld in vier secties die elk de adviezen over de voorstellen van twee of drie ministeries voorbereiden.

- De Afdeling bestuursrechtspraak spreekt recht in hoogste instantie in geschillen tussen de burger en de overheid. Bekende voorbeelden zijn geschillen omtrent omgevingsvergunningen (bouw-, kap-, milieu- en monumentenvergunningen), handhavingsgeschillen, subsidies en beslissingen op basis van de Wet openbaarheid van bestuur. Daarnaast spreekt de Afdeling bestuursrechtspraak recht in geschillen op het gebied van de ruimtelijke ordening en de vreemdelingenwet.

De Raad van State bestaat uit een vice-president en circa 70 leden, die staatsraden worden genoemd. De koning is voorzitter van de Raad van State, maar dat is een ceremoniële en symbolische functie. De ambtelijke organisatie van de Raad van State bestaat uit ongeveer 650 medewerkers, van wie de helft jurist is. De secretaris heeft leiding over de ambtelijke organisatie die bestaat uit vier directies, te weten directie Advisering, directie Bestuursrechtspraak, directie Bestuursondersteuning en directie Bedrijfsondersteuning (inclusief afdeling ICT).

Eisen:

De consultant heeft soortgelijke strategische marktverkenningen voor informatiebeheersystemen succesvol afgerond, bij voorkeur binnen de publieke sector.
De consultant is onafhankelijk en heeft geen belang bij specifieke leveranciers of oplossingen.
De consultant heeft kennis van de Archiefwet en de toepassing daarvan in informatiesystemen.
De consultant heeft ervaring als informatiearchitect en/of strategisch adviseur.