Medewerker Bestuurssecretariaat

Aanvraagnummer: 27936
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Zeist
Locatie: Zeist
Uren per week: 24 - 32 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 3 maanden
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: 2 x 3 maanden
Sluitingsdatum: 28-01-2026 09:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Zeist mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente Zeist. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”

Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 600 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!    

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.   

Team
Je komt in een team met twee andere bestuurssecretaresses waarmee je samen de burgemeester en wethouders van de gemeente Zeist ondersteunt.

Opdracht
Secretarieel ondersteunen van 3 wethouders, waarbij de nadruk ligt op:

• het plannen van afspraken (75% van de dagelijkse werkzaamheden);
• eerste aanspreekpunt voor contactverzoeken met de wethouders;
• het bewaken dat voorbereidingen tijdig worden aangeleverd;
• het klaarzetten van vergaderstukken in o.a. Ibabs;
• het opstellen van wekelijks rapportages m.b.t. regionale en representatieve activiteiten van het college.

Vereisten
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in secretariële richting;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurssecretaresse, binnen een gemeentelijke organisatie;
4. Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, organisatie van vergaderingen en stukkenstromen;
5. Bereidheid om op specifieke dagen (maandag, woensdag en onderdag) te werken in Zeist.

Gunningscriteria
1. Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie; 
2. Aantoonbare werkervaring met het organiseren van evenementen;
3. Ervaring met verschillende digitale agendabeheer-systemen;
4. Competenties, zoals nauwkeurigheid, proactief en communicatief vaardig.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelorniveau (20 punten);
7. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurssecretaresse bij een overheidsinstantie (35 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met iBabs (10 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met Office 365 (10 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met SharePoint (10 punten);
11. Aantoonbaar beschikbaar voor minimaal 28 uur per week gedurende de volledige duur van de opdracht (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

Ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak is voor jou vanzelfsprekend. Flexibiliteit en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Zoals het een echte multitasker betaamt, denk je vooruit en neem je initiatief. Je kunt snel schakelen en anticipeert met gemak op plots aankomende activiteiten. Jij bent het schakelpunt tussen het college, de organisatie en de inwoners van Zeist. Met grote nauwkeurigheid beheer je de complexe agenda’s van de collegeleden en scan je actief op belangrijke berichten in hun mailboxen. Door jouw politiek en bestuurlijk inlevingsvermogen ben je in staat op eigen initiatief mailberichten af te handelen of deze te bespreken met de collegeleden. Jij zorgt ervoor dat de dag van de collegeleden soepel verloopt. Je bent je ervan bewust dat je het voorportaal bent van het college van gemeente Zeist dus je beseft dat jouw optreden representatief en onkreukbaar moet zijn. Communicatie is daarin echt jouw ding, net zoals tact en inlevingsvermogen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende cao van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 2 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: Nee

Planning
De gesprekken bij de gemeente worden gepland in overleg. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 28 januari 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.