Aanvraagnummer: 6012
Organisatie: Gemeente Krimpen aan den Ijssel
Locatie: Krimpen aan den IJssel
Uren per week: 16-24 uur
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 6 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 30-12-2024 09:00
LET OP! Opdrachten dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.
Deel deze opdracht
Organisatie
Krimpen aan den IJssel is een ondernemende gemeente die vooruitdenkt en doet. Met ongeveer 180 medewerkers zorgen we voor een gemeente waar het fijn wonen, werken en leven is. Onze organisatie is continu in beweging. We zoeken naar nieuwe manieren van samenwerken, gaan uit van zelforganisatie en zijn steeds meer gericht op resultaat in plaats van tijd. Onze organisatie bestaat uit 25 thuisteams die rondom inhoudelijke thema’s zijn georganiseerd.
Opdracht
Als medewerker bestuurssecretariaat/kabinetsmedewerker werk je samen met je collega’s aan secretariële en ondersteunende taken voor het college van burgemeester en wethouders.
Je werkt in eerste instantie voor de burgemeester en kabinetszaken, en daarnaast ben je inzetbaar voor de wethouders. Jij bent flexibel inzetbaar bij meerdere bestuurders, bent een teamspeler waar jouw collega’s op kunnen rekenen en draagt bij aan een efficiënt bestuurssecretariaat.
Werkzaamheden:
- Beheren van complexe agenda’s, organiseren van in- en externe afspraken en deze voorbereiden;
- Beheren van documenten en de informatievoorziening binnen de organisatie (gebruik van o.a. Notubiz, Djuma, TopDesk, Perfect View);
- Zorg dragen voor de afhandeling van correspondentie;
- Contactpersoon zijn voor interne en externe contacten en fungeren als eerste aanspreekpunt;
- Ontvangst en begeleiding van gasten;
- Uitvoeren van kabinetszaken, zoals aanvragen Koninklijke onderscheidingen, jubilea en organisatie van veteranenbijeenkomsten;
- Beschikbaar zijn op vrijdagen (minimaal de ochtend), andere dagen in overleg.
De functie is tijdelijk voor 32 uur per week vanwege ziekte binnen het team, voor een onbekende duur. Hierna wordt de functie teruggebracht naar 16-24 uur per week.
Vereisten / Knock-outcriteria
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met kabinetszaken in de afgelopen 5 jaar (benoem dit duidelijk in het cv);
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau als managementassistent of directiesecretaresse;
- Aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie in de afgelopen 5 jaar;
- Korte persoonlijke motivatie door de kandidaat zelf geschreven;
- Beschikbaar voor minimaal 32 uur per week;
- Bereidheid om fysiek op locatie te werken, in ieder geval op vrijdag;
- Beschikking over een eigen mobiele telefoon inclusief abonnement en een eigen laptop of iPad.
Gunningscriteria
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuursecretaresse bij een gemeente in de afgelopen 5 jaar (40 punten);
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (waaronder Teams en Outlook) (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met Notubiz (10 punten);
- Aantoonbare werkervaring met Djuma (10 punten);
- Aantoonbare werkervaring met TopDesk (10 punten);
- Aantoonbare werkervaring met Perfect View (10 punten).
Competenties
- Organiserend vermogen;
- Zorgvuldigheid;
- Goede communicatieve vaardigheden;
- Gevoel voor verhoudingen;
- Goede digitale vaardigheden.
Functieschaal
Deze functie valt in functieschaal 7, conform de geldende CAO van de opdrachtgever.
Benodigd aantal professionals
1.
CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s in het Nederlands, inclusief minimaal 2 referenties.
Werkdagen
Vrijdag is vast, overige werkdagen in overleg.
Planning
Gesprekken vinden plaats op dinsdag 7 januari 2025 in de middag, op locatie. Uiterlijk vrijdag 3 januari 2025 ontvangen kandidaten bericht of zij zijn uitgenodigd.
Overige informatie
- Bring your own device: eigen mobiele telefoon met abonnement en laptop of iPad vereist;
- Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kan worden gevraagd;
- Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, dient deze conform Waadi geregistreerd te zijn;
- Tarief staat vast voor 12 maanden, daarna maximaal één prijsaanpassing per jaar mogelijk.
Reactietermijn
U kunt reageren tot maandag 30 december 2024, 09:00 uur.
