Officemanager
Aanvraagnummer: 8291
Organisatie: Zuid-Holland Bereikbaar
Locatie: Delft
Uren per week: 32 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 12 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 07-04-2025
Optie tot verlenging: 2 x 12 maanden
Sluitingsdatum: 02-04-2025 17:00
Deze opdracht is gesloten.
Deel deze opdracht
.fa { padding: 10px; font-size: 15px; width: 50px; text-align: center; text-decoration: none; margin: 5px 2px; } .fa:hover { opacity: 0.7; } .fa-facebook { background: #3B5998; color: white; } .fa-twitter { background: #55ACEE; color: white; } .fa-whatsapp { background: #25d366; color: white; } .fa-envelope { background: #808080; color: white; } .fa-linkedin { background: #007bb5; color: white; } .fa-instagram { background: #125688; color: white; }
De uitvraag betreft hier een huidige functie die momenteel door een externe medewerker wordt vervuld. Het kan zijn dat deze medewerker ook als kandidaat via onderhavige procedure wordt aangeboden. Deze kandidaat wordt als gelijke beoordeeld.
Zuid-Holland Bereikbaar is volop in beweging! Voor het versterken van ons team zijn we op zoek naar een Officemanager voor de ondersteuning van het MT en het relatiebeheer met onze partners en medewerker.
Wie is ZHB?
Zuid-Holland Bereikbaar is een samenwerking van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam en ProRail.
Onze hoofdtaak is het verbeteren van de bereikbaarheid en leefbaarheid in Zuid-Holland. Om dit te realiseren zorgen wij, met de partners, dat de hinder tijdens werkzaamheden beperkt blijft en leveren wij een bijdrage aan de duurzame mobiliteitstransitie. We hebben meer dan 100 medewerkers die werken bij ZHB.
Wat doet de Officemanager?
Belangrijke taken en verantwoordelijkheden zijn:
- Beheren van de agenda’s van de directeur en portefeuillehouders;
- Plannen van vergaderingen, bestuurlijke overleggen en afspraken;
- Verzorgen van de inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post);
- Ondersteunen bij activiteiten op gebied van facilitaire zaken, zoals inkoop kantoorartikelen, het (doen) verzorgen van de kantooromgeving, enzovoort;
- Ondersteuning bij de totstandkoming en desgewenst verspreiding van notities, memo's, brieven, verslagen, rapporten, enzovoort;
- Ondersteuning bij het relatiebeheer (o.a. adressenbestand, CRM);
- Ondersteuning bij het organiseren van evenementen, netwerkborrels, enzovoort;
- Archiefbeheer & ondersteuning bij digitale omgeving (i.s.m. portefeuillehouder bedrijfsvoering).
Het Officeteam bestaat uit 2 fulltime medewerkers die goed met elkaar samenwerken en waar nodig elkaars taken kunnen over nemen. Dit omwille van de continuïteit en snelheid.
Vaardigheden en kwalificaties
Belangrijkste vaardigheden en kwalificaties zijn:
- Zelfstandig werken zonder begeleiding en initiatiefrijk;
- Sterke communicatieve en sociale vaardigheden;
- Stressbestendig en in staat om overzicht te houden;
- Organisatietalent en goede planner;
- Probleemoplossend denkvermogen;
- Gestructureerde persoonlijkheid met oog voor detail.
- Akkoord procedure en inhuurvoorwaarden (oa all-in tariefstelling wat betreft reiskosten woon-werk en evt fee kosten)
- Ja, voldoet aan criterium (0 Punten)
- Nee, voldoet niet aan criterium (0 Punten)
- Kandidaat toont aan over een afgeronde HBO opleiding te beschikken.
- Kandidaat heeft een afgeronde secretaresse, officemanagement of administratieve (of soortgelijke sector) opleiding.
- Kandidaat heeft kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook en Teams). Dit blijkt duidelijk uit het CV.
- Kandidaat is geen zzp'er
Gunningscriteria / Wensen
- Kandidaat heeft ervaring in de publieke sector als Officemanager. Dit blijkt duidelijk uit het CV.
- Meer dan 8 jaar (20 Punten)
- 5 tot 8 jaar (10 Punten)
- 1 tot 5 jaar (5 Punten)
- Minder dan 1 jaar (0 Punten)
- Kandidaat heeft ervaring als directie assistent/secretaris
- Kandidaat heeft 0 tot 3 jaar ervaring als directie assistent/secretaris (0 Punten)
- Kandidaat heeft meer dan 3 en minder dan 6 jaar ervaring als directie assistent/secretaris (15 Punten)
- Kandidaat heeft meer dan 6 jaar ervaring als directie assistent/secretaris (30 Punten)
- Kandidaat heeft werkervaring bij één van onze samenwerkingspartner (Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam of ProRail).
- Ja, kandidaat heeft hier ervaring (20 Punten)
- Nee, kandidaat heeft geen ervaring (0 Punten)
- Kandidaat heeft expertise op het gebied van Duidelijke Taal
- Kandidaat heeft expertise. (0 Punten)
- Kandidaat heeft geen expertise (20 Punten)
- De kandidaat beschikt over onderstaande competenties. Dit kan worden getoetst in een persoonlijk gesprek
- Uitstekend (15 Punten)
- Goed (10 Punten)
- Voldoende (6 Punten)
- Matig (3 Punten)
- Onvoldoende (0 Punten)