Plaatsvervangend Programmamanager DefDoc.

---

Aanvraagnummer: 40549
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Ministerie van Defensie
Locatie: Den Haag - Zuid-Holland
Uren per week: 32 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 24 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 31-07-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 03-06-2026 07:00

LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.

---

Opdrachtomschrijving

Programma DOO is opgedeeld in meerdere actielijnen die op zich de kenmerken van een programma hebben en worden aangestuurd door een programmamanager.

Voor de business transformatie naar een volwassen informatiehuishouding (IHH) en als speerpunt de Defensiebrede implementatie van DefDoc stuurt de plaatsvervangend (Pv.) programmamanager de projecten die dit moeten realiseren. De projecten betreffen het ondersteunen van de Defensieonderdelen op gebied van impactanalyse, veranderkundige aanpak, IHH-expertise, productimplementatie, gebruikersondersteuning, communicatie, opleiding en adoptie.

De implementatie bestaat uit parallelle deelprojecten, georganiseerd per Defensieonderdeel. De Bestuursstaf is live, bij de Marechaussee gaande en is de komende 2 jaar voorzien voor de Landmacht, Luchtmacht, Marine en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten.

Als Plaatsvervangend (Pv.) Programmamanager ben je verantwoordelijk voor:

• het succes van voornoemde projecten, aangestuurd door projectleiders;
• het organiseren van teams met medewerkers, bestaande uit experts op voornoemde gebieden (1/3 defensiemedewerkers, 2/3 inhuur);
• integrale aansturing op bedrijfsvoeringaspecten (personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie) en zorgdragen voor efficiënte inzet van mensen en middelen, toegekende budgetten, voortgangsbewaking en rapportage;
• stakeholdermanagement, voornamelijk afstemming met de programmamanager, directie van programma DOO en productmanager voor de doorontwikkeling van DefDoc.

Voor deze functie zoeken wij bij voorkeur een projectmanager met minimaal tien jaar relevante werkervaring. De kandidaat heeft idealiter aantoonbare werkervaring met:

• transitie-, verander- of implementatietrajecten bij organisaties met meer dan 2500 medewerkers;
• de interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie-inrichting en IT;
• stakeholdermanagement, het opstellen van plannen en rapportages, procesverbetering en escalatiemanagement;
• projectmanagement en aansturing van projectteams.

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en het voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT-realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensieonderdeel.

Eisen

Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF-profiel of soortgelijke functie.

eCF profiel: Project Manager - E.02 Project- en portfoliomanagement

Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's

Implementeert plannen voor een veranderingsprogramma. Plannen en regisseert een enkele of een portfolio van ICT-projecten om de coördinatie en het beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen. Orchestreert projecten om nieuwe, interne of extern gedefinieerde processen te ontwikkelen of implementeren om te voldoen aan vastgestelde bedrijfsbehoeften. Definieert activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen, middelen, vaardigheden, interfaces en budget, optimaliseert kosten en tijdsbesteding, minimaliseert verspilling en streeft naar hoge kwaliteit. Ontwikkelt noodplannen om potentiële implementatieproblemen aan te pakken. Levert een project op tijd, binnen het budget en in overeenstemming met de oorspronkelijke vereisten. Creëert en onderhoudt documenten om het monitoren van de projectvoortgang te vergemakkelijken.

eCF2 Professional: het begrijpen en toepassen van projectmanagementprincipes, inclusief het toepassen van methodes, hulpmiddelen en processen om eenvoudige projecten te leiden en de kosten en waste te minimaliseren.

eCF4 Lead Professional / Senior manager: het managen van complexe projecten en/of programma's, inclusief de interactie met andere projecten en/of programma's, en het beïnvloeden van de project- of programmastrategie op basis van nieuwe of alternatieve oplossingen waarbij de balans blijft tussen effectiviteit en efficiëntie.

Samenvattende opgave en missie

Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam.
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden.
• Houd toezicht op de projectvoortgang.
• Coördineer, leg vast en zorg voor naleving van de kwaliteit.
• Verzorg circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar.
• Zorg ervoor dat het project bijdraagt aan de bredere doelen van de organisatie.
• Voldoe aan budgetten en levertijden.
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden.

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan de aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF-profiel. (optioneel)
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen Defensie c.q. het veiligheidsdomein.
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiehuishouding vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer. (optioneel)
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen.

Hybride werken: De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraak met betrekking tot thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftesteller.

Aantal dagen thuiswerken toegestaan: 2

Aanvullende Informatie

---