Aanvraagnummer: 3587
Organisatie: Provincie Overijssel
Locatie: Provincie Overijssel
Uren per week: 28 - 36 uur
Tarief: €100 per uur
Regio: Overijssel
Startdatum: 14-10-2024
Optie tot verlenging: Nader tebepalen
Sluitingsdatum: 12-09-2024 23:59
Deel deze opdracht
Organisatie
Je werkt mee aan ons ‘Continu verbeterprogramma’. Hierbij hou je je bezig met het fundament voor onze informatievoorziening. Jouw focus ligt op het beschrijven en optimaliseren van al onze processen. De procesbeschrijvingen gebruiken we om continu te verbeteren en voor het inrichten van een controle raamwerk voor onder andere; risicobeheer, informatieveiligheid, privacy en archivering. Binnen het procestraject ga je samenwerken met vele stakeholders binnen de provincie.
Jouw standplaats is bij onze afdeling Informatievoorziening en Digitalisering, een onderdeel van de eenheid Bedrijfsvoering. De eenheid zorgt ervoor dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere eenheden zich helemaal richten op de provinciale kernopgaven.
Project
Op dit moment is de provincie Overijssel bezig om alle processen te beschrijven en vast te stellen.
Zij wil inzichtelijk hebben:
- welke informatie wordt verwerkt.
- hoe deze informatie door de organisatie beweegt.
- wat er precies mee wordt gedaan.
- en wie daartoe toegang zou moeten hebben.
Dit inzicht is voor de provincie noodzakelijk om de juiste beveiligingsmaatregelen te kunnen treffen.
Opdracht omschrijving
De provincie Overijssel wil meer vaart maken om processen inzichtelijk te krijgen voor de gehele organisatie. In een op te zetten traject (waar jij onderdeel van zult zijn) wil het de volgende korte en lange termijndoelen bereiken.
Korte termijndoel is uitwerken van:
- Bedrijf kritische processen
- Sturende processen
- IT beheer processen
Alle processen zijn;
- geïnventariseerd, (volledig) beschreven en vastgesteld.
- gemodelleerd conform een standaard wijze/applicatie van de provincie.
- bijgewerkt door de proceseigenaren die de verantwoordelijkheid hiervoor nemen.
De kernprocessen zijn bepaald en vastgesteld. Per proces is een inventarisatie gemaakt van de digitale kroonjuwelen, een risicoanalyse uitgevoerd en zijn eventueel mitigerende maatregelen getroffen.
Lange termijndoel is:
- Een basis creëren voor het bepalen van BIV-P classificatie en NIS2/BIO compliance/ cybersecurity implementatie.
Verantwoordelijkheden / Resultaten
Als processpecialist word je medeverantwoordelijk voor het implementeren van de methodiek voor procesbeschrijving en modellering binnen de provincie Overijssel.
Je begeleidt de eenheden bij het actualiseren van het proces en stelt hiervoor de beschrijvingen op.
Je bent verantwoordelijk voor:
- adviseren omtrent de passende methodiek en standaard voor procesbeschrijving en -modellering.
- uitvoeren van procesanalyses en het in kaart brengen van complexe processen.
- identificeren van verbeter- en knelpunten in bestaande processen.
- adviseren van management en andere stakeholders over procesoptimalisatie.
- zorgdragen voor de documentatie en communicatie van procesbeschrijvingen en het vastleggen binnen Mavim.
samenwerken met verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat proces-beschrijvingen nauwkeurig en up-to-date zijn/blijven.
Onze voorkeur gaat uit naar een offerte met 2 kandidaten. De kandidaten zijn afkomstig vanuit één leverende organisatie;
Voorkeur aan een organisatie die schaalmogelijkheden heeft in kennis en ervaring op het gebied van people, proces en technology.
Beschikbaarheid
De Kandidaat is inzetbaar vanaf 14 oktober 2024 (of indien mogelijk eerder) tot en met 30 september 2025 voor 28 tot 36 uur per week. Voor de mogelijkheid of de inhuuropdracht (Overeenkomst) kan worden verlengd wordt verwezen naar hetgeen hierover is opgenomen in het functieprofiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in deze offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Overige eisen
U voegt een CV van maximaal 3 pagina's A4, enkelzijdig, lettergrootte 10 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. Waar van toepassing dient u bij alle eisen en wensen het veld "Toelichting" in de applicatie in te vullen. De provincie Overijssel beoordeelt uw offerte uitsluitend op de informatie die u bij deze toelichtingen invult. Als uit de toelichting bij een eis blijkt dat u niet voldoet aan de eis dan wordt u uitgesloten. Als uit de toelichting bij een wens niet blijkt dat u punten verdient voor deze wens dan ontvangt u geen punten. Wanneer u in deze toelichtingen alleen maar verwijst naar het CV en / of naar overige documenten, dan wordt u uitgesloten (eis) of ontvangt u geen punten (wens). Het ingediende CV en / of overige documenten dienen louter ter verificatie van hetgeen u in de toelichtingen heeft opgeschreven.
De aanbieder gaat zonder voorbehoud akkoord met de bepalingen in deze offerteaanvraag en verklaart dat alle aangeleverde gegevens en antwoorden juist en volledig zijn.
De kandidaat heeft de afgelopen twee jaar geen arbeidsovereenkomst of geen tijdelijke arbeidsovereenkomst bij de provincie Overijssel gehad.
De Aanbieder levert de onderstaande gegevens aan. 1. Naam aangeboden Kandidaat: Naam: ... 2. Naam, adres en woonplaats van de aanbiedende organisatie. Naam organisatie: ... Adres: ... Woonplaats: ... 3. Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon bij Aanbieder voor deze offerteaanvraag. Naam: ... E-mailadres: ... Telefoonnummer: ... 4. Naam en functie van de handelingsbevoegde (blijkend uit de in te dienen KvK uittreksel) ondertekenaar van aanbieder ten behoeve van de eventuele overeenkomst. Naam: ... Functie: .. 5. Indien externe eerder een interim opdracht bij de provincie Overijssel heeft uitgevoerd vult u de gegevens hiervan dan hieronder in (bij meerdere opdrachten de onderstaande gegevens voor elke opdracht vermelden). Opdracht: ... Periode: ... Eenheid / team / contactpersoon: ...
De kandidaat beschikt aantoonbaar over tenminste een afgeronde HBO-opleiding Indien er 2 kandidaten worden aangeboden in 1 offerte, dienen beide kandidaten aan deze eis te voldoen; bij gebreke hiervan zal de aangeboden offerte worden uitgesloten.
De kandidaat beschikt aantoonbaar over een aanvullende training/cursus op het gebied van procesbeschrijving, modellering of vergelijkbaar. Indien er 2 kandidaten worden aangeboden in 1 offerte, dienen beide kandidaten aan deze eis te voldoen; bij gebreke hiervan zal de aangeboden offerte worden uitgesloten.
De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar relevante werkervaring als procesbeschrijver of modelleur in de periode 2010-heden. Indien er 2 kandidaten worden aangeboden in 1 offerte, dienen beide kandidaten aan deze eis te voldoen; bij gebreke hiervan zal de aangeboden offerte worden uitgesloten. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in de toelichting hoe aan deze eis wordt voldaan.
De kandidaat beschikt aantoonbaar over werkervaring met Mavim Indien er 2 kandidaten worden aangeboden in 1 offerte, dienen beide kandidaten aan deze eis te voldoen; bij gebreke hiervan zal de aangeboden offerte worden uitgesloten. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in de toelichting hoe aan deze eis wordt voldaan.
Gunningscriteria
Gewicht van prijs : 30 %
Gewicht van kwaliteit : 70 %
Aan de hand van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding wordt een rangorde van kandidaten samengesteld. Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd. In het geval er uit de gesprekken geen geschikte kandidaat naar voren komt, worden de volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot de selectie is voltooid.
De EMVI komt als volgt tot stand:
prijs score = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100 , maar nooit lager dan 0
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )
Gunningscriterium Prijs
Maximaal: € 100,00
Gunningscriteria Kwaliteit
25 %De kandidaat heeft werkervaring met • Ervaring met Provinciale Enterprise Referentie Architectuur (PETRA) • Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA) is een pré. Diploma of certificaat van 1 of meerdere: • BIV-classificatie, • BPMN • Lean Six Sigma Indien er 2 kandidaten worden aangeboden in 1 offerte, dan geschiedt de beoordeling van de aangeboden kandidaten binnen de offerte collectief, waarbij de waardering beïnvloed kan worden door de onderlinge scoren van de 2 kandidaten. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw antwoord met 0%, 20%, 40%, 60%, 80% of 100% van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.
20 %De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie t.a.v. de procesbeschrijving, modellering of vergelijkbaar in de periode 2010-heden. ndien er 2 kandidaten worden aangeboden in 1 offerte, dan geschiedt de beoordeling van de aangeboden kandidaten binnen de offerte individueel, waarbij de waardering specifiek geldt voor één van de twee kandidaten. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw antwoord met 0%, 20%, 40%, 60%, 80% of 100% van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.
20 %De inschrijving bestaat uit één offerte, waarin twee kandidaten worden gepresenteerd. De leverancier bevestigt door mee te dingen naar de opdracht dat hij het aantal uur en het uurtarief niet overschrijdt. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw antwoord met: • 1 offerte met 2 kandidaten 100% • 1 offerte met 1 kandidaat 0%
10 %MOTIVATIE Beschrijf in de toelichting beknopt waarom u deze opdracht graag wilt doen en welke aspecten deze opdracht aantrekkelijk voor u maken. Indien er 2 kandidaten worden aangeboden in 1 offerte, dan geschiedt de beoordeling van de aangeboden kandidaten binnen de offerte collectief, waarbij de waardering beïnvloed kan worden door de onderlinge scoren van de 2 kandidaten. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw motivatie met 0%, 20%, 40%, 60%, 80% of 100% van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.
15 %ERVARING Beschrijf in de toelichting beknopt 2 opdrachten die u eerder heeft uitgevoerd die vergelijkbaar zijn met deze opdracht. Beschrijf per genoemde opdracht op welke manier deze vergelijkbaar is met onze opdracht, uw verantwoordelijkheden, het door u behaalde resultaat en de door u verrichte werkzaamheden. Indien er 2 kandidaten worden aangeboden in 1 offerte, dan geschiedt de beoordeling van de aangeboden kandidaten binnen de offerte collectief, waarbij de waardering beïnvloed kan worden door de onderlinge scoren van de 2 kandidaten. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw ervaring met 0%, 20%, 40%, 60%, 80% of 100% van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.
10 %KWALITEITEN Beschrijf in de toelichting beknopt welke kwaliteiten u nodig acht om deze opdracht succesvol uit voeren. Geef met concrete voorbeelden aan hoe u over deze kwaliteiten beschikt. Indien er 2 kandidaten worden aangeboden in 1 offerte, dan geschiedt de beoordeling van de aangeboden kandidaten binnen de offerte collectief, waarbij de waardering beïnvloed kan worden door de onderlinge scoren van de 2 kandidaten. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw kwaliteiten met 0%, 20%, 40%, 60%, 80% of 100% van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.
Interviewfase
De Kandidaten die na een schriftelijke beoordeling van de Offertes in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 2 innemen, zullen worden uitgenodigd voor een interview. Provincie Overijssel behoudt zich daarnaast het recht voor om meer dan twee Kandidaten uit te nodigen voor het interview, waarbij de rangorde bepalend is en zal worden gevolgd.
Uitsluitend de Kandidaten die na een schriftelijke beoordeling van de Offertes voldoen aan de eisen kunnen worden uitgenodigd voor een interview.
Indien na de schriftelijke beoordeling van de Offertes blijkt dat er meerdere Kandidaten in de rangorde gelijk scoren, zal de score op (sub)gunningcriterium kwaliteit van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.
Indien ook in dat geval meerdere Kandidaten gelijk scoren, zal het (sub)gunningcriterium prijs van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.
Indien daarna in dat geval meer dan twee Kandidaten in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 2 innemen, zullen die betrokken Kandidaten worden uitgenodigd voor een interview. Kandidaten die in dat geval in de rangorde buiten de plaatsen 1 tot en met 2 op een bepaalde plaats in de rangorde gelijk scoren zullen allen worden uitgenodigd of geen van allen.
De interviews zullen plaatsvinden met Danny v. Dijken (domeinmanager Besturen), Theo Engels (information security office) en Erik Dekker (functioneel beheerder) op donderdag 19 september tussen 09.00 en 12.00 uur. Het interview vindt plaats in het Provinciehuis, Luttenbergstraat 2 te Zwolle. Aanwezigheid op voornoemd tijdstip is vereist en Aanbieder/Kandidaat dient hier rekening mee te houden.
De score uit de schriftelijke beoordeling maakt in principe geen onderdeel uit van de score die leidt tot het voornemen tot gunning. Iedere bij de interviewfase betrokken Aanbieder/Kandidaat begint in principe weer bij nul en heeft in de interviewfase gelijke kansen. Uitzondering hierop is in het geval meerdere Kandidaten in de interviewfase gelijk scoren, dan zal de score op kwaliteit uit de schriftelijke beoordeling doorslaggevend zijn voor de Gunningsbeslissing.
In de voorgaande alinea wordt de term “in principe” gebruikt, aangezien Provincie Overijssel zich uitdrukkelijk het recht voorbehoudt om een Kandidaat tijdens het interview vragen te stellen over het voldoen aan de eisen en over de antwoorden die Aanbieder/Kandidaat heeft gegeven op de verschillende kwalitatieve (sub)gunningcriteria.
Indien Provincie Overijssel van mening is dat de Kandidaat op basis van de antwoorden op voorgenoemde vragen een vertekend beeld heeft gegeven van zijn ervaring/kwaliteiten en aldus feitelijk niet aan de eisen voldoet dan wel een zodanige lagere score op de kwalitatieve (sub)gunningcriteria had dienen te krijgen, dat hij op basis van hetgeen in de Offerteaanvraag daaromtrent is vermeld, niet had mogen worden uitgenodigd voor de interviewfase, zal Provincie Overijssel de Kandidaat uitsluiten van gunning van de Opdracht.
In dat geval heeft Provincie Overijssel het recht maar niet de verplichting om een andere Kandidaat uit te nodigen voor een interview, die na wijziging van de rangorde daarvoor in aanmerking zou komen.
De interviews worden uitgevoerd door afgevaardigden van Provincie Overijssel. Deze personen beoordelen de Kandidaat op basis van de hieronder genoemde persoonlijke competenties. De beoordeling van het interview leidt tot de rangorde die bepaalt welke Aanbieder/Kandidaat het voornemen tot gunning ontvangt. Deze Aanbieder/Kandidaat heeft uiteindelijk de beste prijs-/kwaliteitsverhouding en komt daarmee in aanmerking voor voorlopige gunning van de Opdracht. Indien in de Opdracht een inhuurbehoefte van meer dan één (1) persoon wordt gevraagd worden de best scorende Kandidaten uit de interviewfase geselecteerd.
De competenties waar de Kandidaat in het interview op wordt getoetst zijn:
- Communicatieve vaardigheden
- Analytische vaardigheden
- Proactieve houding
- Probleemoplossend vermogen
De Kandidaat wordt per competentie beoordeeld. Indien de Kandidaat aan de competentie voldoet, krijgt de Kandidaat de daarvoor genoemde punten. Bij elke competentie wordt de volgende beoordelingsopties aangehouden:
- Voldoet (nagenoeg) volledig aan competentie - 10 punten
- Voldoet voldoende aan competentie - 5 punten
- Voldoet (bijna) niet aan competentie - 0 punten
In totaal zijn er (aantal) competenties. De Kandidaat kan op deze vraag daardoor maximaal (aantal competenties x 10) punten scoren.
