Programmasecretaris en penvoerder Synthesedocument en Voorkeursstrategie Deltaprogramma Rijn

Aanvraagnummer: 3521
Organisatie: Provincie Gelderland
Locatie: Provincie Gelderland
Uren per week: gemiddeld 32 uur
Tarief: €115 - €130 per uur
Regio: Gelderland
Startdatum: 01-10-2024
Optie tot verlenging: 2 x 12 maanden
Sluitingsdatum: 09-09-2024 23:59

Beschikbaarheid

Externe is inzetbaar vanaf 1 oktober 2024 tot en met 30 september 2026 voor gemiddeld 32 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2 maal een periode van 12 maanden. Afhankelijk van de beschikbaarheid van externe, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits externe uiterlijk 1 november 2024 inzetbaar is voor gemiddeld 32 uur per week. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Overige eisen

U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. U dient bij alle eisen en gunningscriteria kwaliteit de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar ALLEEN het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en de gunningscriteria kwaliteit ZAL leiden tot uitsluiting. Externe is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland.

Externe beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.

Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2015 - heden) als (programma)secretaris (of in een vergelijkbare functie) bij of voor een overheidsorganisatie, waarbij de verantwoordelijkheid werd gedragen als rechterhand van de programmamanager voor het beheer van de aspecten tijd, organisatie, kwaliteit, informatie en geld. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 5 jaar ervaring voldoet. Bij een vergelijkbare functie graag aangeven waarom deze functie vergelijkbaar is met de functie van (programma)secretaris. Tevens aandacht in de toelichting voor de verschillende genoemde aspecten.

Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2015 - heden) met penvoering van minimaal 3 rapporten/documenten. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 3 jaar ervaring voldoet.

Gunningscriteria

Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de TOP 3 van Externen samengesteld.

De EMVI komt als volgt tot stand:

prijs score = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100, maar nooit lager dan 0
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )

Gunningscriteria Kwaliteit

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met projecten of programma’s bij of voor een verantwoordelijke overheidsorganisatie, met opgaven in het Nederlandse rivierengebied, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe kan tenminste 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met projecten of programma’s bij of voor een verantwoordelijke overheidsorganisatie, met opgaven in het Nederlandse rivierengebied (10 punten) Externe kan 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met projecten of programma’s bij of voor een verantwoordelijke overheidsorganisatie, met opgaven in het Nederlandse rivierengebied (6 punten) Externe heeft geen ervaring met projecten of programma’s bij of voor een verantwoordelijke overheidsorganisatie, met opgaven in het Nederlandse rivierengebied (0 punten)

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, specifiek in een samenwerking tussen Rijks en regionale partijen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Graag de Rijks- en regionale partijen in de samenwerking benoemen. De opdrachten/projecten beschreven in de toelichting op de eisen mogen hier ook weer gebruikt worden. Externe kan tenminste 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt in een politiek-bestuurlijke omgeving, specifiek in een samenwerking tussen Rijks en Regionale partijen (10 punten) Externe kan 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt in een politiek-bestuurlijke omgeving, specifiek in een samenwerking tussen Rijks en Regionale partijen (6 punten) Externe heeft geen ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, specifiek in een samenwerking tussen Rijks en Regionale partijen (0 punten)

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring als adviseur of projectleider bij of voor een overheidsorganisatie, in een omgeving waar beleid wordt ontwikkeld in het ruimtelijke domein, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe kan tenminste 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt als adviseur of projectleider bij of voor een overheidsorganisatie, in een omgeving waar beleid wordt ontwikkeld in het ruimtelijke domein (10 punten) Externe heeft geen ervaring als adviseur of projectleider bij of voor een overheidsorganisatie, in een omgeving waar beleid wordt ontwikkeld in het ruimtelijke domein (0 punten)

Gunningscriterium Prijs

Minimaal: € 115,00
Maximaal: € 130,00

Competenties te toetsen in interviewfase

Profiel: Zelfstandig met teamspirit, gestructureerd, analytisch, verbindend, ontzorgend en flexibel.

Tijdens het interview worden de volgende persoonlijke competenties getoetst:

1. Analytisch vermogen: Je signaleert problemen, herkent belangrijke (management)informatie en legt verbanden tussen gegevens. Verder spoor je mogelijke oorzaken van problemen op en zoek je naar ter zake doende gegevens. Je bent in staat onvolledige of onbetrouwbare informatie te identificeren en je kan hoofd- en bijzaken duidelijk onderscheiden. Je denkt voordat je wat doet.
2. Accuraat: Je streeft naar kwaliteit en fouten probeer je zoveel mogelijk te voorkomen. Dat doe je door taken secuur en georganiseerd uit te voeren, met aandacht voor details..
3. Proactief/initiatiefnemend: Je onderzoekt de wensen en behoeften van de (interne of externe) klant/gebruiker en handelt hiernaar. Hiermee begin je liever uit jezelf dan dat je passief afwacht. Je wil verbeteren en denkt vooruit.
4. Resultaat- en oplossingsgerichtheid : Je formuleert doelstellingen helder, concreet en meetbaar en maakt duidelijke afspraken. Je houdt zicht op de voortgang, rapporteert en informeert daarover. Je denkt vooruit. Je spant je actief in om concrete resultaten en/of doelstellingen te halen. Bij tegenslagen geef je niet op en houd je de uitgezette lijn voor ogen.
5. Samenwerkingsgerichtheid : Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat en bent in staat om in teamverband daaraan te werken. Je raadpleegt en betrekt anderen, informeert anderen pro-actief en stemt af met anderen. Je bent sociaal en geeft ruimte aan anderen.

De Externe wordt per competentie beoordeeld. Indien de Externe aan de competentie voldoet, krijgt de Externe de daarvoor genoemde punten. Bij elke competentie worden de volgende beoordelingsopties aangehouden:

• Voldoet (nagenoeg) volledig aan competentie - 10 punten
• Voldoet voldoende aan competentie - 5 punten
• Voldoet onvoldoende aan competentie - 0 punten

In totaal zijn er vijf (5) competenties. De Externe kan op deze vraag daardoor maximaal 50 punten scoren.

Interviewfase

Uitsluitend de Externen die na een schriftelijke beoordeling van de Offertes in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen worden uitgenodigd voor een interview.

Indien na de schriftelijke beoordeling van de Offertes blijkt dat er meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zal de score op het (sub)gunningscriterium kwaliteit van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.

Indien ook in dat geval meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zal het (sub)gunningcriterium prijs van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.

Indien ook in dat geval meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen alle betrokken Externen worden uitgenodigd voor een interview.

Wanneer Externe geen uitnodiging ontvangt voor een interview dan kan hij/zij ervan uitgaan niet te behoren tot de Top 3 en dus niet in aanmerking te komen voor een interview.

De persoonlijke interviews vinden plaats op maandagmiddag 16 september 2024. Gelieve hier rekening mee te houden. Als Externe niet beschikbaar is op deze datum/data, dient Externe dat in het kader van de Nota van Inlichtingen of bij het indienen van zijn Offerte expliciet aan te geven op straffe van uitsluiting van de Offerteprocedure. Indien Externe conform het hiervoor gestelde heeft aangegeven niet aanwezig te kunnen zijn op de data waarop het interview zal plaatsvinden, zal in onderling overleg bepaald worden, wanneer het interview met deze Externe wel zal kunnen plaatsvinden. In ieder geval dient het interview op een zodanige datum plaats te vinden, dat de datum waarop de Inhuuropdracht dient te starten, zoals vermeld in de Offerteaanvraag, niet dient te worden uitgesteld.

De score uit de schriftelijke beoordeling maakt in principe geen onderdeel uit van de score die leidt tot het voornemen tot gunning. Iedere bij de interviewfase betrokken Leverancier begint in principe weer bij nul en heeft in de interviewfase gelijke kansen. Uitzondering hierop is in het geval meerdere Externen in de interviewfase gelijk scoren, dan zal de totaalscore op kwaliteit en prijs uit de schriftelijke beoordeling doorslaggevend zijn voor de Gunningsbeslissing. Indien deze totaalscore ook gelijk is, zal de score op kwaliteit doorslaggevend zijn voor de Gunningsbeslissing. Indien ook deze score gelijk is, zal de Gunningsbeslissing plaatsvinden door loting in het bijzijn van een notaris.

In de voorgaande alinea wordt de term “in principe” gebruikt, aangezien Provincie Gelderland zich uitdrukkelijk het recht voorbehoudt om een Externe tijdens het interview vragen te stellen over het voldoen aan de eisen en over de antwoorden die Inschrijver/Externe heeft gegeven op de verschillende kwalitatieve (sub)gunningscriteria.

Indien Provincie Gelderland van mening is dat de Externe op basis van de antwoorden op voorgenoemde vragen een vertekend beeld heeft gegeven van zijn ervaring/kwaliteiten en aldus feitelijk niet aan de eisen voldoet dan wel een zodanige lagere score op de kwalitatieve (sub)gunningcriteria had dienen te krijgen, dat hij op basis van hetgeen in de Offerteaanvraag daaromtrent is vermeld, niet had mogen worden uitgenodigd voor de interviewfase, zal Provincie Gelderland de Externe uitsluiten van gunning van de Opdracht. Daarnaast dient Externe minimaal een score van 25 punten te behalen op alle competenties. Indien een Externe minder dan 25 punten behaalt, zal Provincie Gelderland de Externe eveneens uitsluiten van gunning van de Opdracht. Tenslotte is te allen tijde het gestelde in artikel 7.5 van de Voorwaarden Offerteprocedure WerkenInGelderland van toepassing.

In bovengenoemde gevallen heeft Provincie Gelderland het recht maar niet de verplichting om een of meerdere andere Externen uit te nodigen voor een interview, die na wijziging van de rangorde daarvoor in aanmerking zouden komen.

De interviews worden uitgevoerd door minimaal 2 medewerkers van Provincie Gelderland. Deze personen beoordelen elke Externe op gelijke wijze op basis van de hierboven genoemde persoonlijke competenties. De beoordeling van het interview leidt tot de rangorde die bepaalt welke Leverancier het voornemen tot gunning ontvangt. Deze Leverancier heeft uiteindelijk de beste prijs-kwaliteitverhouding en komt daarmee in aanmerking voor voorlopige gunning van de Opdracht. Indien in de Opdracht een inhuurbehoefte van meer dan 1 persoon wordt gevraagd worden de best scorende Externen uit de interviewfase geselecteerd.