Programmasecretaris voor de werkorganisatie Energietafel W-O

Aanvraagnummer: 7359
Organisatie: Gemeente Zwolle
Locatie: Zwolle
Uren per week: gemiddeld 16 uur/week met een maximum van 660 uur uur
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 31 December 2025
Regio: Overijssel
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: 1 maal 12 maand(en)
Sluitingsdatum: 28-02-2025 09:00

LET OP! Opdrachten dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.

Let op! “Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt.”

Organisatie
Zwolle is partner in de Energietafel West-Overijssel (voorheen Regionale Energie Strategie West-Overijssel) waarin 11 gemeenten, de provincie, waterschappen en netbeheerders samen aan de energietransitie werken. Zwolle vervult in dit samenwerkingsverband de rol van contractpartner en kasbeheerder.

Voor de Energietafel W-O staat het jaar 2025 in het teken van het opstellen van de Agenda Energietransitie W-O die in het najaar gereed is voor besluitvorming. Onderwerpen in deze Agenda zijn: warmte, netwerk, energie en ruimte, monitoring en participatie. Voor ieder thema wordt beschreven aan welke (deel)opgaven de regio de komende jaren gezamenlijk werkt, wat het beoogd resultaat is en hoe ze dat gaat doen. De basis hiervoor is gelegd in de Bestuurlijke Routekaart en bijbehorend Uitvoeringsprogramma 2024-2025 (zie ww.reswestoverijssel.nl/over de res/van res 2.0 naar agenda energietransitie W-O).

Deze regionale samenwerking wordt georganiseerd door de werkorganisatie Energietafel W-O (kernteam), bestaande uit een programmamanager, een programmasecretaris en projectleiders voor de thema’s Warmte, Netwerk, Energie en Ruimte, Monitoring en Participatie. De werkorganisatie kent een wekelijks afstemmingsoverleg waarin aanpak en proces gezamenlijk wordt vormgegeven en de voortgang wordt besproken. Afstemming met de partners vindt plaats via de Ambtelijke Energietafel (ambtelijke vertegenwoordiging van de partners) en de Bestuurlijke Energietafel (bestuurlijke vertegenwoordiging van de partners). Daarnaast zijn de maatschappelijk partners in de Adviesgroep vertegenwoordigd. De vraagstukken voor de verschillende opgaven worden in de verschillende gremia geagendeerd.

Opdracht
Voor de Energietafel W-O zoeken wij een programmasecretaris die wij detacheren in de werkorganisatie van de Energie W-O. De secretaris valt daarmee onder de verantwoordelijkheid van de programmamanager.

Als programmasecretaris ondersteun je de werkorganisatie van de Energietafel W-O. Je belegt de vergaderingen voor de ambtelijke en bestuurlijke energietafel, de Stuurgroep, de Adviesgroep en het Kernteam en verzorgt de bijbehorende agenda’s en de verslagen. Waar nodig organiseer je ook andere afspraken voor overleggen/bijeenkomsten waar meerdere deelnemers bij betrokken zijn. De vergaderingen zijn fysiek. Je bent tevens verantwoordelijk voor de archivering van de verslagen en overige documenten die van belang zijn. Je organiseert een online omgeving voor het kernteam waar gezamenlijk aan documenten kan worden gewerkt. Daarnaast ben jij degene die belangrijke documenten checkt op onvolkomenheden.

Je werkt nauw samen met de programmamanager maar bent zelfstandig in het uitvoeren van je taken.

Vereisten
1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris voor projecten en/of programma’s;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werk ervaring met het werken in een Regionale Energie Strategie als secretaris;
3. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;

Gunningscriteria
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met energie projecten in de regio Overijssel (30 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van agenda's en verslaglegging (40 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen (30 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je bent communicatief vaardig zowel schriftelijk als mondeling.
• Je bent servicegericht en overziet de taken in relatie tot de planning en verzorgt tijdig de benodigde stukken. Je weet e.e.a. goed te organiseren. Je werkt gestructureerd en nauwkeurig.
• Daarnaast ben je proactief en neemt actie waar nodig, werkt zelfstandig en hebt aan een half woord genoeg.
• We zijn een stevig team dat voor een forse opgave staat, enig gevoel voor humor is nodig om hier goed op aan te sluiten.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld op een uurtarief van maximaal €85,- (excl. btw). Dit tarief is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In de Energietafel W-O werken we op woensdag een dagdeel of een hele dag samen aan de opgaven en hebben we ons wekelijks afstemmingsoverleg. We vragen een flexibele inzet op de andere dagen om tussendoor af te stemmen, stukken te lezen en/of aan te leveren. Drukke en rustige periodes wisselen elkaar af.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 7 maart 2025 tussen 9.00-12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 6 maart 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 28 februari 2025, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.