Project Management Officer

Functieomschrijving:

De PMO-er ondersteunt de programmamanager maar ook de projectmanagers en zorgt voor verbinding tussen de projecten. (zie bij achtergrond opdracht) Verder verwachten we het volgende:

• Inhoudelijk adviseren bij de inrichting van project of programmadossiers;
• Zorgdragen voor rapportages;
• Het bijhouden van het programma-/projectdossier, configuratiebeheer en risicolog’s ;
• Medeverantwoordelijk voor het opstellen, reviewen en herijken van PID’s;
• Voorstellen aandragen voor de inrichting van risicomanagement;
• Verantwoordelijk voor het organiseren en begeleiden van risicosessies;
• Voorbereiden van project of programmateam overleggen en stuurgroep vergaderingen;
• Beoordelen wat in aanmerking komt voor configuratiebeheer
• Het goed en eenduidig vastleggen van besluiten;
• Voorstellen doen t.a.v. projectinrichting in SAP PPM en het daadwerkelijk monitoren van de (financiële) managementinformatie Taken en verantwoordelijkheden
• Acteren als informatieknooppunt van het project/programma m.b.t. documentatie;
• Ondersteunen programma- projectleden en -manager(s)
• Programma- en/of projectdossier op orde maken;
• Reviewen van diverse documentatie;
• Beheren van logs (o.a. configuratie-, risico- , wijzigingen-, issuelog) en onderliggende strategieën en plannen;
• Ondersteuning bij inrichten en onderhouden SAP PPM; - Resources koppelen, urenrapportages maken
• Controleren van projecturen en –budget;
• Projectplanning opstellen en bijhouden;
• Het verzorgen van verantwoordingsrapportages t.b.v. het project (bijv. Maandrapportages en eind rapportage);
• Organiseren en voorbereiden van overleggen en bijhouden van acties en besluiten;
• Letten op mijlpalen, deadlines en acties.

Achtergrond opdracht

De PMO-er werkt in het hart van het programma Toezicht en Handhaving, onder aansturing van de programmamanager. De opdracht kan dus niet zelfstandig worden uitgevoerd. Binnen het programma worden een drietal projecten uitgevoerd. Naast de ontwikkeling van een visie op toezicht- en bijbehorend handhavingsbeleid is de wens om risicogericht te werken. Hiervoor dient een nieuw risico selectiemodel ontwikkeld te worden. Uiteraard rekening houdend met de lessen uit de diverse onderzoeken naar de CUB in het afgelopen jaar. Het nieuwe risicogericht selectiemodel zal enerzijds effectief moeten zijn en anderzijds onbevooroordeeld. Het model is 1 van de bouwblokken voor een in te richten nieuw controle proces op de uitwonende beurs. Het herontwerp van het controleproces uitwonende beurs betreft het laatste en derde project. Binnen dit project wordt het nieuwe proces uitgewerkt en geïmplementeerd. Monique Mos is de verantwoordelijk programmadirecteur. Nico Tel is de verantwoordelijk projectmanager nieuw selectiemodel CUB. Wim Molema voor Toezicht en Handhaving en Ienske Flokstra voor het herontwerp CUB proces en lerend spoor. Er wordt direct verantwoording afgelegd aan het MT D&U onder leiding van Rudi Snijders (opdrachtgever vanuit bestuur DUO) en de STG CUB op DG niveau samen met OCW. Binnen het programma wordt er intensief samen gewerkt met het beleidsdepartement OCW HO&S OCW Kennis. Verder wordt er intensief samen gewerkt met veel externe stakeholders en de wetenschap.