...
Tekst logo luidt "DE Publieke Partner" in vette letters, geflankeerd door horizontale lijnen boven en onder.

Projectbeheersing

Logo van Rijkswaterstaat, onderdeel van het Nederlandse Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, met een blauw embleem met een witte leeuw aan de linkerkant en tekst aan de rechterkant.

Aanvraagnummer: 40589
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Rijkswaterstaat
Locatie: Rotterdam Maastoren
Uren per week: 24 per week
Tarief: 78 per uur
Duur van de opdracht: 16 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: Z.S.M.
Optie tot verlenging: Nee
Sluitingsdatum: 04-06-2026 09:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten


LET OP: Voorafgaand aan het aanbieden van een kandidaat dienen onderstaande voorwaarden volledig te worden nageleefd. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat:
• Deze aanvraag is niet geschikt voor ZZP'ers/ondernemers met een eigen B.V.
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken
• het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen;
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:
De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals:
• registreren
• metadateren
• ordenen
• classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie
Daarnaast omvat de opdracht:
• het zorgen voor een actueel ordeningsplan
• het waarderen van de dossiers
• het autoriseren van medewerkers
• het geven van training/opleiding aan (project)medewerkers
• het zorgen voor de benodigde middelen

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker, zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
________________________________________
Taken digitaal projectarchief
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem
• het maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van medewerkers
• instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken rondom documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
• het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders, en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld de afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB
• het opstellen en onderhouden van werkinstructies en afspraken met betrekking tot documentbeheer
________________________________________
Standplaats
Rotterdam
________________________________________
Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Wij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, vaarwegen en wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving.
Samen met anderen werken we aan een land dat:
• beschermd is tegen overstromingen
• voldoende groen heeft
• beschikt over voldoende en schoon water
• vlot en veilig bereikbaar is van A naar B
Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland – dat is Rijkswaterstaat.
________________________________________
Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO)
PPO is een organisatie die programma’s en projecten realiseert en daarbij intensief samenwerkt met anderen. De organisatie verbetert dagelijks haar resultaten.
Kenmerken:
• gewaardeerd als effectieve en efficiënte projectmanager
• fungeert als interne opdrachtnemer en externe opdrachtgever
• beschikt over hoogwaardige kennis en ervaring
PPO voert de productieopgave van Rijkswaterstaat uit in opdracht van de regio’s en werkt nauw samen met het organisatieonderdeel Grote Projecten en Onderhoud (GPO). Beide onderdelen zijn verantwoordelijk voor het realiseren van productie binnen het aanleg- en onderhoudsproces.
________________________________________
Afdeling
Inkoop- en contractmanagement
Je maakt onderdeel uit van de directie Inkoop- en contractmanagement.
________________________________________
Bijzonderheden
Je bent onderdeel van het PPO cluster WNZ B Bruggen. Dit cluster renoveert:
• Spijkenissebrug
• Brug over de Noord
• Verkeersbrug Dordrecht
Status projecten:
• Spijkenissebrug en Brug over de Noord: realisatiefase
• Verkeersbrug Dordrecht: voorbereidingsfase van de realisatiefase
Je werkzaamheden vinden plaats in Rotterdam, met een indicatie van:
• 50% inzet op kantoor
________________________________________

Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens afspraken met opdrachtgever en conform kwaliteitseisen van RWS (o.a. ordening, waarderen, selecteren, metadata)
2. Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals:
o autorisatiematrix
o werkinstructies
o handleidingen
o ordeningsstructuur
________________________________________
Leiding en toezicht: JA
________________________________________
Meest essentiële competenties
• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden:
o rapportages en hulpmiddelen opstellen
o didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding
• Luisteren (de vraag achter de vraag begrijpen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid
________________________________________
Eisen & wensen
Kandidaten worden beoordeeld op:
• Eisen (knock-out)
o Niet voldoen = uitsluiting
• Wensen
o Bepalen de score en ranking
In de aanbieding moet expliciet worden benoemd:
• welke eisen en wensen gelden
• in welke mate hieraan wordt voldaan

Eisen
1.
Schaal 9 Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
2.
Schaal 9 Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
3.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
4.
Schaal 9 Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
________________________________________
Wensen
1.
Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
2.
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
3.
Ervaring met recordmanagement in de HummingBird applicatie.
4.
De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.
5.
De mate waarin kandidaat ervaring heeft met het opzetten en onderhouden van een document management systeem.