Projectleider aanbesteding financieel systeem

Bedrijfsvoering, Detachering Opdrachten, Financiën, Financiën en Economische zaken, Gemeente Katwijk, Inkoop, Zuid-Holland, ZZP Opdrachten

Aanvraagnummer: 8362
Contractvorm: Detachering ZZP
Organisatie: Gemeente Katwijk
Locatie: Katwijk
Uren per week: 0-24
Tarief: Geen Maximum
Duur van de opdracht: 8 maanden.
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 01-05-2025
Optie tot verlenging: Implementatiefase (max 1 jaar - gemiddeld 16 u/wk). Nazorgfase (max 6 maand - max 10 u/wk).
Sluitingsdatum: 08-04-2025 09:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Opdracht omschrijving

De gemeente Katwijk zoekt op korte termijn een Projectleider voor de Europese aanbesteding van een nieuw financieel systeem met de optie tot verlening voor de implementatie en nazorg.

De gemeente Katwijk groeit. Alleen al op de locatie Valkenhorst (het voormalig vliegveld Valkenburg) bouwen we straks 5.600 woningen. Dit vraagt om aanpassing van onze infrastructuur (wegen), sociale voorzieningen, maar ook de dienstverlening. Met deze opdracht krijg je de mogelijkheid om samen te werken met professionals in de gehele organisatie, je netwerk uit te breiden en waardevolle relaties op te bouwen. De uitvraag voor deze uitdagende opdracht wordt gedaan door het cluster financiën van de gemeente Katwijk dat onderdeel uitmaakt van het domein interne en externe dienstverlening. Dit cluster bestaat uit medewerkers van de financiële administratie, financieel adviseurs en senior beleidsmedewerkers (circa 25 medewerkers). Samen zorgen zij voor een optimale, juiste en complete financiële huishouding van deze gemeente. Wij vinden het belangrijk om ons te ontwikkelen en elkaar te versterken, zowel op vakinhoudelijk als persoonlijk vlak. Daarnaast werken we actief samen aan een fijne sfeer in het team om zo optimaal mogelijk te kunnen samenwerken.

Toelichting opdracht
De gemeente Katwijk wil een (Europese) aanbesteding starten voor een nieuw aan te schaffen financieel systeem, waarna uiterlijk 1-1-2026 de implementatie van dit nieuwe systeem van start gaat. De beoogde livegang van het (nieuwe) systeem is 1-1-2027.

Ter ondersteuning van het cluster financiën zijn wij opzoek naar een Projectleider voor de aanbesteding en implementatie van een nieuw financieel systeem tot maximaal 24 uur per week. Wij vragen een flexibele inzet vanwege de wisselende capaciteitsbehoefte bij dit project.

Als Projectleider ben je de trekker van de aanbesteding voor een nieuw financieel systeem. Je bent verantwoordelijk voor het succesvol samenstellen en opleveren van alle benodigde documenten in de voorbereidende fase voor de Openbare Europese aanbesteding.
Het doel is om begin juni 2025 een marktconsultatie te organiseren. In het derde kwartaal 2025 wordt de aanbesteding gepubliceerd, waardoor vanaf september demo’s en vervolgens de gunning kan plaatsvinden.

Wat ga je doen?

Als Projectleider financieel systeem start en begeleid je het aanbestedingsproces. Dit loopt volgens planning tot eind 2025. Een belangrijk onderdeel daarvan is het inventariseren van de behoeften van de gemeente Katwijk met betrekking tot het financiële systeem en dit verwerken in een programma van eisen en wensen. Ook het beheren van de planning om ervoor te zorgen dat alle deadlines worden gehaald is van groot belang.

Daarna leid je de implementatie met de gegunde leverancier in goede banen. Jij geeft daar richting en sturing aan. In het traject ben je verantwoordelijk voor de afstemming met de stakeholders, zoals projectgroep, directie, ondernemingsraad, cluster financiën en cluster informatisering en automatisering. Het is vanzelfsprekend dat je de financiën daarbij bewaakt en oog hebt voor knelpunten en mogelijke risico’s. De planning is om op 1 januari 2027 het (nieuwe) financieel systeem in gebruik te nemen. De laatste fase is die van nazorg en uitfasering huidig financieel systeem.

Je bent als projectleider als geen ander in staat om collega’s te betrekken bij de te verrichten werkzaamheden en stippelt samen met hen de koers uit. Je staat de collega’s pro-actief met raad en daad bij. Je hebt ervaring met Europese aanbestedingen van een (financieel) systeem en de inbedding daarvan.

Verantwoordelijkheden

Wij zoeken een ervaren projectleider die verantwoordelijk is voor het succesvol opleveren van alle benodigde aanbestedingsdocumenten van een nieuw financieel systeem voor de gemeente Katwijk. Daarnaast zorg je voor een projectplan van het gehele proces van aanbesteding tot en met gunning. Deze aanbesteding zal worden uitgevoerd conform de Openbare Europese aanbestedingsprocedure en is van cruciaal belang voor de toekomstige financiële infrastructuur van de gemeente.

Aantoonbare en relevante werkervaring als projectleider bij Europese aanbestedingen en implementatie van financiële systemen bij gemeenten;
Resultaatgericht: In staat om meetbare doelstellingen te formuleren en te behalen.
Communicatief sterk: Effectieve communicatie met diverse belanghebbenden binnen en buiten de organisatie.
Samenwerken: Vermogen om constructief samen te werken in multidisciplinaire teams.
Omgaan met tegenstrijdige belangen: In staat om belangen binnen de gemeente te begrijpen en te balanceren.
Conform de hierboven genoemde data onder “wat ga je doen” het opleveren van alle relevante documenten t.b.v. de aanbesteding van het financieel systeem.

III. Eisen en gunningscriteria

Beschikbaarheid

De kandidaat is op korte termijn inzetbaar (start tussen 15 april en 15 mei) 2025 tot en met 31 december 2025 voor max. 24 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de start- en einddatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Kwaliteit (eisen)

U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe.

'Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

Wie is tekenbevoegd (naam en functie)?

Wat voor type overeenkomst is van toepassing (ZZP, tussenkomst ZZP of detachering)

Om deelname aan het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) voor detacheringsdiensten mogelijk te maken en misbruik te voorkomen, stelt de gemeente Katwijk de volgende minimale eisen aan detacheringsbureaus: KvK-inschrijving met juiste SBI-code: Het detacheringsbureau moet ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel met een relevante SBI-code die detachering of arbeidsbemiddeling aanduidt (bijvoorbeeld SBI-codes 78201 – Uitzendbureaus, 78202 – Banenpools en detachering, of 7830 – Payrolling en personeelsbeheer). Een kopie van het uittreksel uit het Handelsregister (niet ouder dan 3 maanden) moet bij inschrijving worden bijgevoegd. WAADI-registratie: Het detacheringsbureau moet geregistreerd zijn conform de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI). Deze registratie moet blijken uit de Kamer van Koophandel-inschrijving. De aanbieder dient bij inschrijving aan te tonen dat het bedrijf bevoegd is om arbeidskrachten ter beschikking te stellen. SNA-certificering (NEN 4400-1/2): Het bureau moet beschikken over een geldige certificering van de Stichting Normering Arbeid (SNA) op basis van de norm NEN 4400-1 (voor Nederlandse bedrijven) of NEN 4400-2 (voor buitenlandse bedrijven). Dit certificaat waarborgt dat het bureau voldoet aan verplichtingen op het gebied van loonheffingen, omzetbelasting en het voorkomen van illegale arbeid. Indien een detacheringsbureau niet kan voldoen aan de gevraagde SNA-certificiring, staan wij in dit geval open voor een combinatie van: 1. een recente WKA-verklaring (verklaring betalingsgedrag keten- en inlenersaansprakelijkheid) van de Belastingdienst, en 2. het gebruik van een G-rekening voor de afdracht van loonheffingen. Met deze combinatie kan voldoende zekerheid worden geboden, mits: I. De WKA-verklaring niet ouder is dan drie maanden; II. Er sprake is van een loondienstverband tussen de medewerker en het aanbiedende bureau (dus geen onderliggende ZZP’er via een backoffice-constructie of payrollbedrijf); III. De G-rekening aantoonbaar wordt ingezet voor de betaling van loonheffingen.

De kandidaat heeft ervaring als projectleider bij Europese aanbestedingstrajecten van financiële boekhoudsystemen bij een gemeentelijke organisatie.

De kandidaat heeft minimaal een succesvol afgeronde HBO bachelor opleiding. Dit moet blijken uit het cv.

Zelfstandigen zonder personeel (ZZP’ers) zijn welkom om in te schrijven op deze opdracht. In dat geval dient de inschrijver overtuigend aan te tonen dat hij of zij zich in het economisch verkeer gedraagt als zelfstandig ondernemer. Denk hierbij aan aspecten zoals meerdere opdrachtgevers, het zelf dragen van ondernemersrisico, en het zelfstandig bepalen van werktijden en tarieven. Bij een voorgenomen gunning zal de gemeente Katwijk nadere informatie opvragen om de zelfstandigheid te verifiëren.

De kandidaat is onafhankelijk en niet verbonden aan een organisatie die financiële systemen leveren

Gunningscriteria

Sortering

Beste prijs-kwaliteitsverhouding
Gewicht van prijs : 30 %
Gewicht van kwaliteit : 70 %

Uitleg gunningscriteria

Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de top van kandidaten samengesteld. Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd. In het geval er uit de gesprekken geen geschikte kandidaat naar voren komt, worden de volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot de selectie is voltooid.

De EMVI komt als volgt tot stand:

prijs score = 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )

Gunningscriteria (wensen)

40 %

De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het inrichten en implementeren van minimaal drie financiële boekhoudsystemen bij gemeentelijke organisaties (3=40, 2=24, 1=16).

50 %

De kandidaat beschikt over NEVI-2 en is in staat om zelfstandig de benodigde documentatie op te stellen en zelfstandig de aanbestedingsstukken, inclusief Programma Van Eisen, uit te werken. Dit moet blijken uit het CV.

10 %

De kandidaat heeft aantoonbare ervaring in het verlenen van nazorg bij de implementatie van een financieel boekhoudsysteem bij een gemeentelijke organisatie.

Prijs (eisen)

Geen limieten

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

Competenties te toetsen in interviewfase

Beschrijving (uitleg)

Resultaatgericht
Communicatief sterk
Samenwerken
Omgaan met tegenstrijdige belangen.

Fase 2: Het interview

Beschrijving (uitleg)

Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen.

De cv’s worden beoordeeld op de Kwaliteit (eisen) die hierboven zijn benoemd in de (offerte)aanvraag. Dit zijn de minimumeisen/knock-outcriteria. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor stap 2. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie van cv’s

Bij stap 2 worden de punten/percentage(s) toegekend. Per gunningscriterium (wens) staat de (maximaal) te behalen score/percentage aangegeven. Indien aan alle “Gunningscriteria (wensen)” wordt voldaan zal de totaal te behalen score (100%) worden gegeven. Als er een bepaalde wens niet (geheel) voldoet zal er voor die wens geen (volledige) score worden toegekend. Het voldoen aan de wens(en) moet duidelijk uit het cv blijken.

Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de top van kandidaten samengesteld. De tien (10) kandidaten die het beste scoren worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De opdrachtgever streeft ernaar drie (3) kandidaten uit te nodigen voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

De selectiegesprekken vinden plaats op 14 en 15 april.

Stap 4: Interview

In het interview wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het interview wordt gevoerd door twee of meerdere vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de gemeente Katwijk het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.
Opdrachtgever behoudt het recht om (de opdracht) niet te gunnen.