Aanvraagnummer: 2865
Organisatie: Gemeente Smallingerland
Locatie: gemeente Smallingerland
Uren per week: 20 - 28
Tarief: €75 - €125 per uur
Regio: Friesland
Startdatum: 02-09-2024
Optie tot verlenging: Ja
Sluitingsdatum: 26-07-2024 23:59
Deel deze opdracht
Opdracht omschrijving
Als projectleider ben je verantwoordelijk om de implementatie en optimalisatie van Microsoft 365 (M365) binnen de organisatie te voltooien, zodat de samenwerking en informatiebeveiliging wordt verbeterd. Dit omvat de volledige uitrol van in ieder geval Sharepoint, Teams en Onedrive. En vervangt daarmee de opslag van documenten op de netwerkschijven.
En verder de invoering van relevante M365-tools. Ook zorg je voor een succesvolle adaptatie van M365 door de medewerkers, en het waarborgen van naleving van beveiligingsstandaarden.
Achtergrond:
Microsoft 365 biedt een geïntegreerde oplossing voor productiviteit en samenwerking, inclusief toepassingen zoals Word, Excel, Teams, OneDrive, SharePoint en meer. De overstap naar M365 is een belangrijk project en onderdeel van ons informatiebeleidsplan. Een bredere digitale transformatie binnen de organisatie, bedoeld om te werken aan continuïteit, samenwerken en innovatie.
Globale werkzaamheden van het project:
- Analyse van de huidige Informatiehuishouding en bestaande systemen.
- Ontwikkelen van een gedetailleerd implementatieplan.
- Identificeren van sleutelgebruikers en teams voor een gefaseerde uitrol.
Implementatie:
- Integratie van M365 met bestaande systemen en processen.
- Afstemming met documentaire informatie voorziening.
- Gefaseerde beëindiging van opslag van documenten in andere omgevingen.
- Uitrol van M365-applicaties (Teams, SharePoint, Onedrive).
Training en Ondersteuning:
- Ontwikkelen en uitvoeren van trainingsprogramma's voor medewerkers.
- Creëren van ondersteunende documentatie en handleidingen.
- Opzetten van een helpdesk of support team voor voortdurende ondersteuning.
Beveiliging en Compliance:
- Implementatie van beveiligingsprotocollen en -beleid binnen M365.
- Waarborgen van compliance met relevante regelgeving (bijv. AVG).
Optimalisatie:
- Doorlopende evaluatie van het gebruik en de prestaties van M365.
- Identificeren en implementeren van verbeteringen en best practices.
- Feedback verzamelen van gebruikers om de adoptie en tevredenheid te vergroten.
Verantwoordelijkheden
Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en de resultaten:
- Naadloze overgang naar Microsoft 365 zonder significante onderbrekingen in bedrijfsactiviteiten.
- Verbeterde samenwerking en communicatie tussen medewerkers.
- Toegenomen efficiëntie en productiviteit door gebruik van M365-tools.
- Verhoogde beveiliging van gegevens en naleving van regelgeving.
- Positieve gebruikerservaring en hoge adoptiegraad van de nieuwe systemen.
Beschikbaarheid
De kandidaat is inzetbaar voor een initiële periode van 16 maanden vanaf 02-09-2024 tot en met 31-12-2025 voor 20 - 28 uur per week. Verlengen is in onderling overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer mogelijk met maximaal 2 keer de initiële contractperiode. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Kwaliteit (eisen)
U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe.
De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar werkervaring met het leiden van implementaties. Benoem en beschrijf concreet in uw toelichting dat u met betrekking tot de gevraagde werkervaring aan deze eis voldoet.
De kandidaat beschikt aantoonbaar minimaal een halfjaar werkervaring met Microsoft 365 implementaties bij organisaties van meer dan 300 medewerkers. Benoem en beschrijf concreet in uw toelichting dat u met betrekking tot de gevraagde werkervaring aan deze eis voldoet.
De kandidaat beschikt aantoonbaar over tenminste een afgeronde HBO opleiding.
De kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 2 jaar werkervaring als projectleider bij overheidsorganisaties. Benoem en beschrijf concreet in uw toelichting welke werkervaring dit betreft en wat uw verantwoordelijkheid bij deze projecten was.
Prijs (eisen)
Minimaal: € 75,00
Maximaal: € 125,00
Gunningscriteria
Gewicht van prijs : 10 %
Gewicht van kwaliteit : 90 %
Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de top van kandidaten samengesteld. Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd. In het geval er uit de gesprekken geen geschikte kandidaat naar voren komt, worden de volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot de selectie is voltooid.
De EMVI komt als volgt tot stand:
prijs score = 100 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) * ( 100 / ( hoogste prijs - laagste prijs ) ) )
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )
Gunningscriteria (wensen)
20 %Kennis van verandermanagement theorieën. En de feitelijke toepassing ervan in de praktijk.
80 %Beschrijf in de toelichting beknopt welke kwaliteiten u nodig acht om deze opdracht succesvol uit voeren. Geef met concrete voorbeelden aan hoe u over deze kwaliteiten beschikt. Uit de toelichting blijkt dat de kandidaat snapt wat er bij komt kijken om Microsoft 365 als samenwerkplatform te implementeren bij onze gemeente. Aan de hand van uw toelichting waarderen wij uw kwaliteiten met een cijfer van 0 tot en met 5. Waarbij je met 5 het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens ontvangt.
Het interview
De hoogst gerankte inschrijver(s) ontvangen een uitnodiging voor het interview. Wij behouden ons het recht voor om zelf te bepalen welk aantal inschrijvers wij uitnodigen. De niet geselecteerde aanbieders ontvangen een afwijzing via deze applicatie.
Tijdens het interview wordt een verificatie gedaan op basis van de aangeboden offerte. Als de verificatie positief is, en dus daadwerkelijk voldoende aansluit op de door ons gestelde eisen en wensen, wordt de kandidaat verder beoordeeld op basis van criteria. Die criteria zijn hieronder te raadplegen ter voorbereiding op het interview. Bij de terugkoppeling wordt de gunning of afwijzing aan u onderbouwd per telefoon of per e-mail en ontvangt u een afwijs- of gunningsbericht via deze applicatie.
