Ga naar de inhoud
Projectmanagementondersteuning Werkplek 2.0
Aanvraagnummer: 48392
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA)
Locatie: Den Haag - Zuid-Holland
Uren per week: 24 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 4 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 24-08-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 17-08-2026 16:00
LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.
Opdrachtomschrijving:
Projectmanagementondersteuning Werkplek 2.0
Achtergrond:
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) werkt aan de landelijke implementatie van Werkplek 2.0, een moderne digitale werkplek gebaseerd op Microsoft 365 en Intune. Door de omvang en intensivering van de uitrol is tijdelijk aanvullende projectmanagementondersteuning nodig.
De opdracht richt zich op het zelfstandig structureren, actualiseren en bewaken van de administratieve processen rondom de migratieplanning en bijbehorende communicatie. Hiermee wordt de projectleider Werkplek 2.0 ondersteund bij een tijdige en beheerste uitvoering van de uitrol.
Beoogd resultaat
De opdracht moet leiden tot:
- Actuele en onderling consistente migratieplanningen, draaiboeken en communicatiestukken.
- Tijdige verwerking en opvolging van reacties en wijzigingen rondom geplande migraties.
- Een actueel en bruikbaar overzicht van betrokken leidinggevenden, locaties en contactgegevens.
- Tijdige afstemming met leidinggevenden over komende migratiemomenten.
- Inzicht in openstaande acties, ontbrekende informatie, knelpunten en afwijkingen.
- Een gestructureerde en overdraagbare projectadministratie.
Taken
De opdrachtnemer bepaalt binnen de afgesproken projectkaders zelfstandig op welke wijze de resultaten worden gerealiseerd. Tot de opdracht behoren in ieder geval:
- Verwerken en beantwoorden van correspondentie over migratieplanningen.
- Verwerken van reacties en wijzigingen in planningen, draaiboeken en communicatiestukken.
- Verzamelen, controleren en actualiseren van gegevens van leidinggevenden en andere betrokkenen.
- Benaderen van leidinggevenden om de benodigde informatie voor aanstaande migraties tijdig beschikbaar te krijgen.
- Vastleggen en bewaken van afspraken, acties, besluiten en afhankelijkheden.
- Opstellen en onderhouden van voortgangs- en actielijsten.
- Signaleren van knelpunten en afwijkingen die gevolgen kunnen hebben voor de planning.
- Structureren en actueel houden van relevante projectdocumentatie.
Op te leveren resultaten
Gedurende de opdracht worden minimaal de volgende resultaten opgeleverd en onderhouden:
- Een actueel overzicht van migratieplanningen en bijbehorende acties.
- Actuele en onderling afgestemde draaiboeken en communicatiestukken.
- Een gecontroleerd overzicht van relevante leidinggevenden en contactpersonen.
- Een overzicht van openstaande reacties, knelpunten, afwijkingen en vervolgacties.
- Een periodieke voortgangsrapportage aan de programmamanager.
Deskundigheid
Voor een goede uitvoering van de opdracht beschikt de opdrachtnemer aantoonbaar over:
- Ervaring met projectmanagementondersteuning of vergelijkbare opdrachten.
- Ervaring met planning, projectadministratie en stakeholdercommunicatie.
- Ervaring binnen een dynamische project- of programmaomgeving.
- Goede kennis van Microsoft 365, in het bijzonder Outlook, Excel, Word en Teams.
- Bij voorkeur ervaring met ICT-projecten, migratietrajecten of grote organisaties.
- Het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen, acties te bewaken en resultaten op te leveren.
- Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
Omvang, locatie en looptijd
- Gemiddelde inzet: gemiddeld 24 uur per week.
- Startdatum: zo spoedig mogelijk.
- De opdracht wordt aangegaan voor de periode van 24 augustus tot en met 31 december, waarbij verlenging mogelijk is als de resultaten niet behaald zijn of het project wordt uitgebreid.
- Voor afstemming en toegang tot projectinformatie kan aanwezigheid op de Rijnstraat in Den Haag nodig zijn.
- Werkzaamheden kunnen daarnaast vanaf een door de opdrachtnemer gekozen locatie worden uitgevoerd, voor zover dit past binnen de geldende informatiebeveiligings- en privacyvoorwaarden.
- De opdrachtnemer stemt de aanwezigheid en beschikbaarheid af op de overeengekomen resultaten, migratieplanning en noodzakelijke overlegmomenten.
Uitvoering van de opdracht
De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig en voor eigen rekening en risico uit. De opdrachtgever stuurt op het overeengekomen resultaat, de projectkaders, kwaliteit en deadlines en niet op de wijze waarop de opdrachtnemer de werkzaamheden uitvoert.
Er is geen sprake van een arbeidsovereenkomst, hiërarchische aansturing of opname in de reguliere formatie. De opdrachtnemer is vrij om ook voor andere opdrachtgevers werkzaamheden te verrichten, mits dit de uitvoering van deze opdracht niet belemmert en geen belangenconflict oplevert.
De opdrachtnemer maakt waar mogelijk gebruik van eigen bedrijfsmiddelen. Wanneer toegang tot beveiligde COA-systemen of informatie dit vereist, kunnen door COA noodzakelijke middelen en autorisaties beschikbaar worden gesteld.
Vervanging door een aantoonbaar gelijkwaardig gekwalificeerde professional is mogelijk na voorafgaande afstemming, waarbij de opdrachtgever vervanging uitsluitend op objectieve gronden kan weigeren.
Beoordeling van de opdracht
De voortgang en kwaliteit worden periodiek beoordeeld aan de hand van:
- Actualiteit en volledigheid van de projectadministratie.
- Tijdige verwerking en opvolging van reacties en wijzigingen.
- Kwaliteit en consistentie van planningen, draaiboeken en communicatie.
- Tijdige signalering van risico’s en knelpunten.
- Bruikbaarheid en overdraagbaarheid van de opgeleverde resultaten.