Projectondersteuner Inkoop 2027

Aanvraagnummer: 4314
Organisatie: Gemeente Woerden
Locatie: Woerden
Uren per week: 24 uur
Tarief: €70 per uur
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: 2 maal 6 maand(en)
Sluitingsdatum: 16-10-2024 09:00

Organisatie
Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen. Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving centraal in het Groene Hart. De organisatie heeft een informele werksfeer en oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan. Meer informatie.

Opdracht
Deze opdracht wordt uitgevoerd voor Inkoop & Monitoring Utrecht West (I&M UW). I&M UW voert namens de samenwerkende gemeenten De Ronde Venen, Montfoort, Oudewater, Woerden en Stichtse Vecht de inkoop, monitoring en contractmanagement uit in het sociaal domein Wmo/jeugd. Wij voeren deze taak uit met 12 collega’s.

Projectondersteuner Inkoop 2027 - Onderdeel van het Projectteam Inkoop 2027
Als projectondersteuner ben jij een belangrijke schakel binnen het team en speel je een cruciale rol in het succes van de inkoopprojecten. Je maakt onderdeel uit van het projectteam Inkoop 2027 en wordt aangestuurd door de projectleider Inkoop 2027. Samen werken we aan de ontwikkeling en voortgang van de inkoopprojecten. Met jouw gestructureerde en proactieve aanpak draag je bij aan het soepel laten verlopen van de processen en help je het team om de doelen te bereiken.

Jouw taken:

• Ondersteuning bij projecten: Je ondersteunt het team I&M UW in de ontwikkeling van inkoopbeleid en de voorbereidingen voor nieuwe inkooptrajecten.
• Beheer van de inkoopmailbox: Je zorgt ervoor dat binnenkomende e-mails correct worden doorgezet en afgehandeld.
• Afspraken en vergaderingen plannen: Je plant efficiënt afspraken en meetings.
• Communicatie verzorgen: Je bent het aanspreekpunt voor communicatie rondom de inkoopprojecten.
• Organisatie van bijeenkomsten: Je plant, bereidt voor en organiseert vergaderingen.
• Verslaglegging: Je zorgt voor accurate verslaglegging tijdens overleggen.
• Termijnbewaking: Je houdt de deadlines van de projecten goed in de gaten.
• Algemene ondersteuning: Je biedt het team brede ondersteuning in verschillende taken.

Je ondersteunt graag collega’s en dankzij je communicatieve vaardigheden tref je altijd de juiste toon. Een dynamische werkomgeving geeft je energie, en je brengt structuur aan waar mogelijk. Nieuwe vraagstukken pak je proactief aan en je weet zelfstandig oplossingen te vinden. Met je uitstekende organisatorische vaardigheden zorg je voor zorgvuldige vastlegging van afspraken en kloppende verslagen. Zo draag je bij aan een efficiënte en goed georganiseerde werkomgeving.

Schets van de dagelijkse werkzaamheden

Een dag in deze functie is dynamisch en afwisselend, waarbij je voortdurend schakelt tussen verschillende taken en prioriteiten. Het vraagt een hoge mate van flexibiliteit en zelfstandig werken.

Je begint de dag vaak met het voorbereiden van een projectteam inkoop-overleg. Hierbij stel je de agenda op, zorg je dat documenten klaarstaan en regel je ruimtes of virtuele vergaderplekken. Tijdens het overleg noteer je de gemaakte afspraken en actiepunten, die je na afloop terugkoppelt aan het team. De verslaglegging en het bewaken van de acties zijn essentieel om het project in goede banen te leiden.

Gedurende de dag werk je samen met de projectleider inkoop en word je door andere leden van het projectteam ingeschakeld om taken op te pakken. Je organiseert externe meetings, beheert de inkoopmailbox en zet inkomende verzoeken door. Je behoudt overzicht in deze hectische omgeving en zorgt ervoor dat alles efficiënt verloopt.

Daarnaast ben je continu bezig met de termijnbewaking van de lopende projecten. Je houdt deadlines scherp in de gaten en helpt teamleden herinneren aan actiepunten.

Elke dag is anders, maar wat altijd hetzelfde blijft, is jouw vermogen om structuur aan te brengen in een dynamische omgeving en het projectteam te ondersteunen bij het behalen van de doelen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde hbo-opleiding
2. BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet je je eigen laptop en mobiel gebruiken
3. Aantoonbare werkervaring als projectondersteuner/projectcoördinator/projectassistent

Competenties:
Vermogen om structuur aan te brengen, diplomatiek, proactief, accuraat, samenwerken.

Functieschaal:
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8 (tarief ex BTW € 70,-). Deze functieschaal is verbonden aan de CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals:
1.

CV-eisen:
Maximaal 5 pagina’s, in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen:
Op woensdag ben jij, net als het gehele projectteam, aanwezig in Woerden. De invulling van de overige werkdagen vindt in overleg plaats.

Planning:
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op 23 oktober 2024 tussen 13.00 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op 22 oktober 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• Voor het uitvoeren van de opdracht is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Uitzend- en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden zoals gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
• Indien van toepassing, wordt een deel van de factuur op de G-rekening van de opdrachtnemer gestort.
• De gemeente Woerden faciliteert geen mobiele devices zoals laptops en telefoons.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 16 oktober 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.