Projectsecretaris

Opdracht

In juli 2024 hebben de gemeenteraden van Hilversum en Wijdemeren een principebesluit genomen tot samenvoeging van beide gemeenten. De komende periode wordt gewerkt aan een herindelingsontwerp, waarin de contouren van de nieuwe gemeente komen te staan. Voor dit project zijn de gemeenten per direct op zoek naar een projectsecretaris. In de rol van projectsecretaris ben je verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van dit project in de breedste zin van het woord.

Het grootste deel van de opdracht is om voor het totale project, in samenwerking met de (deel-)projectleiders en opdrachtgevers, structuur en overzicht te creëren en te behouden. Je bereidt projectoverleggen voor, maar denkt ook kritisch mee, brengt aandachtspunten in en adviseert. Een ander groot deel is het organiseren en faciliteren van werksessies en bijeenkomsten met inwoners, ondernemers en externe partijen. Je verzorgt de logistiek en denkt mee over de beste wijze van organiseren.

In de rol van programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor:

• Sparringspartner voor de projectleider: meedenken met/adviseren van de projectleider, knelpunten signaleren in processen, ontwikkelingen bijhouden en betrokkenen hierover informeren en adviseren;
• Overzicht en rapportage: zorgen voor overzicht in bijvoorbeeld voortgang. Verwerken van informatie in dashboards, visualisaties en of overzichten.
• Communicatie: adviseren en ondersteunen in de communicatie rond het project, verzorgen van mailings aan bewoners en andere betrokkenen/stakeholders.
• Plannen en organiseren van vergaderingen voor projectteam en projectleider: voorbereiden van agenda’s voor overleggen en vastleggen van actie- en besluitenlijsten;
• Voorbereiding ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces: maken van voorbladen, opzet van besluitvormingsstukken;
• Bewaken planning: zicht houden op de deadlines, herinneren van teamleden aan acties, overzicht houden op gemaakte afspraken;
• Administratie en archivering: aanmaken van verplichtingen, afhandelen van facturen, bijhouden van stukkenstroom in iBabs (programma waarmee de gemeente werkt) voor bestuurlijke overleggen; verzorgen van een goede archivering.
• Faciliteren en organiseren bijeenkomsten: voor bijeenkomsten met bewoners of grotere bijeenkomsten met collega’s.

Het projectteam, waar de (deel-)projectleiders en projectsecretaris onderdeel van uit maken, is divers samengesteld met zowel medewerkers van de gemeente Hilversum als medewerkers van de gemeente Wijdemeren. Daarnaast wordt het projectteam aangevuld door expertise vanuit o.a. communicatie en financiën.

Vereisten/ knock-outcriteria (te beoordelen door Flextender)

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Aantoonbare werkervaring met MS Office en MS-Teams (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv);
3. Aantoonbare werkervaring bij een overheidsinstelling;
4. Bereid om op locatie te werken 24 uur (Het is van belang dat de professional flexibel met de 24 uur per week om kan gaan. Bijvoorbeeld soms in een drukke week 28 uur per week en de andere week, wanneer het wat rustiger is, 20 uur per week);
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als projectsecretaris binnen een overheidsinstelling.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal wo master niveau (40 punten);
7. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als project- /programmasecretaris bij een gemeentelijke instelling (30 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren én voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten (15 punten);
9. Uiterlijk beschikbaar per maandag 16 september 2024 voor 24 uur per week (Het is van belang dat de professional flexibel met de 24 uur per week om kan gaan. Bijvoorbeeld soms in een drukke week 28 uur per week en de andere week, wanneer het wat rustiger is, 20 uur per week) (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals

1.

CV-eisen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 6 september 2025 tussen 09.00 uur en 13.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 4 september 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.