Projectsecretaris

Omschrijving afdeling
Deze opdracht wordt geïnitieerd door de directie Bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering is de onmisbare motor van de IND. De directie zorgt ervoor dat de IND als concern en de keten als geheel hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren.

De directie wil haar klanten (alle IND-collega's en vele ketenpartner-collega's) bedienen: snel, vakkundig en met een brede blik op het gebied van HR, financiën, control, LEAN, audit, risicomanagement en facilitaire voorzieningen. Dat betekent dat wij weten wat onze klanten nu maar ook in de toekomst nodig hebben, zodat we duurzame en toekomstbestendige (integrale) adviezen en diensten leveren.

Afdeling Human Resources
Deze afdeling draagt zorg voor het HR-beleid van de IND, de ondersteuning van het lijnmanagement in hun p-verantwoordelijkheid en de ondersteuning van medewerkers met opleidingen en coaching.

Deze afdeling is onderverdeeld in:

• IND Academie
• Beleid, Innovatie en Ontwikkeling, team Beleid
• Team HR Advies
• Team Werving, Selectie en Ondersteuning
• Team Management Informatie en Toegang
• Team Advies en Ondersteuning Medezeggenschap

Functieomschrijving
Rol projectsecretaris

• Ondersteuning, in de meest brede zin van het woord, van de projectleider
• Zorgt voor een geordende projectuitvoering en –administratie
• Beheren van een professioneel ingericht projectsecretariaat, mailbox, -dossiers en -archief
• Organiseren, voorbereiden, notuleren en deelnemen aan verschillende overleggen, zoals het stuurgroep- en projectgroepoverleg
• Plannen en organiseren van afspraken en overleggen voor en met de externe leverancier
• Bewaken van de uitvoering van genomen besluiten/ afgesproken acties en de planning
• Ondersteunen bij het opstellen, analyseren en verspreiden van voortgangsrapportages
• Beheren van project- en programmadossier (archiveren van projectdocumentatie)
• Advies geven over de opzet en uitvoering van het project
• Signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de projectleider

De organisatie
Het Inkoop Uitvoeringscentrum van Dienst Justitiële Inrichtingen is een uitvoeringsorganisatie onder het ministerie van Justitie en Veiligheid en zal deze Nadere offerteprocedure begeleiden. Het IUC is verantwoordelijk voor inkoopprocessen en mini-competities voor Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), het Nederlands Forensisch Instituut (NFI), Dienst Justis (DJ), Justitiële ICT Organisatie (JIO) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). De kernwaarden van het IUC zijn klantgerichtheid en professionaliteit.

De Opdrachtgever
Immigratie- en naturalisatiedienst (IND)
De IND is een agentschap van het Ministerie van Asiel en Migratie. Namens de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie voert de IND de Vreemdelingenwet en de Rijkswet op het Nederlanderschap uit. Dit betekent dat de IND alle verblijfsaanvragen beoordeelt van mensen die in Nederland willen wonen of Nederlander willen worden. Uitvoering van het vreemdelingenbeleid betekent ook effectief toezicht en zichtbare handhaving. De IND werkt met een aantal overheidsinstellingen samen om misbruik van procedures te voorkomen.

Voor de IND worden de inkooptrajecten centraal geregeld vanuit het IUC DJI. Voor meer informatie over IND kunt u terecht op www.ind.nl/nl/over-ons

Eisen

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde WO opleiding

Wensen

• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring als consultant
• Kandidaat heeft 3 jaar kennis van en ervaring met het werken aan projecten

Competenties

• Teamspeler
• Analyseren
• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Kandidaat past binnen de organisatie/groep

---