Projectsecretaris

Opdrachtomschrijving

Gemeente Rotterdam zoekt een Projectsecretaris voor Cluster Stadsontwikkeling. In deze rol ben je de rechterhand van de projectmanager en zorg je voor overzicht, structuur en beheersbaarheid binnen projecten in het ruimtelijk domein. Je ondersteunt de projectbeheersing, bewaakt besluitvorming en coördineert de relevante projectdocumentatie en overleggen.

Doel van de opdracht

Het doel van de opdracht is het ondersteunen van de projectmanager bij de besturing van projecten, met focus op de beheersaspecten Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit. Je draagt bij aan transparante besluitvorming, een ordelijke projectadministratie en een goed georganiseerd projectproces.

Taken en verantwoordelijkheden

• Opstellen van projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere besluitvormingsdocumenten.
• Toetsen van documenten op consistentie ten opzichte van eerdere besluitvorming.
• Opstellen van planningen voor het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces en het coördineren hiervan.
• Vormgeven aan het één ingang- en één uitgangprincipe voor bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
• Zelfstandig organiseren van relevante overleggen en bijeenkomsten, inclusief voorbereiding, planning en agendering.
• Zorgdragen voor verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en het beheren en monitoren daarvan.
• Overzicht houden over overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
• Actief deelnemen aan relevante overleggen en regelmatig afstemmen met de projectmanager over voortgang en eigen werkzaamheden.
• Actief kennis en informatie vergaren over relevante aspecten van het project.
• Bewaken van de projectvoortgang op de GROTICK-aspecten en hierover adviseren en rapporteren aan de projectmanager.
• Zelfstandig en actief onderhouden van contacten met externe bureaus en belanghebbenden.
• Gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren van betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over projectstatus en bijdragen.
• Optreden als actief relatiebeheerder binnen de clusters.

Resultaat & Planning

Looptijd: 12 maanden, met optie op 2 verlengingen van 6 maanden.

• Startdatum – Per direct, naar verwachting begin juni 2026.
• Uren per week – 32 tot 36 uur.
• Verificatiegesprek – Week 22.
• Geschatte gespreksduur – 30 tot 60 minuten.

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris in het ruimtelijk domein in de afgelopen 5 jaar, inclusief kennis en ervaring op het gebied van projectbeheersing en financiën.
• Je hebt kennis van en werkervaring met gemeentelijke werkprocessen, in het bijzonder bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen in het ruimtelijk domein.
• Je hebt werkervaring met het zelfstandig organiseren en plannen van overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Je hebt werkervaring met zelfstandig en actief relatiebeheer, binnen en buiten de eigen organisatie.
• Je bent in het bezit van een certificaat op het gebied van projectmanagement.
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office-applicaties zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.

Wensen

• Je hebt kennis van en werkervaring met het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming in het ruimtelijk domein binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners.
• Je hebt veranderkundige ervaring.

Voorwaarden

De opdracht vraagt om fysieke aanwezigheid; thuiswerken is voor een deel van de werkweek mogelijk, namelijk 1 à 2 dagen. De opdracht is voor 1 medewerker. De tariefrange bedraagt €75,00 tot €87,00. Alleen detachering is toegestaan; zzp en doorleenconstructies zijn niet toegestaan.

Over de organisatie

De afdeling Ruimte, Wonen & Milieu (RWM) bestaat uit circa 100 professionals en werkt aan ruimtelijke en programmatische strategieën voor Rotterdam. Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad en initieert en begeleidt ruimtelijke en economische investeringen. Binnen de organisatie staan samenwerking, talentontwikkeling, werkgeluk en diversiteit centraal.