Recordmanager LFI

Aanvraagnummer: 24848
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Rijksinstituut voor de Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
Locatie: Bilthoven - Utrecht
Uren per week: 24 per week
Tarief: 80 - 85 per uur
Duur van de opdracht: 12 maanden
Regio: Utrecht
Startdatum: 01-01-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 12-12-2025 12:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Let op: Het is niet uitgesloten dat de zittende kandidaat opnieuw wordt aangeboden.

Opdrachtomschrijving
Doel van de opdracht: Als Recordmanager LFI bij het RIVM speel je een cruciale rol in het optimaliseren van het informatiebeheer binnen de LFI. Enerzijds heb je een adviserende rol, tegelijkertijd geef je het traject inhoudelijk vorm en zoek je afstemming met je eigen team, collegae van andere onderdelen van het RIVM (zowel de LFI, als ook juridische zaken, kwaliteit, geoefendheid, privacy en IV), maar ook met onze kernpartners (GGD'en). Wetende dat er nog veel werk te verzetten is ligt de focus in jouw opdracht op de volgende drie aspecten:

Het goed inrichten en optimaliseren van informatiebeheer binnen de LFI (beleid, processen en gedrag) met focus op de opgeschaalde situatie. Producten als workshops/trainingen voor medewerkers LFI rollen hier o.a. uit voort.
Het duurzaam inrichten van de digitale samenwerkomgeving (Teams) om de samenwerking tussen LFI en externe kernpartners te faciliteren. Uitgangspunt is dat Teams een toekomstbestendige oplossing is waarbinnen voldaan wordt aan wet- en regelgeving (zoals Woo).
Het ontwikkelen van een informatiekwaliteitssysteem (IKS) waardoor het LFI inzicht krijgt in de staat van haar informatiehuishouding. Bij deze ontwikkeling richt je je op de opgeschaalde situatie en bouw je voort op bestaande en toekomstige inzichten uit de Covid periode, en borg je de specifieke afspraken en herzieningen in het IKS.
Implementeren van een traject voor het optimaliseren van het informatiebeheer binnen de LFI, o.b.v. interne en externe wet- en regelgeving, deze plotten op rollen binnen de LFI en samenwerkingspartners (zoals GGD) voor alle fases (koud, lauw, warm).
(Ontwikkelen en) beschikbaar stellen van training- en awareness workshops voor LFI collega's.
Toetsen en in lijn brengen van de RIVM-strategie voor de informatiehuishouding met die van de LFI.
In het kader van kwaliteit, samen met collega's van de LFI zorgdragen dat praktische en data-governance afspraken voor dossiervorming, informatie delen en opslag binnen de LFI worden vastgelegd én geborgd en compliant zijn, zowel voor de koude fase als in de opgeschaalde variant.
Afspraken maken met betrokken partijen (intern RIVM, VWS, GGD'en, leveranciers, etc.) over verantwoordelijkheden t.a.v. eigenaarschap over data en opslag, en borgen in een gedeelde documentatievoorziening.
Advies t.b.v. gebruik systemen binnen RIVM t.b.v. DMS en RMA t.b.v. toegankelijkheid, beschikbaarheid, gebruikersvriendelijkheid en opschaling.
Inrichten van een informatiekwaliteitssysteem. Je werkt vanuit de afdeling Duurzame Informatievoorziening dedicated voor het centrum LFI.

Achtergrond opdracht

De kerntaak van de Landelijke Functionaliteit opschaling Infecteziektenbestrijding (LFI) is om samen met haar partners de impact van de volgende pandemie op de volksgezondheid zo klein mogelijk te houden. Hiervoor moet de LFI in korte tijd kunnen opschalen. Vanuit de LFI wordt vanuit verschillende functies gewerkt aan de vormgeving van alle denkbare aspecten welke nodig zijn om die opschaling te kunnen realiseren, zowel intern bij het RIVM als extern bij de kernpartners zoals de GGD'en, waarbij kwaliteit en rechtmatigheid gewaarborgd is. Dit vereist transparante afspraken over rolverdeling, verantwoordelijkheden en uitvoeringsregels tussen VWS en het RIVM, specifiek voor de LFI tijdens de lauwe en warme fase (of andere crisissituaties). Alle informatie en informatiestromen binnen de LFI zijn primaire processen welke geborgd (moeten) worden via het LFI Informatiekwaliteitssysteem. Het onderliggende informatiemanagement platform (IV-infrastructuur) moet tijdens de warme fase 100% beschikbaar zijn en in staat zijn om toenemende volumes te verwerken zonder tijdverlies, en moet flexibel genoeg zijn om in te spelen op spontane behoeften. Momenteel is er, in het kader van informatiehuishouding, behoefte aan extra slagkracht om de activiteiten die middels een GAP-analyse zijn het einde

Eisen

Algemeen:
1.    Afgeronde HBO+ opleiding
2.    Opleiding en/of Certificeringen op het gebied van informatiemanagement of informatiekunde of gelijkwaardig
3.    Meerdere jaren ervaring als Recordmanager
4.    Kennis van Rijkskaders zoals Archiefwet en Woo
5.    Kennis van MS 365 platform
6.    Ervaring in het optreden als eerste aanspreekpunt, vraagbaak en vertegenwoordiger op het gebied van recordmanagement
7.    Ervaring regievoerder stakeholders
8.    Ervaring binnen de (Rijks)overheid
Specifiek:
1.    Ervaring met Recordmanagement
2.    Ervaring met uitvoering Archiefwet
3.    Ervaring met uitvoering Woo (wob)
4.    Ervaring met ISO en NEN framework

Wensen

Overige functiewensen:
1.    Passie voor het vakgebied
2.    Energieke persoonlijkheid
3.    Gevoel voor complexiteit en dynamiek van het vakgebied
4.    Interesse in RIVM thema’s

Competenties

Competenties:
1.    Analytisch Vermogen
2.    Adviseren
3.    Communicatievaardigheden
4.    Proactief en oplossingsgericht
5.    Nauwgezet en detailgericht.
6.    Samenwerkingsgericht
7.    Projectmanagement
8.    Flexibiliteit

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.