Secretaresse

Aanvraagnummer: 30682
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Port of Rotterdam
Locatie: World Port Center, Wilhelminakade 909 Rotterdam
Uren per week: 32 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 7,5 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 23-03-2026
Optie tot verlenging: Optie tot verlenging of overgang naar dienstverband bespreekbaar
Sluitingsdatum: 27-02-2026 09:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Het Havenbedrijf Rotterdam is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.
Ben jij de toekomstige Management Assistant die bijdraagt aan een haven van wereldklasse? Neem jij zelfstandig verantwoordelijkheid in het ondersteunen van twee managers van het MT Port Development? Ben jij samenwerkingsgericht en proactief en heb je affiniteit met de haven? Dan ben jij mogelijk binnenkort onze nieuwe collega bij Port Development!

Beschrijving afdeling:
Binnen het Havenbedrijf richt Port Development zich op de ontwikkeling van het havengebied. Dit omvat het vestigen van bedrijven en het realiseren van infrastructuur en vastgoed. Port Development voert hiertoe, samen met klanten en stakeholders, een groot aantal projecten uit waarmee doorgaans forse investeringen zijn gemoeid. Binnen Port Development werken professionals die zonder uitzondering nauw betrokken zijn bij de diverse projecten in de haven.

Wat ga je doen?
Je gaat aan de slag als Management Assistent van twee managers van het MT Port Development en hun teams. Beide managers zijn samenwerkingsgericht en geven jou veel vrijheid en zelfstandigheid in je werk. De teams van beide managers zullen ook regelmatig een beroep op je doen. Uiteraard altijd in overleg en met oog voor jouw werkdruk en werkplezier. Naast jou zijn er nog vier andere management assistenten.

Kerntaken
In de basis biedt je ondersteuning aan de managers van de afdeling:

Je beheert de agenda van de managers en leest de inkomende mails. Je weet hier op termijn zelfstandig je weg in te vinden en geeft waar passend opvolging aan mails of zet deze zelfstandig uit bij collega’s.
Je draagt zorg voor (digitale) ondertekening van overeenkomsten en contracten voor interne collega’s voor onze klanten. Wij werken met SignHost.
Je houdt het overzicht op alle lopende zaken en zorgt dat uitstaande acties tijdig worden opgevolgd.
De afdeling doet zo nu en dan een beroep op jouw vaardigheden om overleggen in te plannen met externe partijen. Met de nodige flair weet je deze snel en adequaat af te handelen en de bijkomende zaken zelfstandig te faciliteren (locatie boeken, aanmelden bezoekers, etc.). Daarnaast fungeer je als algemene vraagbaak voor de afdeling PD.
Binnen de afdeling PD worden diverse evenementen georganiseerd, waarbij een beroep op jouw organisatie talent kan worden gedaan.
Je draagt zorg dat brieven en overeenkomsten op deze juiste manier het juiste moment worden ondertekend.
Je bent secretaris van de Contractboard die iedere twee weken plaats vindt. Voor deze meetings organiseer je dat de te bespreken stukken op het juiste moment bij de juiste mensen zijn en maak je het verslag.
Je bent betrokken bij bedrijfsbrede verbetertrajecten binnen jouw vakgebied en denkt mee over het verbeteren van processen binnen de afdeling PD Support.
Je bent secretaris van het Q-team dat iedere zes weken de ruimtelijke kwaliteit van de projecten in de haven beoordeelt. Voor deze meetings organiseer je dat de te bespreken stukken op het juiste moment bij de juiste mensen zijn en maak je het verslag van de meeting.
Je bent beheerder van de afdelingscreditcard.

CV eisen Nederlands (standaard) - Het CV wordt in Word of PDF aangeleverd. Het CV dient volledig in het Nederlands te zijn. De werkervaring van de afgelopen 5 jaar is minimaal vermeld, evenals behaalde certificaten en afgeronde opleidingen.

Vereisten / Knock-out criteria

Kandidaat heeft minimaal 3-5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie.
Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met Microsoft Office.
Kandidaat heeft een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR (voor aanvullende informatie zie tekst veld arbeidsvoorwaarden)
Inschrijvingen waarin een ZZP'er wordt aangeboden (zowel rechtstreeks als via een tussenpartij) komen niet in aanmerking.
Mogelijkheid tot kosteloze overname / indiensttreding bij Opdrachtgever HBR na vooraf nader overeen te komen periode van inzet. Indien dit niet mogelijk is graag vermelden bij de aanbieding.

Gunningscriteria / Wensen

Kandidaat heeft relevante een MBO/HBO opleiding afgerond.
- (2 Punten)
- (0 Punten)
HbR hanteert voor deze aanvraag een richtlijntarief binnen een range van € 50,00 - € 60,00 per uur
- Het aangeboden tarief is lager dan de aangegeven bandbreedte (2 Punten)
- Het aangeboden tarief valt binnen de aangegeven bandbreedte (1 Punten)
- Het aangeboden tarief is hoger dan de aangegeven bandbreedte (0 Punten)
Kandidaat is beschikbaar voor een digitaal kennismakingsgesprek op 5 maart
- (1 Punten)
- (0 Punten)