Ga naar de inhoud 
Secretaresse operatie-afdeling op basis van detachering
Aanvraagnummer: 40783
Contractvorm: Detachering
Organisatie:
Locatie: Dordrecht
Uren per week: 32 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 7 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 01-06-2026
Optie tot verlenging:
Sluitingsdatum: 09-06-2026 00:00
LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.
Voor elke medewerker geldt een aantal algemene uitgangspunten en gedragsregels. Deze zijn terug te vinden op iProva.
Functiefamilie
Administratie, Automatisering en Staf
Kernfunctie
Secretaresse D
Kern van de functie
Het verrichten van secretariële en administratieve werkzaamheden en het bieden van een efficiënte en effectieve beheersmatige ondersteuning aan een afdeling. In geval van functievervulling binnen een zorgeenheid: bieden van secretariële en administratieve ondersteuning t.b.v. het (polikliniek)spreekuur/medisch secretariaat.
Plaats in de organisatie
Ontvangt leiding van het afdelingshoofd en - daar waar van toepassing - operationele richtlijnen en aanwijzingen van de medisch specialisten en andere zorgverleners.
Taakgebieden
1. Secretariële ondersteuning
2. Administratieve ondersteuning
Ook kan er sprake zijn van:
3. Spreekuurafhandeling
Uitwerking taakgebieden in kernactiviteiten
1. Secretariële ondersteuning
- Registreert en behandelt (binnen gemaakte afspraken) inkomende- en uitgaande telefoongesprekken en correspondentie.
- Ontvangt bezoekers, behandelt in- en uitgaand telefoonverkeer en handelt zaken zoveel mogelijk zelfstandig af en verwijst zo nodig door.
- Maakt afspraken en houdt agenda’s bij.
- Bewaakt overeengekomen termijnen van procedures en afspraken. Signaleert knelpunten en geeft deze aan bij de leidinggevende.
- Bereidt vergaderingen voor (planning, reservering van ruimten, catering, verzorgen van uitnodigingen, verzamelen en verzenden/verspreiden van stukken) en notuleert deze.
- Verwerkt (medische) concepten tot (medische) verslagen en verricht gevarieerde typewerkzaamheden.
- Er kan sprake zijn van het verrichten van (DBC/ DOT ) registraties aan de bron.
- Houdt administratieve gegevens bij, verwerkt mutaties en/of voert (patiënten) gegevens (verrichtingencodes) in diverse applicaties/registratiesystemen, onderhoudt deze en pleegt hierover in voorkomende gevallen overleg met relevante afdelingen binnen de organisatie.
- Stelt – op verzoek – standaard overzichten op.
- Verzamelt (patiënten)dossiers, (onderzoeks) gegevens- en resultaten en controleert deze op volledigheid en vult deze waar nodig aan.
- Verricht kopieer- en scanwerkzaamheden.
- Beheert het (afdelings)archief, draagt zorg voor een adequate archivering van stukken en zorgt periodiek voor opschoning.
- Participeert in het afdelingsoverleg.
- Bewaakt de voorraad (kantoor)artikelen/materialen en bestelt deze zo nodig op verzoek.
3. Spreekuurafhandeling
- Maakt, zowel telefonisch als digitaal, afspraken met patiënten in het geautomatiseerde planningssysteem voor spreekuren, waaronder trajectafspraken waarbij ook gepland wordt bij andere disciplines. Bewerkstelligt daarbij een zo adequate en correcte mogelijke optie(s) voor de patiënt en is daarbij verantwoordelijk voor een optimale continuïteit.
- Geeft - in opdracht van medisch specialist of overige zorgverleners – patiëntengegevens door aan derden (zowel in- als extern).
- Vraagt – op aanwijzing – (patiënten)gegevens/(aanvullende) onderzoeken op.
Functie-eisen / gezichtspunten
Kennis
Een opleiding (medische) secretaresse op MBO-niveau is vereist incl. typediploma en indien nodig het diploma medische terminologie. Beschikt over kennis van en ervaring met geautomatiseerde systemen en relevante softwarepakketten, evenals over kennis van de ziekenhuisorganisatie en specifieke specialisme in verband met het triëren van vragen van patiënten en het plannen van trajectafspraken. Wijzigingen in het vakgebied worden bijgehouden.
Zelfstandigheid
De werkzaamheden worden uitgevoerd conform richtlijnen en administratieve procedures, waarbij prioriteiten zijn bepaald. Voorkomende problemen worden zo veel mogelijk zelfstandig opgelost. Terugval is mogelijk op de leidinggevende en/of medisch specialist.
Sociale vaardigheden
Sociale vaardigheden, zoals tact, luistervaardigheid, geduld en duidelijk uitleggen zijn van belang in de gevarieerde in- en externe contacten, voor het verstrekken en achterhalen van informatie en voor het beantwoorden van vragen. Draagt hiermee bij aan een patiëntgerichte zorg.
Risico’s/verantwoordelijkheid/invloed
Materiële en immateriële schade kan optreden door het niet juist, niet tijdig of onvolledig geven van informatie of vastleggen van gegevens.
Uitdrukkingsvaardigheid
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is van belang bij achterhalen en verstrekken van informatie en bij het te woord staan en informeren van in- en externe contacten op gevarieerd niveau. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is van belang voor het opstellen van verslagen.
Bewegingsvaardigheid
Bewegingsvaardigheid is van belang voor het werken met een computer.
Oplettendheid
Het anticiperen op en het bewaken van de gang van zaken binnen de afdeling, waarbij veelvuldig verstoringen optreden (zoals derden die om informatie vragen) vereisen oplettendheid en nauwkeurigheid. De werkzaamheden zijn redelijk voorspelbaar. Oplettendheid is tevens geboden bij de grote diversiteit aan vaak op korte termijn op te lossen/uit te voeren werkzaamheden.
Overige functie-eisen
Het maken van afspraken vraagt geduld, volharding en doorzettingsvermogen. Eisen worden gesteld aan systematiek en ordelijkheid bij het beheren van administratieve gegevens. Het onderhouden van in en externe contacten stelt eisen aan voorkomen en gedrag. Het werken met en toegang hebben tot vertrouwelijke gegevens stelt eisen aan integriteit en betrouwbaarheid.
Vereisten / Knock-out criteria
- Er zijn voor deze opdracht geen specifieke Vereisten / Knock-out criteria gespecificeerd.
Gunningscriteria / Wensen
- Er zijn voor deze opdracht geen specifieke Gunningscriteria / Wensen gespecificeerd.