Senior adviseur Organisatieontwikkeling en Sturing

Opdrachtomschrijving

Het UMC Utrecht werkt toe naar een nieuwe organisatiestructuur per 1 januari 2027, gebaseerd op een matrixmodel waarin thema’s, centra en diensten geïntegreerd samenwerken. Voor de overgang naar deze nieuwe structuur is verdere concretisering van de sturing op de snijpunten tussen deze onderdelen noodzakelijk. De opdracht richt zich op het ontwerpen van het minimaal benodigde sturingsmodel dat ervoor zorgt dat de nieuwe matrixorganisatie vanaf de startdatum bestuurbaar en effectief functioneert.

Doel van de opdracht

Het doel is om een minimaal benodigd ontwerp voor sturing op de snijpunten tussen Thema’s, Centra en Diensten uit te werken. Daarbij moet duidelijk zijn welke onderwerpen op welk niveau worden besproken, welke overlegstructuur en ritmiek passend zijn, welke rollen en verantwoordelijkheden daarbij horen, welke stuurinformatie minimaal beschikbaar moet zijn en hoe bestaande initiatieven in samenhang worden verbonden.

De focus ligt op datgene wat minimaal noodzakelijk is om de matrixorganisatie per 1 januari 2027 bestuurbaar en effectief te laten functioneren.

Taken en verantwoordelijkheden

• Uitwerken van de bestaande besturings- en overlegstructuur tot een ontwerp voor sturing.
• Bepalen van het minimal viable product voor sturing per 1 januari 2027.
• In kaart brengen van overlegstructuren, rollen, verantwoordelijkheden, stuurinformatie en KPI’s die minimaal nodig zijn.
• Werken op basis van beschikbare documentatie, interviews met leidinggevenden en expertise van inhoudelijke experts.
• Toetsen in hoeverre het ontwerp aansluit bij de beoogde ontwikkelrichting van de matrixorganisatie.
• Signaleren van eventuele doorontwikkelopgaven na 1 januari 2027 en mogelijke strijdigheid met de gewenste toekomstige inrichting.
• Verwerken van feedback en toewerken naar een integraal en gedragen eindproduct.

Resultaat & Planning

Looptijd: De resultaten dienen uiterlijk 30 september 2026 te worden opgeleverd.

• Uiterlijk 1 september 2026 – Een bruikbare 90%-versie voor training van leidinggevenden.
• Laatste week van augustus 2026 – Consultatiemoment met kwartiermakers en directeuren als implementatie- en haalbaarheidstoets.
• Uiterlijk 30 september 2026 – Definitieve oplevering van de resultaten.

Eisen

• Aantoonbare ervaring met het ontwerpen en implementeren van besturingsmodellen in complexe organisaties.
• Ervaring met governance- en overlegstructuren binnen organisaties met meerdere managementlagen.
• Ervaring met het functioneren van een matrixorganisatie en de specifieke sturingsvraagstukken die daarbij optreden.
• Aantoonbare ervaring met planning- en controlcycli, performance management en stuurinformatie.
• Kennis van KPI-ontwikkeling, managementinformatie en de inrichting van stuurgesprekken.
• Ervaring met het realiseren van gedragen en praktische ontwerpen binnen complexe organisaties en binnen een beperkte doorlooptijd.
• De kandidaat toont bovengenoemde kennis en ervaring aan middels vergelijkbare opdrachten in de afgelopen vijf jaar; daarbij dient inzicht te worden gegeven in de rol van de kandidaat, de aard van de organisatie, de gerealiseerde resultaten en de eigen bijdrage aan het ontwerp en/of de implementatie van de besturing.
• De resultaten moeten evenwichtig aandacht besteden aan zorg, onderwijs en onderzoek, inclusief opleiden en valorisatie.

Wensen

• Sterke projectleiders- en procesbegeleidingsvaardigheden.
• Vermogen om bestaande initiatieven en perspectieven te verbinden tot één samenhangend ontwerp.
• Sterke analytische vaardigheden en het vermogen om complexe vraagstukken terug te brengen tot een praktisch toepasbaar ontwerp.
• Kennis en expertise van besturing binnen een zorgorganisatie.
• Ervaring met het inrichten van heldere, werkbare en gedragen sturings- en overlegafspraken binnen een matrixorganisatie.

Voorwaarden

De opdracht wordt uitgevoerd met een compacte werkgroep vanuit het UMC Utrecht, waarbij niet alle betrokkenen gedurende de looptijd continu beschikbaar zullen zijn. De aanpak dient pragmatisch en interactief te zijn, met voortbouw op reeds beschikbare producten en gemaakte ontwerpkeuzes. Tussentijdse toetsing met de werkgroep en relevante experts is onderdeel van de werkwijze.

Opdrachtgever verwacht een ontwerp dat bruikbaar is voor voorbereiding en training van leidinggevenden en dat aansluit op de implementatie per 1 januari 2027. De consultatie in de laatste week van augustus heeft nadrukkelijk het karakter van een haalbaarheidstoets en niet van een nieuwe ontwerp- of optimalisatieronde.

Over de organisatie

UMC Utrecht levert al bijna vierhonderd jaar een bijdrage aan gezondheid en zorg. Om deze rol ook in de toekomst te blijven vervullen, ontwikkelt de organisatie zich naar een toekomstgerichte en wendbare matrixstructuur. In deze structuur vormen thema’s de inhoudelijke missies, centra de operationele basis, snijpunten de plek waar zorg, onderzoek, onderwijs, innovatie en valorisatie samenkomen, en diensten de ondersteunende onderdelen.