Senior specialist Informatiehuishouding (Archiefwet)

Aanvraagnummer: 31301
Contractvorm: Detachering ZZP
Organisatie: Ferm Werk
Locatie:
Uren per week: 28 per week
Tarief: 105 per uur
Duur van de opdracht: 28,5 maanden
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 02-03-2026 09:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Ferm Werk
Wij zijn Ferm Werk. We helpen mensen om mee te doen in de samenleving. Dat doen we voor de gemeenten Woerden, Bodegraven-Reeuwijk, Montfoort en Oudewater. Wij voeren de Participatiewet, de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en de Wet Inburgering uit. Dat betekent dat we mensen helpen met een bijstandsuitkering, het vinden van werk en integratie in de samenleving. We geloven dat iedereen iets kan bijdragen. Daarom bieden we persoonlijke begeleiding. Samen met werkgevers en andere organisaties vullen we vacatures op een inclusieve manier in met gemotiveerde medewerkers. We denken in kansen en adviseren over regelingen en subsidies. Samen maken we meedoen mogelijk.

Opdracht
De Senior specialist Informatiehuishouding wordt tijdelijk ingezet binnen Ferm Werk, afdeling Bedrijfsvoering, team Informatievoorziening. De opdracht heeft een tijdelijk en projectmatig karakter en is gericht op het realiseren van de verbeterpunten die zijn vastgesteld door de archiefinspectie, met als doel het archiefbeheer van Ferm Werk aantoonbaar te verbeteren en toekomstbestendig in te richten.

De opdrachtnemer adviseert en ondersteunt bij de uitvoering van verbetermaatregelen en brengt structuur en overzicht aan in de aanpak. De opdracht is uitvoerend en adviserend van aard; er is geen sprake van beleidsvaststelling of hiërarchische aansturing.

De opdracht is gericht op:

Het aantoonbaar verbeteren van de informatiehuishouding conform Archiefwet en Wet open overheid (Woo);
Het realiseren van verbetermaatregelen naar aanleiding van de archiefinspectie;
Het structureel versterken en borgen van archief- en informatiebeheer binnen de organisatie;
Het formuleren van randvoorwaarden en aandachtspunten voor aansluiting op het Djuma-project (technische implementatie valt buiten scope).

Fasering van de opdracht
Fase 1 – Analyse en plan van aanpak (indicatie: ± 325 uur)

Actualiseren en concretiseren van het verbeterplan archiefbeheer;
Toetsing huidige situatie aan Archiefwet en Woo;
In kaart brengen van risico’s en prioriteiten;
Opstellen van een realistisch implementatieplan inclusief planning, capaciteit en middelen;
Formuleren van organisatorische randvoorwaarden voor aansluiting op het Djuma-project.

Oplevering uiterlijk: 1 juni 2026.

Fase 2 – Implementatie verbetermaatregelen (indicatie: ± 510 uur)

Begeleiden en uitvoeren van prioritaire verbetermaatregelen;
Structureren en optimaliseren van archief- en informatieprocessen;
Ondersteunen bij het wegwerken van achterstanden;
Borgen van rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen;
Afstemming met interne stakeholders en externe partijen (o.a. Regionaal Historisch Centrum).

Resultaat van de opdracht
De opdracht wordt als succesvol afgerond beschouwd wanneer:

Uiterlijk 1 juni 2026 een gedragen en bestuurlijk vastgesteld plan van aanpak is opgeleverd;
Prioritaire actiepunten aantoonbaar zijn uitgevoerd of in uitvoering zijn genomen;
Verbeteringen in structuur, kwaliteit en borging van informatiebeheer aantoonbaar zijn gerealiseerd;
Duidelijke randvoorwaarden zijn geformuleerd voor aansluiting op het aansluitende DMS (Djuma)-project.

Aansturing en afstemming
De inhoudelijke afstemming over de werkzaamheden vindt plaats met de door Ferm Werk aangewezen contactpersoon.
De opdrachtnemer bepaalt zelf de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd, binnen de afgesproken kaders en doelstellingen. Er is geen sprake van een gezagsverhouding; de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht.

Vereisten
1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of gemeenschappelijke regeling;
2. Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Wet open overheid (Woo) en gemeentelijke informatiehuishouding;
3. Aantoonbare werkervaring met archiefinspecties en het uitvoeren van verbeterplannen, benoem hiervan concrete voorbeelden;
4. Aantoonbare werkervaring met DMS/zaaksystemen in gemeentelijke context (zoals Djuma of vergelijkbaar).

Gunningscriteria
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als specialist Informatiehuishouding; (30 punten)
6. Aantoonbare werkervaring met het initieren van verbeter voorstellen binnen informatiehuishouding, benoem duidelijk voorbeelden van zelfstandig geïnitieerde verbeteringen; (25 punten)
7. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van een plan van aanpak en dit gefasseerd implementeren; (25 punten)
8. Aantoonbare werkervaring met resultaatgerichte aanpak waarbij impact binnen de organisatie centraal staat; (10 punten)
9. Een maximum uurtarief van € 105,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten. (10 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de door u aangeboden kandidaat voldoet aan het bovengenoemde profiel.

Competenties

Doorzettingsvermogen
Tactisch gedrag
Resultaatgericht werken
Samenwerken
Organiseren
Kritisch
Analyserend vermogen
Plannen en organiseren

Benodigd aantal professionals
1.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma, di, woe, do, vrij.
Is hybride werken mogelijk: Ja.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever worden op een later te bepalen moment gehouden. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd worden ontvangen hierover bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 2 maart 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.