Taskforcemanager Digitale Achterstanden

Opdrachtomschrijving

Beschrijving directie/dienst/afdeling:

Het team Advies Informatievoorziening is onderdeel van de afdeling Relatie- en informatiemanagement binnen het Dienstencentrum van het ministerie van Justitie en Veiligheid. We verzorgen de ondersteuning van het digitaal zaakgericht werken in het documentmanagementsysteem DigiJust (FileNet). Die ondersteuning doen we ook voor andere applicaties die gebruikt worden binnen onze informatiehuishouding.

We ondersteunen medewerkers bij de inzet van digitale voorzieningen bij:

• samenwerken
• digitaal vergaderen
• vinden van informatie
• elektronisch ondertekenen en gerelateerde processen. Gebruikers kunnen bij ons terecht met concrete vragen en voor instructies, maar ook voor advies om de informatiehuishouding beter op orde te krijgen. Daarnaast zijn onze recordmanagers verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van archiefwaardige informatie, zowel in papieren als digitale vorm. Wij bieden ondersteuning bij grote informatieverzoeken en bij archiefonderzoek.

Gevraagde werkzaamheden of prestatiedoelstelling

• Kandidaat is in staat om realistische ramingen te maken met betrekking tot budget, capaciteit en looptijd van de taskforce.
• Kandidaat is in staat om – in afstemming met de betreffende taakorganisaties – gerichte verbetertrajecten op te starten.
• Kandidaat is in staat om alle zaken te regelen die noodzakelijk zijn om vliegwieleffect in lijn te creëren en op termijn de resultaten te kunnen borgen in de lijn.
• Kandidaat is in staat om te bepalen welke capaciteit wanneer nodig is voor de taskforce (resourceplanning).
• Kandidaat is in staat om risico’s te identificeren, de impact hiervan te bepalen, te zorgen voor alternatieven en het nemen van maatregelen als deze het beoogde resultaat of de gedefinieerde doelen verstoren.
• Kandidaat is in staat om doelen, wensen en prioriteiten van stakeholders op te halen en gericht te sturen op de realisatie daarvan (onder andere middels zogeheten 8-quarter roadmaps).
• Kandidaat stelt de taskforcedoelen als ook de daaraan gelieerde resultaten centraal, weet overzicht te houden en kan het programmamanagement bondig en ter zake informeren over de stand van zaken (onder andere middels zogeheten Highlight Reports).
• Kandidaat is zich bewust van de dynamiek, processen en verschillende belangen binnen de betrokken in- en externe organisaties en partijen en stemt de aanpak hierop af.
• Kandidaat legt en onderhoudt contacten met relevante stakeholders, belanghebbenden en leveranciers, die zowel voor de eigen taskforce als de realisatie van de beoogde doelen relevant zijn.
• Kandidaat stelt voor zijn/haar taskforce een helder plan van aanpak op met daarin een overzicht van het portfolio van trajecten dat onder de taskforce vorm zal krijgen als ook een toelichting over hoe hij/zij vliegwieleffect denkt te kunnen ontwikkelen en hoe dit op termijn aan de lijn overgedragen kan worden.
• Kandidaat draagt zorg dat de trajecten die gestart worden onder de taskforce kwalitatief goed en binnen planning en budget uitgevoerd worden. Afronding van een dergelijk traject vindt plaats middels een protocol van oplevering.
• Kandidaat is verantwoordelijk voor de sturing, het management en de oplevering van de trajecten die onder de taskforce vorm moeten krijgen.
• Kandidaat kan in samenwerking met de JenV inkooporganisatie aanbestedingstrajecten en functionele uitvragen in de markt uitzetten, conform het inkoopbeleid van JenV.
• Kandidaat zorgt ervoor dat ICT/IV-gerelateerde trajecten passen binnen de architectuurkaders en in afstemming met het Architectuurforum vorm krijgen. Indien ICT/IV-gerelateerde trajecten moeten leiden tot een gemeenschappelijke voorziening voor de JenV-onderdelen dient dit traject vooraf altijd afgestemd te worden met de afdeling.
• Kandidaat heeft ervaring met een vergelijkbaar traject binnen JenV.
• Kandidaat draagt in 2026 opgedane kennis en ervaring over naar de lijnorganisatie van JenV.

Achtergrond opdracht

Sinds 1 januari 2026 is de Taskforce Digitale Achterstanden van het programma Open op Orde JenV overgeheveld naar het Dienstencentrum van het Bestuursdepartement. De opdracht van de huidige Taskforcemanager loopt op 31 maart af. Per 1 april zoekt het Dienstencentrum een opvolger van deze Taskforcemanager.

Eisen

• De kandidaat heeft hbo werk- en denkniveau.
• De kandidaat heeft minimaal vijf jaar ervaring als projectmanager of vergelijkbare functie.
• De kandidaat is in het bezit van certificaten van VHIC-tooling en automatische documentclassificatie tooling.
• Kandidaat is beschikbaar minimaal 32 uur en maximaal 36 uur per week.

Wensen

• Kandidaat heeft .... jaren werkervaring in digitale archiefachterstanden wegwerken.
• Kandidaat heeft ... jaren werkervaring in digitale archiefachterstanden wegwerken met taskforces in een programmastructuur.
• Kandidaat heeft affiniteit met digitale tools rondom geautomatiseerd metadateren.
• Kandidaat heeft .... jaren werkervaring met de applicatie RM-tool.

Competenties

• organisatie
• anticiperen
• creativiteit
• netwerken
• omgevingsbewustzijn

Aanvullende Informatie

Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De WKA heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en btw kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten percentage hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.

---