Teammanager Bedrijfsondersteuning- Interne Dienstverlening

Aanvraagnummer: 4386
Organisatie: Gemeente Hilversum
Locatie: Hilversum
Uren per week: 28 uur uur
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 8 maanden
Regio: Noord-Holland
Startdatum: 25-11-2024
Optie tot verlenging: 1 maal 6 maand(en)
Sluitingsdatum: 28-10-2024 09:00

LET OP! Opdrachten dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.

Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden, soms door samen te werken en soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspelen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd met ruim 600 collega’s die maatschappelijke betrokkenheid en ambitie omzetten naar concrete resultaten voor de stad. Het zijn collega's die bereid zijn de extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden, en die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Zij denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun rol binnen een politieke omgeving begrijpen.

Onze kernwaarden zijn:

• Vertrouwen – we vertrouwen op de oprechtheid van onze inwoners, ondernemers en partners en blijven alert op het voorkomen van misbruik.
• Eenvoud – we streven naar eenvoud en zorgvuldigheid in onze dienstverlening.
• Betrokkenheid – we zijn betrokken bij onze stad, inwoners, ondernemers en partners en maken hun wensen en plannen mogelijk.
• Professioneel – we verstaan ons vak, hebben inzicht in andere beleidsvelden, werken effectief samen, spreken elkaar aan en adviseren objectief en integraal.
• Inclusief – we sluiten niemand uit op basis van afkomst, geloof, voorkeur enz. en streven ernaar een afspiegeling te zijn van onze samenleving.
• Duurzaam – we streven naar duurzame oplossingen voor onze inwoners, stad en planeet.

Opdracht
Algemene omschrijving
Het team Bedrijfsondersteuning is een van de zes teams binnen de afdeling Interne Dienstverlening. Het team bestaat uit twee clusters: het Bestuurssecretariaat en het cluster Managementassistente. Het Bestuurssecretariaat ondersteunt het College van B&W en de directie, terwijl het cluster Managementassistente de 40 lijnmanagers van de vijf afdelingen ondersteunt. Als teammanager Bedrijfsondersteuning geef je leiding aan een team van ongeveer 20-25 collega’s binnen Interne Dienstverlening.

Dagelijks levert het team ondersteuning aan het management, de directie en het bestuur van de gemeente Hilversum. Ze fungeren als schakel tussen managers, medewerkers, de stad en ketenpartners. Met professionaliteit en gedrevenheid biedt het team oplossingen voor onder andere agendabeheer, documentenstroom, afdelingsactiviteiten, ondersteuning van de portefeuilleoverleggen, mailboxbeheer, notuleren en diverse administratieve taken.

Beide clusters werken nauw samen met andere onderdelen van de organisatie, zoals communicatie, bestuursondersteuning, de griffie en verschillende afdelingen en managers. Ook is er een sterke verbinding met de andere teams binnen de bedrijfsvoering, zoals Facilitair, Financiën en ICT. Bij de gemeente Hilversum werken we hybride, wat betekent dat je vanaf elke locatie kunt werken. Voor deze functie wordt verwacht dat je gemiddeld twee tot drie dagen per week op kantoor aanwezig bent.

Specifieke taken en verantwoordelijkheden

1. Proceseigenaar zijn van de processen bestuurssecretariaat en managementondersteuning;
2. Dagelijkse leidinggeven aan het team Bedrijfsondersteuning;
3. Definiëren en sturing geven aan de dienstverlening van het team;
4. Opstellen van het teamplan 2025 en genoemde veranderopgave;
5. Sturing geven aan de concern- en afdelingsdoelen en onze kernwaarden binnen het MT Interne Dienstverlening.

Veranderopgave 2024/2025
Het team levert al jaren haar centrale dienstverlening in een veranderende omgeving zoals organisatiewisselingen en digitalisering. In 2027 is er een mogelijke fusie met Wijdemeren. De diensten en werkverdeling door het cluster Managementassistente zijn herijkt, klantwensen van managers zijn opgenomen in de producten-dienstencatalogus MAS. Deze moet verder geïmplementeerd en bijgestuurd worden. Daarnaast moet in het eerste kwartaal van 2025 een gelijkvormige PDC komen voor de ondersteuning van directie en college.

In najaar 2024 wordt het proces voor bestuurlijke voorstellen herzien, inclusief een lean traject voor administratieve en secretariële ondersteuning. De teammanager moet dit verder implementeren.

De gevraagde teammanager Bedrijfsondersteuning geeft in 2025 sturing aan de verandering:

• Dagelijks zorgen voor een optimale bezetting, bewaken van werkdruk en ziekteverzuim, en bevorderen van samenwerking binnen het team.
• Collega's binnen het team willen zich verder ontwikkelen, de teammanager steunt in coaching, innovatietrajecten en opleidingen.
• Implementeren en bijsturen van de PDC Managementassistente, met als doel een toekomstbestendige taakuitvoering voor het cluster Directie en College.
• Adviseren over verbeteringen in het proces en dienstenpakket voor de ondersteuning van het College, waarbij de rol van het cluster Bestuurssecretariaat geoptimaliseerd wordt.
• Doorvoeren van efficiëntie- en procesverbeteringen binnen het team, inclusief het implementeren van de aanbevelingen uit het lean traject.
• Versterken van het team in (digitale) vaardigheden en kennis en het zichtbaarder maken van de concernkernwaarden in dienstverlening en gedrag.
• Stapsgewijs onderzoeken van mogelijkheden voor gezamenlijke ondersteuningsdiensten binnen het team in het kader van de fusie met Wijdemeren.

Vereisten / Knock-outcriteria
1. Minimaal een afgeronde opleiding op hbo-bachelorniveau;
2. Beschikbaar vanaf 25 november 2024 voor maximaal 28 uur per week;
3. Minimaal 3 jaar ervaring als teamleider/manager van 20-25 fte in de bedrijfsvoering binnen een gemeentelijke organisatie.

Gunningscriteria
5. Minimaal 4 jaar ervaring met personeelszorg, financiën en teamplannen als teamleider voor de secretariële ondersteuning (35 punten);
6. Ervaring met veranderprocessen binnen secretariële ondersteuning (minstens 2 voorbeelden op een aparte pagina);
7. Kennis van en ervaring met administratieve processen in de werkvelden zoals geschetst in de opdracht of in andere ondersteunende bedrijfsvoering.

Geef in uw cv duidelijk aan in hoeverre u/dat u voldoet aan het profiel.

Competenties
- Daadkracht en resultaatgerichtheid
- Overtuigingskracht
- Omgevingsbewustzijn
- People skills

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11 conform HR21. Deze schaal is verbonden aan de desbetreffende CAO inzake inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Ma – Di – Wo – Do (7x 4 uur), ten minste twee dagen op kantoor.

Planning
De gesprekken zijn op woensdag 7 november 2024 tussen 09.00 en 12.00. Kandidaten krijgen uiterlijk vrijdag 1 november een uitnodiging.

Overige informatie

• Een VOG is vereist. De kosten zijn verdisconteerd in het uurtarief.
• Geen reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer; wel voor werkgerelateerde afspraken.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. De opdracht vereist eigen mobiele telefoon en laptop.
• Indien van toepassing, registratie als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt conform Waadi.

De reactietermijn van deze aanvraag loopt tot maandag 28 oktober 2024 om 09:00 uur.