Waarnemend ambtelijk secretaris OR

Aanvraagnummer: 3503
Organisatie: Provincie Zeeland
Locatie: Provincie Zeeland
Uren per week: 20 uur uur
Tarief: Geen maximum
Regio: Zeeland
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: 1 maal 6 maand(en)
Sluitingsdatum: 30-08-2024 09:00

Opdracht
Omdat jij een sleutelrol wil spelen in de organisatie van de lokale medezeggenschap van onze OndernemingsRaad (OR).

De OR is sterk door eenheid in verscheidenheid, weet wat er speelt in de organisatie, is betrokken met collega’s en de organisatie en gaat de dialoog aan met de WOR-bestuurder. Zo draagt de OR bij aan een toekomstbestendige organisatie, waar collega’s werken aan maatschappelijk resultaat voor Zeeland. De OR behartigt de collectieve belangen van alle medewerkers werkzaam binnen de Provincie Zeeland. De zittingsperiode van de OR is 3 jaar. In april 2024 begint een nieuwe periode met een nieuw samengestelde OR. We zijn tijdelijk op zoek naar een waarnemend ambtelijk secretaris. 

Wat ga je doen
Je houdt van variatie en gaat aan de slag met wisselende taken; van operationele ondersteuning tot organisatorische taken en beleidsmatige vraagstukken. Wat je precies gaat doen als het organisatorische en ondersteunende brein voor de OR vertellen we je graag:

Je treedt op als facilitator
Je biedt administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard. Je bereidt de overleg- en OR-vergaderingen inhoudelijk voor en organiseert en faciliteert de bijeenkomsten. Je notuleert tijdens de vergaderingen en na afloop zorg je voor vastlegging, verspreiding van verslagen en je bewaakt de afhandeling van de actiepunten. Het afhandelen van correspondentie, archivering in het Zaaksysteem en agendabeheer in iBabs is ook jouw verantwoordelijkheid. Je verzorgt het introductieprogramma voor de nieuwe leden en faciliteert in de overdracht naar de nieuwe OR-periode.

Je treedt op als adviseur
Naast het optreden als facilitator geef je als waarnemend ambtelijk secretaris ook gevraagd en ongevraagd advies over procedures en prioritering van de te agenderen/behandelen onderwerpen. Je bent dus bij de pinken! Want jij signaleert en agendeert (proactief) gerelateerde ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en vertaalt deze naar de mogelijke gevolgen voor de OR en/of organisatie.

Welke stukken maak jij op? Met input van de OR-leden lever je een bijdrage aan het op te stellen van het OR-meerjarenplan inclusief het opleidingsplan. Je zorgt voor procesbegeleiding, ondersteuning en advisering bij de inhoudelijke meningsvorming bij de behandeling van onder meer advies- en instemmingsaanvragen.  Ook stel je preadviezen op en redigeer je aangeleverde teksten. Je geeft advies en begeleiding bij het opzetten en uitvoering geven aan de communicatie met de medewerkers.

Hoe
Je werkt uiteraard intensief samen met de OR-leden. Daarnaast ben je als ambtelijk secretaris veelal ook de linking pin tussen de OR en (adviseurs van) de WOR-bestuurder.

Wie ben jij

• Door jouw HBO werk- en denkniveau en met jouw aanvullende ervaring in een adviserende en ondersteunende functie en het schrijven van adviezen en beleidsnotities blink je uit;
• Je kunt inschatten welke ondersteuning voor de leden van een orgaan als de OR belangrijk is en je kunt omgaan met uiteenlopende belangen;
• Onmisbaar is jouw interesse in maatschappelijke ontwikkelingen en arbeidssituaties.

Verder ben jij iemand die initiatief neemt, een verbinder die de samenwerking wil bevorderen en beschikt over verandervermogen en een portie organisatietalent? Ben je daarnaast analytisch aangelegd en beschik je over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden? Dan gaan we graag met jou in gesprek.

Inhoudelijk opdrachtgeverschap is belegd bij de voorzitter van de OR (als vertegenwoordiger van het Dagelijks Bestuur).

Als ambtelijk secretaris ben je geen formeel OR-lid is. Bij deze rol hoort dat je je – net als de OR-leden – houdt aan de geheimhoudingsplicht (artikel 20, lid 2 WOR) en je geniet bescherming tegen benadeling (artikel 21 WOR). Daarnaast heb je recht op alle voorzieningen die de OR krijgt (artikel 17 WOR). 

Wat bieden we:
Het gaat om een tijdelijke opdracht voor 20 uur per week. Start uiterlijk per 1 oktober tot eind 2024 (mogelijkheid tot tijdelijke verlenging). De functie is gewaardeerd in schaal 9/10 (afhankelijk van ervaring).

Vereisten / Kock-outcriteria
1. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen als ambtelijk secretaris en of secretaris;
2. BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen laptop en mobiel;
3. Uiterlijk beschikbaar per 1 oktober 2024 voor minimaal 20 uur per week;

Gunningscriteria
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als ambtelijk secretaris (50 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met het adviseren van bestuurders (50 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

- Goede redactionele en communicatieve vaardigheden;
- Sterk in plannen en organiseren (van zowel eigen werk als sturen op het werk van andere;
- Accuraat, pragmatisch, proactief, zelfstandig, flexibel;
- In staat om taken binnen gestelde tijdslijnen af te ronden;
- Sterk gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
- Interesse in politieke en maatschappelijke ontwikkelingen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9/10 (afhankelijk van ervaring). Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 4 september 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 3 september 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 30 augustus 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.