Medewerker Personeelsadministratie

Aanvraagnummer: 3580
Organisatie: Gemeente Pijnacker-Nootdorp
Locatie: Pijnacker-Nootdorp
Uren per week: 24 uur
Tarief: Geen maximum
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: Zo spoedig mogelijk
Optie tot verlenging: 2 maal 2 maand(en)
Sluitingsdatum: 06-09-2024 09:00

Organisatie
De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

De afdeling Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat het bestuur, management en medewerkers van gemeentelijke organisatie goed worden ondersteund en geadviseerd op het gebied van Financiën, Control, Inkoop, Juridische Zaken en Personeel & Organisatie.

De vacature valt onder het team P&O van de afdeling Bedrijfsvoering. Het team P&O bestaat uit 10 personen en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van HRM beleid en adviseert het management hierover, neemt deel aan of is trekker van verandertrajecten binnen de organisatie en voert de personeels- en salarisadministratie.

Opdracht
Als medewerker Personeelsadministratie regel je alle administratieve zaken die met de medewerkers van de gemeente te maken hebben en weet je alle taken snel en accuraat af te handelen. Je beheert en optimaliseert de personeelsadministratie van de gemeente, samen met je collega-medewerkers van de personeels- en salarisadministratie.
Je kunt denken aan de volgende werkzaamheden die je zal kunnen gaan uitvoeren:

• Het uitvoeren van het volledige administratieve proces m.b.t. in- door en uitstroom van medewerkers, stagiairs en inhuurkrachten;
• Opstellen van arbeidsovereenkomsten en brieven m.b.t. de arbeidsvoorwaarden;
• Invoeren van de persoonsgegevens in het salarissysteem;
• Beantwoorden van vragen en uitleg geven over personele regelingen;
• Het opschonen van onze algemene schijf en werkvoorraad in Teams;
• Het controleren en verwerken van Individueel Keuzebudget en Persoonlijk Gezondheids budget aanvragen in Motion;
• Het verwerken van aanvragen in Topdesk;
• Digitaal archiveren en beheren van de (personeels-)dossiers;
• Je houdt formulieren en interne P&O-handleidingen up-to-date.

Als medewerker personeelsadministratie krijg je een divers takenpakket en vind je het leuk om nieuwe taken op te pakken. We zoeken een leergierige nieuwe collega die zaken gestructureerd aanpakt. De kwaliteit van je werk kenmerkt zich door accuraat werken te koppelen aan het constant bezig zijn met de vraag van de klanten van P&O. Op drukke momenten ben je flexibel en stressbestendig.

Vereisten / kock-outcriteria
1. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
2. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
3. De beroepsaansprakelijkheidsverzekering en de aansprakelijkheidsverzekering bedrijven biedt qua verzekerde hoedanigheid, inhoudelijk dekking aan minimaal de opdrachtwaarde van de opdracht.
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als medewerker Personeelsadministratie
5. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;

Gunningscriteria (weging)
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als medewerker Personeelsadministratie (25 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als medewerker Personeelsadministratie bij een gemeente (35 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met Motion en Motion Pro, benoem waar dit is opgedaan (15 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met het zaaksysteem Onegave (15 punten);
10. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Microsoft Office , benoem waar dit is opgedaan (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet.

Competenties

• Communicatief vaardig in woord en geschrift;
• Proactieve houding;
• Accuraat;
• Teamspeler;
• Klantgericht

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria 
Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie CV’s 
Kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
Pijnacker-Nootdorp beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De gemeente Pijnacker-Nootdorp behoudt zich het recht de opdracht niet te gunnen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 10 september 2024 van 10.00 tot 11.30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 9 september 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
- De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.
- ‘Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)’.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 6 september 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.