Adoptie-communicatie specialist

Aanvraagnummer: 3604
Organisatie: Provincie Utrecht
Locatie: Provincie Utrecht
Uren per week: 24 uur
Tarief: €90 per uur
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: 2 maal 6 maand(en)
Sluitingsdatum: 10-09-2024 09:00

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

De Directie Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie (BIO) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten. 

Uitdaging 
De provincie Utrecht voert stapsgewijs de maatregelen in om te kunnen voldoen aan de Wet open overheid. Hierbij is het op orde brengen van de informatiehuishouding een onderdeel. Medewerkers van de provincie Utrecht moeten goed worden begeleid en ondersteund bij deze andere manier van werken.  

De implementatie van de Wet open overheid gebeurt met behulp van trainingsmateriaal, webinars, intranet-artikelen en ondersteuning door een Woo-coach.

De implementatie en adoptie van de Wet open overheid kent een aantal stappen. Zo vindt er een intake plaats met de teamleider/projectleider/proceseigenaar. In dit gesprek wordt er gekeken naar de wensen en behoeften van de eindgebruikers. Op basis van dit gesprek wordt een plan van aanpak gemaakt. De basis hiervan zijn de processen die met de key-users worden geanalyseerd en waar nodig aangepast. Per onderdeel zal een training worden ontwikkeld. Deze training bestaat voor een deel uit praktische ondersteuning. Tijdens de training wordt ook stil gestaan bij de veranderende manier van werken. 

Wat ga je doen?

Je bent onderdeel van het Project Open Overheid. Met de andere communicatieadviseurs kun je sparren en profiteren van de overkoepelende communicatie van Provincie Utrecht. Jouw aandachtsgebied is een transparante overheid. Voor je dagelijks werk heb je een rol binnen het projectteam waar we samenwerken aan de ambities voor Utrecht. Jij werkt samen met de andere communicatieadviseur binnen het Project Open Overheid. Jouw focus ligt op de adoptie van de Wet open overheid binnen alle domeinen, teams en thema’s binnen de provincie.

Dit worden jouw belangrijkste taken:

Je werkt aan een communicatie- en participatiestrategie van de Wet open overheid en vertaalt de aanpak naar participatie- en communicatieactiviteiten. Ook pak je de uitvoering van deze aanpak op waarin jij de koers bepaalt voor communicatie en participatie. Je weet op een enthousiaste manier de medewerker mee te nemen in de veranderingen die deze nieuwe wet met zich meebrengt.

Je werkt bij de uitvoering soms samen met een extern (vormgevers- of advies)bureau. Je kunt begrippen als informatiehuishouding, procesverandering en het pseudonimiseren van documenten goed vertalen naar begrijpelijke communicatie.

Daarnaast begeleid je campagnes en organiseer/begeleid je bijeenkomsten voor de diverse doelgroepen binnen de Provincie Utrecht. Je geeft hierdoor verdere invulling aan onze communicatiecampagne Open overheid, op weg naar een transparantie overheid,

Wie zoeken wij?

Je hebt ervaring met het opstellen van communicatie- en adoptiestrategieën. Doelgroepgericht werken kent voor jou geen geheimen. Je hebt ervaring met complexe projecten waarin meerdere partners met verschillende achtergronden samenwerken.

Je kunt begrijpelijk communiceren en inleven in anderen is jouw natuur. Het omzetten van een technisch functionele beschrijving naar een begrijpelijke gebruikershandleiding die uitnodigt tot het gebruikt van de functionaliteit, is voor jou geen moeite.

Je bent prettig assertief en gaat graag oplossings- en resultaatgericht te werk.

Bovenal zoeken wij een enthousiaste en benaderbare collega die samen met ons deze opgave wil oppakken! Een Teamplayer!

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau in de richting van communicatie;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met adoptie-communicatie binnen een organisatie met meer dan 500 medewerkers (zet dit duidelijk in het cv);

Gunningscriteria
3. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring met adoptie-communicatie; (50 punten)
4. Uurtarief maximaal €90,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon- werkverkeer; (20 punten)
5. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van communicatie- en adoptiestrategieën; (30 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Functiewensen (gespreksronde) 

1. Persoonlijke eigenschappen 300/200/100/0 
2. Je bent analytisch sterk met een praktische instelling, oplossingsgericht en hebt een grote mate van zelfstandigheid;
3. Je bent bevlogen, betrokken, loyaal en behulpzaam;
4. Je bent verantwoordelijk, integer en eerlijk;
5. Je bent een teamspeler en kunt tegen een bureaucratisch stootje.
6. Vaardigheden                                200/100/50/0 
7. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
8. Je werkt gestructureerd, gedisciplineerd en enthousiasmerend;
9. Je hebt een zelf startend vermogen en je beschikt over de nodige geduld en veerkracht;
10. Je onderkent meerdere wegen naar Rome: als A niet werkt verzin je een B.
11. Kennis                                                200/100/50/0 
12. Je hebt kennis van en analytisch inzicht in bedrijfsprocessen en de informatiebehoefte;
13. Je bent bekend met het politieke landschap en procesmanagement van overheden of grote organisaties en snapt de impact van bedrijfsapplicaties op belangrijke administratieve, logistieke en politieke processen.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op 16 of 17 september 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 10 september, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.