Aanvraagnummer: 3806
Organisatie: Gemeente Zutphen
Locatie: Zutphen
Uren per week: 28
Tarief: €65 per uur
Duur van de opdracht: 3 maanden
Regio: Gelderland
Startdatum: 01-10-2024
Optie tot verlenging: Ja
Sluitingsdatum: 23-09-2024 23:59
LET OP! Opdrachten dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.
Deel deze opdracht
Opdracht omschrijving
De gemeente Zutphen is een gemeente vol beweging en ambities. Kijk op Zutphen.nl voor meer informatie.
Wat ga je doen?
Binnen team Documentair Informatie Beheer(DIB) ga je als informatiebeheerder aan de slag met de registratie van centraal binnenkomende informatiestromen (o.a. post en e-mail), zodanig dat de archivering bij de start al goed geborgd is en de zaken/documenten aan het juiste zaaktype en daarmee de juiste (groep) medewerkers gekoppeld worden. De werkzaamheden betreffen o.a.:
-
Selecteren ingekomen post en e-mail.
- Registreren van nieuwe zaken.
- Registreren van aanvullende documenten bij een zaak.
- Beheren van de algemene email van de gemeente Epe en registreren wat nodig is.
- Versturen ontvangstbevestigingen.
- Ondersteunen waar nodig bij het uitvoeren van kwaliteitscontroles op het digitale archief binnen informatiesystemen, zoals bijv. controle juist gebruik van zaaktypen, controle volledigheid etc.
- Beantwoording van vragen uit de organisatie over digitaal archiveren of het terugvinden van informatie in digitale archieven in informatiesystemen.
- Proactief geven van informatie, uitleg/instructie en ondersteuning aan gebruikers omtrent digitale archivering in informatiesystemen
- Beantwoording van vragen uit de organisatie over digitaal archiveren of het terugvinden van informatie in digitale archieven in informatiesystemen.
- Proactief geven van informatie, uitleg/instructie en ondersteuning aan gebruikers omtrent digitale archivering in informatiesystemen.
- Begeleiden van medewerkers in digitaal archiveren in informatiesystemen.
Verantwoordelijkheden
Je bent mede verantwoordelijk voor het registratieproces van binnen komende informatiestromen zoals email en fysieke post in ons zaaksysteem
Je beschikt over:
- Je beschikt minimaal over een afgeronde MBO-opleiding, SOD1 of LARM met ervaring (minimaal 3 jaar) in de rol van informatiebeheerder of DIV medewerker;
- Je beschikt over ruime kennis en ervaring met het registreren van post/email e.d. binnen gemeentelijke processen in een zaaksysteem, kennis van zaaksysteem.nl(xxllnc) is een pré .
Verder verwachten we het volgende van je:
- Kwaliteitsgerichtheid: Je stelt hoge eisen aan kwaliteit van producten en diensten en handelt daarnaar.
- Klantgericht: je onderzoekt de wensen en behoeften van (zowel interne als externe) klanten en handelt hiernaar, stelt de medewerker centraal zonder het eigen organisatie belang tekort te doen.
- Communicatieve vaardigheden: je bent in staat om medewerkers klantvriendelijk te woord te staan, mee te nemen in de digitale ontwikkeling en duidelijk instructies/uitleg te geven.
- Plannen en organiseren: je stelt doelen en prioriteiten en bepaalt de vereiste acties, tijd en middelen om deze doelen te realiseren en plaatst deze activiteiten in de juiste volgorde en tijd.
Beschikbaarheid
De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 oktober tot en met 31-12-2024 voor minimaal 28 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Overige eisen
U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.
Je hebt minimaal 3 jaar recente werkervaring op het gebied van informatiebeheer bij voorkeur bij een gemeentelijke overheid.
Je hebt MBO werk- en denkniveau.
Je bent in bezit van een VOG, gemeente Zutphen kan na gunning een VOG opvragen. Dit criterium is een eis. Een toelichting is verplicht.
Je dient de rechtsgeldig vertegenwoordiger (naam + functie) aan te geven in je inschrijving (indien geen sprake is van een ZZP’ er). Upload hier een uittreksel KvK, inclusief BTW nummer, IBAN en e-mail adres voor facturen.
Gunningscriteria
Gewicht van prijs : 40 %
Gewicht van kwaliteit : 60 %
Top
Op basis van de beste kwaliteit-prijsverhouding (BKPV) wordt de top van kandidaten samengesteld. Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd. In het geval er uit de gesprekken geen geschikte kandidaat naar voren komt, worden de volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot de selectie is voltooid.
De BKPV komt als volgt tot stand:
prijs score = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100
, maar nooit lager dan 0
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )
Gunningscriteria Kwaliteit
35 %Onderstaande blijkt uit uw motivatiebrief: De mate waarin je aantoonbare werkervaring hebt in de registratie van informatiestroming in een zaaksysteem
40 %Onderstaande blijkt uit uw motivatiebrief: De mate waarin je aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring hebt als informatiebeheerder/medewerker DIV.
25 %Onderstaande blijkt uit uw motivatiebrief: De mate waarin je in teamverband kunt werken en daarbij met je competenties en voldoende inhoudelijke kennis een meerwaarde bent.
Gunningscriterium Prijs
Maximaal: € 65,00
Competenties te toetsen in interviewfase
1. De gevraagde competenties worden getoetst tijdens de interviewfase.
Interviewfase
De gevraagde competenties worden getoetst tijdens de interviewfase.
Beschrijving (uitleg)
Uitsluitend de Externen die na een schriftelijke beoordeling van de Offertes in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen worden uitgenodigd voor een interview.
Indien na de schriftelijke beoordeling van de Offertes blijkt dat er meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zal de score op (sub)gunningcriterium kwaliteit van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.
Indien ook in dat geval meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zal het (sub)gunningcriterium prijs van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.
Indien ook in dat geval meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen alle betrokken Externen worden uitgenodigd voor een interview.
De interviews zullen plaatsvinden op 26 september 2024. Gelieve hier rekening mee te houden.
