Aanvraagnummer: 5057
Organisatie: Gemeente Katwijk
Locatie: Katwijk aan Zee
Uren per week: gemiddeld 24
Tarief: €150 per uur
Duur van de opdracht: 5 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 05-12-2024
Optie tot verlenging: Max 2 x 3 maanden
Sluitingsdatum: 22-11-2024 09:00
LET OP! Opdrachten dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.
Deel deze opdracht
Opdracht omschrijving
Gemeente Katwijk heeft besloten om Microsoft Dynamics Project Operations Lite (POL) te implementeren om de efficiëntie en effectiviteit van hun projectbeheer te verbeteren. De eerste fase van de implementatie richt zich op de clusters Projecten Porgramma's en Opgaven (PPO), Planmatig beheer en GOV. In latere fases zal de uitrol plaatsvinden over de overige afdelingen.
Ter voorbereiding is een Assessment Sprint uitgevoerd en een plan van aanpak voor een implementatie opgesteld. Deze Assessment Sprint heeft geleid tot een gedetailleerd overzicht van de eisen en wensen van Gemeente Katwijk. Op basis van deze eisen en wensen is een plan van aanpak opgesteld dat de basis vormt voor de implementatie.
De doelstelling van de implementatie van POL is om de bedrijfsprocessen van Gemeente Katwijk te optimaliseren en te stroomlijnen. Dit omvat onder andere het verbeteren van de urenregistratie en capaciteitsplanning, financiën binnen projecten, kredieten en investeringen en managementrapportages. Voor de urenregistratie wordt TIM Enterprise gebruikt, terwijl Key2Finance wordt ingezet voor de financiën . Vanuit POL zullen er koppelingen met deze systemen gemaakt worden om een naadloze werking te garanderen.
Gemeente Katwijk wil een omgeving op maat laten inrichten om aan de gebruikers te demonstreren hoe POL specifiek voor hun organisatie zal werken. Dit omvat het configureren van POL om te voldoen aan de unieke behoeften en processen van de gemeente. Een demo na het doorlopen van de Assessment Sprint heeft aangetoond dat dit mogelijk is.
De implementatie van POL vereist samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen, waaronder IT, financiën en projectadvies. Het project zal worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de betrokken stakeholders om ervoor te zorgen dat de implementatie soepel verloopt en aan alle eisen en verwachtingen wordt voldaan.
Op te leveren projectresultaten:
Betrouwbare real-time managementinformatie
- POL genereert real-time dashboards met actuele gegevens over projectvoortgang, financiële status en capaciteitsgebruik.
- Binnen drie maanden na de livegang moet 95% van de managementinformatie op basis van POL gegenereerd worden, zonder aanvullende handmatige correcties.
- Dit sluit aan bij de behoefte aan betrouwbare en actuele informatie binnen de organisatie.
- De implementatie van POL omvat een meerfasige uitrol en testfase om de real-time gegevens nauwkeurig te maken.
- Dit moet bereikt worden binnen drie maanden na de livegang in mei 2025.
Efficiëntie in urenregistratie
- POL zorgt ervoor dat geboekte uren automatisch worden geëxporteerd naar TIM, wat dubbele invoer voorkomt.
- 100% van de geboekte uren moet zonder dubbele invoer in zowel POL als TIM beschikbaar zijn.
- Dit verlaagt handmatige inspanningen en reduceert invoerfouten, wat efficiëntie verhoogt.
- Het systeem ondersteunt automatische koppelingen naar de bronapplicaties TIM en Key2.
- Dit resultaat moet bij de livegang in mei 2025 gerealiseerd zijn.
Tijdsbesparing bij rapportages
- POL reduceert de tijd die nodig is voor het opstellen van rapportages door geautomatiseerde en gestroomlijnde gegevensverzameling.
- Na implementatie moet de tijd die besteed wordt aan het opstellen van kwartaalrapportages met 30% verminderen ten opzichte van de huidige situatie.
- De tijdsbesparing maakt het voor medewerkers mogelijk zich te richten op andere kwalitatieve taken, wat door de organisatie wordt ondersteund.
- Gezien de huidige tijdsbelasting bij handmatige rapportage is deze reductie haalbaar met een geautomatiseerd systeem.
- Dit moet binnen zes maanden na de livegang in mei 2025 meetbaar zijn.
Verbeterde verantwoordelijkheid en eigenaarschap
- POL legt eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor projecten vast door middel van logging.
- Binnen zes maanden moet in minimaal 90% van de projecten eigenaarschap correct en volledig geregistreerd zijn.
- Het vergroot de transparantie en bevordert teamproductiviteit, wat breed geaccepteerd is.
- Door training van key-users en duidelijke procedures is dit een haalbaar resultaat.
- Dit moet binnen zes maanden na implementatie in december 2025 gerealiseerd zijn.
Verantwoordelijkheden
De applicatie consultant richt zich specifiek op het functionele en technische aspect van Microsoft Dynamics Project Operations Lite (POL). In samenwerking met de lead consultant en het projectteam speelt de applicatie consultant een sleutelrol bij het inrichten, configureren en optimaliseren van POL. De belangrijkste taken zijn onder andere:
- Inrichten en configureren van POL: Configureren van POL om deze af te stemmen op de bedrijfsprocessen van de klant.
- Analyse en advies over bedrijfsprocessen: Analyseren van de huidige bedrijfsprocessen en voorstellen van verbeteringen.
- Configureren van specifieke modules of functionaliteiten: Verantwoordelijk voor specifieke modules zoals CRM, Productenboek Projecten of HR.
- Oplossen van technische en functionele problemen: Identificeren en oplossen van technische problemen of vragen van gebruikers.
- Documentatie en kennisoverdracht: Opstellen van gedetailleerde documentatie over de configuratie en werking van POL.
- Ondersteuning bij testen: Voorbereiden en uitvoeren van systeemtests, integratietests en gebruikersacceptatietests (UAT).
- Opleiding van eindgebruikers: Geven van trainingen en ondersteunen van gebruikers bij het leren werken met POL.
- Nazorg en ondersteuning na de implementatie: Bieden van ondersteuning na de livegang van POL.
- Samenwerking met technische teams: Nauw samenwerken met technische teams om ervoor te zorgen dat de technische infrastructuur goed functioneert.
Beschikbaarheid
De kandidaat is inzetbaar vanaf medio december 2024 tot en met medio mei 2025 voor gemiddeld 24 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de start- en einddatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Kwaliteit (eisen)
U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe.
'Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.
Welk type overeenkomst is op de kandidaat van toepassing? (Overeenkomst inhuur arbeidskrachten, tussenkomst ZZP’er of (modelovereenkomst) met ZZP’er?)
Wie is tekenbevoegd (naam en functie)?
Microsoft Certificering PL-200 en minimaal één MB2-certificering.
Prijs (eisen)
Maximaal: € 150,00
Gunningscriteria
Gewicht van prijs : 30 %
Gewicht van kwaliteit : 70 %
Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de top van kandidaten samengesteld. Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd. In het geval er uit de gesprekken geen geschikte kandidaat naar voren komt, worden de volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot de selectie is voltooid.
De EMVI komt als volgt tot stand:
prijs score = 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )
Gunningscriteria (wensen)
30 %Minimaal 3 jaar ervaring als applicatie consultant met implementaties van projectensoftware.
30 %Aantoonbare ervaring met de implementatie van projectsoftware bij minimaal 3 (middel)grote organisaties (>250 medewerkers).
20 %Minimaal 3 jaar ervaring met het implementeren van Microsoft 365CE processen.
20 %Aantoonbare werkervaring met het realiseren van integraties in minimaal 3 projecten.
Competenties te toetsen in interviewfase
- Analytisch vermogen : Deze rol vereist een sterk analytisch vermogen om complexe bedrijfsprocessen te begrijpen, problemen te identificeren en effectieve oplossingen te ontwikkelen. Dit omvat het vermogen om gegevens te analyseren, trends te herkennen en strategische beslissingen te nemen op basis van deze inzichten.
- Communicatievaardigheden : Uitstekende communicatievaardigheden zijn cruciaal voor het effectief overbrengen van ideeën, het leiden van workshops, het geven van trainingen en het onderhouden van relaties met stakeholders. Dit omvat zowel mondelinge als schriftelijke communicatie, evenals het vermogen om technische informatie op een begrijpelijke manier uit te leggen aan niet-technische stakeholders.
- Projectmanagement : Deze functie vereist sterke projectmanagementvaardigheden om projecten op tijd en binnen budget af te ronden. Dit omvat het plannen, organiseren en beheren van middelen, het coördineren van teams en het bewaken van de voortgang van het project. Ervaring met projectmanagementmethodologieën zoals Agile of PRINCE2 is een pluspunt.
- Probleemoplossend vermogen : Het vermogen om snel en effectief problemen op te lossen is essentieel voor beide rollen. Dit omvat het identificeren van de oorzaak van problemen, het ontwikkelen van oplossingen en het implementeren van deze oplossingen op een manier die minimale verstoring van de bedrijfsprocessen veroorzaakt.
Het interview
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen.
De cv’s worden beoordeeld op de Kwaliteit (eisen) die hierboven zijn benoemd in de (offerte)aanvraag. Dit zijn de minimumeisen/knock-outcriteria. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor stap 2. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.
Stap 2: Selectie van cv’s
Bij stap 2 worden de punten/percentage(s) toegekend. Per gunningscriterium (wens) staat de (maximaal) te behalen score/percentage aangegeven. Indien aan alle “Gunningscriteria (wensen)” wordt voldaan zal de totaal te behalen score (100%) worden gegeven. Als er een bepaalde wens niet (geheel) voldoet zal er voor die wens geen (volledige) score worden toegekend. Het voldoen aan de wens(en) moet duidelijk uit het cv blijken.
Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de top van kandidaten samengesteld. De tien (10) kandidaten die het beste scoren worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.
Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:
- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De opdrachtgever streeft ernaar drie (3) kandidaten uit te nodigen voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.
Stap 4: Interview
In het interview wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het interview wordt gevoerd door twee of meerdere vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.
De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de gemeente Katwijk het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.
Opdrachtgever behoudt het recht om (de opdracht) niet te gunnen.
