Aanvraagnummer: 3018
Organisatie: Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden
Locatie: Veiligheids Gezondheidsregio Gelderland-Midden
Uren per week: 28 tot 32 uur
Tarief: €85 per uur
Regio: Gelderland
Startdatum: 15-08-2024
Optie tot verlenging: 4x maximaal 3 maanden
Sluitingsdatum: 04-08-2024 23:59
Deel deze opdracht
Opdracht omschrijving
Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week aan publieke veiligheid en gezondheid. Wij zijn de Brandweer, GGD, Ambulancezorg, GHOR en Veilig Thuis in de regio Gelderland Midden en staan 24/7 klaar voor onze ruim 700.000 inwoners uit de 15 gemeenten. www.vggm.nl .
Wat ga je voor ons doen?
Als beleidsondersteuner bestuurssecretariaat heb je een belangrijke rol in het ondersteunen van onze organisatie en het faciliteren van onze bestuursprocessen. De ondersteuning en facilitering ziet o.a. toe op de planning en verslaglegging van vergaderingen, het (proactief) bewaken van de kwaliteit en tijdigheid van vergaderstukken tot aan het vinger aan de pols houden van de voortgang van verschillende dossiers.
Er wordt binnen afzienbare tijd binnen de nieuw in te richten afdeling Strategie & Control een team samengesteld dat zal bestaan uit een mix van staf ondersteuners, waar jij een belangrijke rol in en voor vervult.
De interviews voor deze opdracht zullen plaatsvinden op woensdag 7 augustus 2024. Gelieve hier rekening mee te houden.
Expliciet willen wij vermelden dat we deze opdracht ook als reguliere vacature vanuit onze organisatie is gepubliceerd. Vanwege de urgentie lopen deze procedures gelijktijdig om meer zekerheid te hebben voor het invullen van de functie. Op basis van kwaliteit en snelheid van starten van de kandidaat zal een keuze worden gemaakt. VGGM behoudt zich dus het recht voor de opdracht niet te gunnen.
Verantwoordelijkheden
Als beleidsondersteuner bestuurssecretariaat ga je de bestuurs- en directiesecretaris ondersteunen bij de planning en verslaglegging van vergaderingen van bestuur, directie en management. Jouw zorgvuldige aanpak zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun kernactiviteiten.
Je verzorgt de tijdige totstandkoming en bewaakt tevens de kwaliteit van de vergaderstukken voor het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur. Hierdoor kunnen vergaderingen efficiënt en doelgericht verlopen.
Je bewaakt de voortgang van de bestuursagenda en de jaaragenda van de directie en het concernmanagement en legt ook de besluiten die hieruit voortkomen, vast. Dit stelt hen in staat zich te concentreren op hun kerntaken, wetende dat ze niets over het hoofd zullen zien.
Verder attendeer je proactief directie- en managementteamleden op gemaakte afspraken en signaleer je de voortgang van inhoudelijke dossiers. Je maakt project-, werk- en vergaderdossiers aan en beheert deze (pro)actief.
Je bent mede verantwoordelijk voor de organisatie van evenementen/congressen en draagt zorg voor de benodigde faciliteiten en accommodaties.
Je verricht beleidsondersteunende activiteiten en stelt notities op over inhoudelijke processen.
Als laatste heb je ook coördinerende taken op het secretariële en logistieke vlak en verzorg je de notulen van vergaderingen.
Beschikbaarheid
Je bent inzetbaar voor 3 maanden voor 28 tot 32 uur gemiddeld per week. De ingangsdatum van de opdracht dient te liggen tussen 15 en 25 augustus 2024. De inhuuropdracht kan, onder gelijkblijvende voorwaarden, optioneel worden verlengd (4x maximaal 3 maanden). De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Overige eisen
Je voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. NB. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dien je, indien van toepassing, bij alle eisen en gunningscriteria kwaliteit de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar alleen het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en de gunningscriteria kwaliteit zal leiden tot uitsluiting.
Je beschikt aantoonbaar over een hbo diploma bestuurskunde of een vergelijkbaar diploma. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.
Je hebt aantoonbaar in de periode 2021-heden relevante werkervaring opgedaan bij een Veiligheidsregio of vergelijkbare organisatie in het domein van de publieke veiligheid en gezondheid. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in de toelichting de ervaring waaruit blijkt dat je aan de eis voldoet.
Je hebt recent, in de periode 2021-heden, aantoonbaar minimaal een jaar ervaring opgedaan als (beleids)ondersteuner van een bestuurssecretariaat. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in de toelichting de ervaring waaruit blijkt dat je aan de eis voldoet. Beschrijf concreet het soort werkzaamheden en de periode waarin je deze uitgevoerd hebt.
Je dient in het bezit te zijn VOG, profiel 45. Wanneer je in aanmerking komt voor de opdracht, dien je een kopie van de VOG te overleggen.
Gunningscriteria
Gewicht van prijs : 30 %
Gewicht van kwaliteit : 70 %
Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de top van kandidaten samengesteld. Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd. In het geval er uit de gesprekken geen geschikte kandidaat naar voren komt, worden de volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot de selectie is voltooid.
De EMVI komt als volgt tot stand:
prijs score = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100 , maar nooit lager dan 0
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )
Gunningscriteria Kwaliteit
25 %Je beschikt aantoonbaar over ervaring in het ondersteunen van de bestuurs- en directiesecretaris met betrekking tot de planning en verslaglegging van vergaderingen. Aan te tonen met praktijkvoorbeelden en toelichting wat deze ondersteuning concreet inhield, aan wie je deze ondersteuning hebt gegeven en waaraan jouw ondersteuning heeft bijgedragen. Uit de beantwoording op deze vraag blijkt dat je veel ervaring hebt 5 punten. Voldoende ervaring 3 punten. Weinig ervaring 1 punten en geen ervaring 0 punten.
25 %Je beschikt aantoonbaar over recente ervaring in het bewaken van de voortgang van de bestuursagenda en de jaaragenda van directie en concernmanagement inclusief het vastleggen van de daaruit voortkomende besluiten. Aan te tonen met praktijkvoorbeelden, geef concreet aan wat is gedaan en welke uitdagingen zijn opgelost. Uit de beantwoording op deze vraag blijkt dat je veel ervaring hebt 5 punten. Voldoende ervaring 3 punten. Weinig ervaring 1 punten en geen ervaring 0 punten.
25 %Je beschikt aantoonbaar over recente ervaring in het proactief directie- en managementleden attenderen en signaleren op gemaakte afspraken. Aan te tonen met praktijkvoorbeelden, geef concreet aan wat is gedaan en welke uitdagingen zijn opgelost. Uit de beantwoording op deze vraag blijkt dat je veel ervaring hebt 5 punten. Voldoende ervaring 3 punten. Weinig ervaring 1 punten en geen ervaring 0 punten.
25 %Je hebt een heldere motivatie om deze opdracht uit te voeren. Wij vinden het belangrijk te horen waarom deze opdracht jou aanspreekt en wat jij hieraan kunt bijdragen. Wat zijn jouw belangrijke eigenschappen die deze opdracht tot een succes maken? - Volledig en heldere motivatie, specifiek gemaakt voor VGGM (5 punten) - Motivatie is deels volledig en helder (2 punten) - Motivatie is onvolledig en onduidelijk (0 punten)
Gunningscriterium Prijs
Maximaal: € 85,00
Competenties te toetsen in interviewfase
De volgende competenties zijn van toepassing in de interviewfase:
1. Bestuurlijke en organisatiesensitiviteit
2. Analytisch en praktisch
3. Mondelingen en schriftelijke communicatie
4. Zorgvuldig werken en samenwerken
5. Prioriteit stellen en overzicht behouden
Je wordt per competentie beoordeeld. Bij elke competentie wordt de volgende beoordeling aangehouden:
- Voldoet (nagenoeg) volledig aan competentie - 10 punten
- Voldoet voldoende aan competentie - 5 punten
- Voldoet (bijna) niet aan competentie - 0 punten
De som van de score per competentie leidt tot de eindscore.
Interviewfase
Uitsluitend de kandidaten die na een schriftelijke beoordeling van de Offertes in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen worden uitgenodigd voor een interview.
Indien in het geval meer dan 3 kandidaten in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen alle betrokken kandidaten worden uitgenodigd voor een interview.
De score uit de schriftelijke beoordeling maakt in principe geen onderdeel uit van de score die leidt tot het voornemen tot gunning. Iedere bij de interviewfase betrokken kandidaat begint in principe weer bij nul en heeft in de interviewfase gelijke kansen.
In de voorgaande alinea wordt de term “in principe” gebruikt, aangezien VGGM zich uitdrukkelijk het recht voorbehoudt om een kandidaat tijdens het interview vragen te stellen over het voldoen aan de eisen en over de antwoorden die kandidaat heeft gegeven op de verschillende kwalitatieve (sub)gunningscriteria.
Indien VGGM van mening is dat de kandidaat op basis van de antwoorden op voorgenoemde vragen een vertekend beeld heeft gegeven van zijn ervaring/kwaliteiten en aldus feitelijk niet aan de eisen voldoet dan wel een zodanige lagere score op de kwalitatieve (sub)gunningcriteria had dienen te krijgen, dat hij op basis van hetgeen in de Offerteaanvraag daaromtrent is vermeld, niet had mogen worden uitgenodigd voor de interviewfase, zal VGGM de kandidaat uitsluiten van gunning van de Opdracht.
In dat geval heeft VGGM het recht maar niet de verplichting om een andere kandidaat uit te nodigen voor een interview, die na wijziging van de rangorde daarvoor in aanmerking zou komen. Ook bij het afzeggen van het interview door de kandidaat heeft VGGM het recht maar niet de verplichting om een volgende kandidaat uit te nodigen.
VGGM heeft tevens de mogelijkheid, indien uit de interviews geen geschikte kandidaat naar voren komt, om de volgende kandidaat op de rangorde uit te nodigen voor een interview
De interviews worden uitgevoerd door medewerkers van VGGM. Deze personen beoordelen elke kandidaat op gelijke wijze op basis van de hierboven genoemde persoonlijke competenties. De beoordeling van het interview leidt tot de rangorde die bepaalt welke kandidaat het voornemen tot gunning ontvangt. Deze kandidaat heeft uiteindelijk de beste prijs-/kwaliteitsverhouding en komt daarmee in aanmerking voor voorlopige gunning van de Opdracht. Indien in de Opdracht een inhuurbehoefte van meer dan 1 persoon wordt gevraagd worden de best scorende kandidaten uit de interviewfase geselecteerd.
