Aanvraagnummer: 6046
Organisatie: FUMO
Locatie: Grou
Uren per week: 32-36
Tarief: €60 - €80 per uur
Duur van de opdracht: 5 maanden
Regio: Friesland
Startdatum: 13-01-2025
Optie tot verlenging: Ja
Sluitingsdatum: 2-1-2025 16:00
LET OP! Opdrachten dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.
Deel deze opdracht
Opdracht omschrijving
De FUMO (Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing) is de omgevingsdienst van Fryslân. Vanuit het kantoor in Grou werken enthousiaste professionals dagelijks met ambitie en bevlogenheid voor onze deelnemers: de 18 Friese gemeenten, de provincie Fryslân en Wetterskip Fryslân. Wij leveren een bijdrage aan een veilige en schone leefomgeving in Fryslân. We beschermen en bewaken onze leefomgeving voor de huidige en toekomstige generaties. Daarbij zoeken we continu naar de balans tussen milieu en economie. De FUMO verzorgt de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhavingstaken op het gebied van milieu, natuur en ruimtelijke ordening. Daarnaast verleent de FUMO specialistisch advies op het gebied van licht, geluid, trillingen, lucht, geur, bodem, energie, externe veiligheid en juridische zaken.
De afdeling Bedrijfsvoering bestaat is verdeeld over de disciplines P&O, Finance & Control, I&A en Archief, Facilitaire Zaken, Secretariaat & Frontoffice, Communicatie en Beleidsondersteuning & Advies. Samen ondersteunen en faciliteren zij het management en de afdelingen binnen de FUMO.
Voor de tijdelijke vervanging van het cluster secretariële ondersteuning, zijn we op zoek naar een nieuwe collega Bestuursondersteuner.
Verantwoordelijkheden
Je gaat het Managementteam- (MT), Dagelijks bestuur- (DB) en Algemeen bestuursvergaderingen organiseren en faciliteren in overleg met de verschillende voorzitters. Daarnaast vallen onderstaande taken onder deze functie:
- Het inhoudelijk en procesmatig sturen op de voorbereiding van het MT, DB en AB-vergaderingen en het in het oog houden van het gewenste niveau van besluitvorming;
- Het ondersteunen en adviseren van de directeur en het bestuur bij relevante vraagstukken en zelf of in coproductie met anderen schrijven van voorstellen m.b.t. deze onderwerpen;
- Het bewaken van de rolverdeling, overleggen en het bewaken en borgen van de governance;
- Het ondersteunen van het MT door het verzorgen van verslaglegging van de vergadering (voorbereiden en verspreiden van de agenda, verslaglegging, bewaken voortgang acties);
- Het verzorgen van de algemene communicatie rondom de besluiten van het MT binnen de organisatie;
- Het onderhouden en signaleren van de acties benoemd in de microplanning;
- Het verzorgen van een correcte archivering en borgen van de publicatie van documenten;
- Het inventariseren van agendapunten voor DB en AB, bewaken van tijdige aanlevering van documenten, mede in relatie tot overeengekomen planning (waaronder P&C-cyclus);
- Het ondersteunen van het DB en AB door het verzorgen van verslaglegging van de vergadering (voorbereiden en verspreiden van de agenda, verslaglegging, bewaken voortgang acties);
- Je hebt een pro-actieve rol binnen het cluster secretariële ondersteuning en jouw kennis en know-how brengt dit cluster op een hoger plan.
Beschikbaarheid
De kandidaat is inzetbaar vanaf 13 januari 2025 tot en met 30 juni 2025 voor 32-36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Kwaliteit (eisen)
U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.
Minimaal 5 jaar werkervaring als bestuursondersteuner binnen een soortgelijke dynamische omgeving.
Relevante opleiding op mbo/hbo-niveau.
Prijs (eisen)
Minimaal: € 60,00
Maximaal: € 80,00
Gunningscriteria
Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de top van kandidaten samengesteld. Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd. In het geval er uit de gesprekken geen geschikte kandidaat naar voren komt, worden de volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot de selectie is voltooid.
De EMVI komt als volgt tot stand:
prijs score = 100 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) * ( 100 / ( hoogste prijs - laagste prijs ) ) )
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )
Gunningscriteria (wensen)
25 %Aantoonbare werkervaring als Bestuursondersteuner binnen overheidsorganisaties
25 %Je hebt ervaring met het agendabeheer van complexe vergaderingen
25 %Je hebt gedegen kennis van Microsoft Office en hebt ervaring met het programma iBabs
25 %Je treedt op als vraagbaak voor jouw collega's op het Directiesecretariaat
Het interview
Als Inschrijver in de top 3 is geëindigd, ontvangt inschrijver een uitnodiging voor het interview. Tijdens het interview wordt een verificatie gedaan op basis van de aangeboden offerte. Als de verificatie positief is wordt de kandidaat beoordeeld op basis van criteria. De criteria zijn hieronder te raadplegen ter voorbereiding op het interview. Bij de terugkoppeling op de offertes (gunningsbeslissing) worden de resultaten bekendgemaakt in deze applicatie.
