Contractmanager

Onze vastgoedportefeuille is veelzijdig en de huisvestingsopgave, inclusief de bijbehorende fysieke beveiliging (FB), is groot. Hoe zorgen we voor betere veiligheid, realistische maakbaarheid binnen de budgetten die daarvoor beschikbaar zijn. Het kwartier FB is verantwoordelijk voor het toekomstbehendig borgen van fysieke beveiliging binnen de politie. Hierbij zal worden gewerkt vanuit een genetwerkt team. Dit betekent dat gebruik gemaakt gaat worden van diverse organisatieonderdelen, waarbij het kwartier FB de regie voert op de processen, waaronder contractmanagement. Voor deze opdracht zoeken wij een enthousiaste en gedreven landelijke contractmanager. Als landelijk contractmanager fysieke beveiliging beheer je de contracten vanuit het team beheer van de sector huisvesting met betrekking tot fysieke beveiliging. Denk aan contracten voor toegangscontrole, video surveillance systems, intercom, inbraak e.d. Het jaarlijkse financiële contractvolume van de contracten die jij onder je hoede hebt loopt op tot in de miljoenen.

De aanvraag staat open voor alle aanbieders, zowel detacheringsbureau's als ZZP-ers worden uitgenodigd om te reageren.

Bij deze aanvraag gaat het om een werkrelatie op basis van een resultaatgerichte opdrachtdefinitie. De uitvoering vindt plaats vanuit van de vakinhoudelijke professionaliteit, zelfstandigheid, kennis en vaardigheden (expertise) van de kandidaat. Er is geen sprake van inzet op basis een arbeidsverhouding en dient ook niet als zodanig te worden aangemerkt. De opdracht start op het moment dat de kandidaat start en de opdracht stopt op het moment dat het resultaat door de politie goedgekeurd is (decharge). Tussentijds evaluatie zal periodiek en in afstemming plaatsvinden. De aanvraag staat open voor alle aanbieders, zowel detacheringsbureau's als ZZP-ers worden uitgenodigd om te reageren.

Voor deze opdracht is een BO+ van toepassing. Een positief besluit is een vereiste voor het uitvoeren van deze opdracht.

Je voert met ‘jouw’ leveranciers tactisch overleg en maakt met hen afspraken over ontwikkeling en verbetering van de dienstverlening. Voor de leveranciers en de functioneel beheer teams ben jij hun eerste escalatieniveau, in geval van hardnekkige knelpunten of meningsverschillen. In die rol straal jij rust en autoriteit uit. Je lost de knelpunten niet op vóór je collega’s of leveranciers, maar mét hen. Je coacht en begeleidt en je draagt jouw kennis en ervaring aan hen over. Je rapporteert aan één van de coördinatoren van het team beheer en aan de producten- en dienstenmanager van ‘jouw’ contracten. Voor nieuwe aanbestedingen ben jij materiedeskundige en ondersteun je, o.a. bij de beoordeling van de ingediende offertes. Je adviseert over (vroegtijdige) contractbeëindiging en over de verlenging van de duur van bestaande contracten. Ook adviseer je aan de producten en dienstenmanager over de toepassing van bonussen en/of malussen. In jouw functie krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om regie te voeren over je werkzaamheden: jij neemt je eigen beslissingen, je prioriteert o.b.v. urgentie en je hakt knopen door in geval van knelpunten of tegenstrijdige belangen. Jij maakt zelf keuzes over wat er moet gebeuren en wie je moet betrekken om resultaten en doelen te behalen. Uiteraard kun je rekenen op ondersteuning door medewerkers en management.

We verwachten dat je gedurende de opdracht de volgende doelen realiseert:

• Gedurende de opdracht breng je de SLA voor onderhoud en beheer in werking.
• Je zorgt voor de inrichting van processen rond de samenwerking met de leveranciers en de gebruiker op het gebied van data gestuurd beheren en beveiligen. Deze worden tijdens het verificatiegesprek inhoudelijk besproken.

De opdracht houdt in dat je samenwerkt in ketens met leveranciers, producten- en dienstenmanagers, functioneel beheerders, applicatie beheerders, projectleiders en adviseurs planmatig onderhoud. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor de levering van de best passende dienstverlening. Je monitort de kwaliteit van de samenwerkingsketen en je signaleert en adviseert over verbetermogelijkheden, en begeleidt de implementatie. Hierbij werk je ook intensief samen met het lopende programma fysieke toegangsbeveiliging welke momenteel de Rijkspas binnen de politie uitrolt. Je bent verantwoordelijk voor de regie over de uitnutting van de overeenkomsten. Je ondersteunt inkopers en acteert op tactisch niveau. Jouw focuspunten zijn:

• Rechtmatigheid;
• Aantoonbaar voldoen aan (wettelijke) onderhoudsverplichtingen;
• Actuele, correcte en volledige administratie van uitgevoerd onderhoud in het FMIS Planon;
• First time right als gevolg van complete en duidelijke inkoopopdrachten; facturatie- en betaaltermijnen;
• Gerealiseerde versus gebudgetteerde bestedingen;
• Gebruikersgemak en -tevredenheid;
• Periodiek analyseer je de prestaties van leveranciers en de totale opdrachtwaarde.

Je gaat werken in een dynamische omgeving samen met ruim 200 professionals. Jouw belangrijkste stakeholders zijn regionale contractmanagers, en producten- en dienstenmanagers van de dienst verwerving en vertegenwoordigers van de gebruikers van ‘jouw’ contracten. Je formele standplaats is Rotterdam, Zwolle of Eindhoven maar je werkt ook regelmatig op andere politielocaties in het land: dicht op het werk en in de buurt van jouw stakeholders. De sector huisvesting, waaronder het kwartier FB, bestaat uit een mix van enthousiaste starters en ervaren krachten, allemaal met een blauw hart: we zijn trots dat we voor de politie werken, een unieke organisatie met een grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Wij verbinden mensen en processen binnen en buiten de politieorganisatie op het gebied van veiligheid, huisvesting, beheer & onderhoud en duurzaamheid.

• Minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt een afgeronde technische of facilitaire opleiding, aangevuld met één of meerdere NEVI-modules;
• Kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van inkopen & (Europese) aanbestedingsrichtlijnen.
• Affiniteit met fysieke beveiliging is essentieel. Je volgt de trends en ontwikkelingen in de markt voor fysieke beveiligingsinstallaties actief en je kent de belangrijkste spelers op die markt;

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring op het gebied van inkoop en contractmanagement op het gebied van vastgoedbeheer en – onderhoud of facility management, bij voorkeur bij grote organisatie(s);
• Je hebt kennis van contractmanagement-methodieken, w.o. de methode CATS CM®.

• Klantgerichtheid
• Maatschappelijke oriëntatie
• Organisatiesensitiviteit
• Overtuigingskracht
• Organisatievermogen
• Netwerkvaardigheid

Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat.

U voegt een cv van maximaal 7 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.
Het CV is in het Nederlands opgesteld op basis van ons CV template en in PDF-formaat i.p.v. Word.

Inhuurdesk Politie behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het cv en/of referentie voorkomen. In het cv dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (dd-mm-jjjj) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.

Inschrijvers dienen aantoonbaar te voldoen aan hetgeen zij verklaren in hun Offerte. Ter verificatie dient Inschrijver op verzoek van de Inhuurdesk bewijsmiddelen te overleggen. De inhuurdesk stelt de Inschrijver hiervan op de hoogte middels een schriftelijk verzoek. Het niet tijdig overleggen van de gevraagde bewijsstukken zal aanleiding geven tot het terzijde leggen van de Offerte met tot gevolg dat deze van de beoordeling is uitgesloten.

De geheimhoudingsverklaring dient de kandidaat binnen de termijn van 7 kalenderdagen na het ontvangen van de definitieve gunning te overhandigen aan de Inhuurdesk. De geheimhoudingsverklaring kunt u hieronder raadplegen.

Zoals vermeld in de Voorwaarden inzake inhuur derden geldt expliciet dat bijkomende kosten zoals eventuele reiskosten, verblijfskosten, parkeerkosten en de reisduur voor woon-werkverkeer niet door de Politie voor vergoeding in aanmerking komt.

De mogelijkheid tot tariefsindexatie is voor aanvragen welke per 01-01-2023 op de markt worden uitgezet, aangepast. De Inhuurvoorwaarden worden hier tekstueel z.s.m. op aangepast. De wijziging houdt in dat iedereen ná 2 jaar inzet op dezelfde aanbesteding, bij verlenging na 2 jaar automatisch wordt geïndexeerd. Dit gebeurt middels het dan geldende meest recente, definitieve CBS cijfer, ongeacht in welke maand dit is.

Een voorwaarde voor definitieve gunning is dat de Externe het positieve screeningsadvies of de Verklaring van Geen Bezwaar overlegt na afronding van screening. De screening neemt maximaal 16 weken tijd in beslag. U dient hier rekening mee te houden.

In artikel 10 van de Voorwaarden Offerteprocedure zijn de voorwaarden van de screening van de Externe van de Leverancier die in aanmerking komt voor de gunning van de Inleenopdracht opgenomen. Het screeningsproces kan leiden tot opschuiven van de startdatum van de opdracht. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

In geval van een eventueel bezwaar tegen een negatief screeningsresultaat dan wel de weigering van een VOG zal dit de voortgang van de offerteprocedure niet opschorten. De Politie wacht de beslissing op bezwaar niet af. Een negatief screeningsresultaat of een weigering van een VOG zal leiden tot het intrekken van het voornemen tot gunning aan de Leverancier die dit betreft.