Inrichten functioneel beheer FCC

Het Kadaster
Waar loopt de grens tussen uw tuin en die van uw buurman? En welk vastgoed is van wie? Het Kadaster registreert van al het vastgoed (grond en gebouwen) in Nederland wie welke rechten heeft. We hebben heel veel data over alles onder, op en boven de grond en willen maximale waarde halen uit deze data. Naast onze wettelijke taak, beheert het Kadaster ook voorzieningen van andere organisaties, de Landelijke Voorzieningen. Zo beheren wij onder andere de WOZ Landelijke Voorziening en de Basisregistratie Adressen en gebouwen (BAG): alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart.

Achtergrond/context opdracht
De applicatie FCC (Fortes Change Cloud) wordt al jaren binnen het Kadaster gebruikt voor projectbeheer en project portfolio management. In de loop der jaren is het gebruik steeds verder toegenomen waarbij afdelingen binnen het Kadaster de tool op een verschillende manier hebben ingericht en gebruiken.

Vooral op het gebied van project portfolio management is het gebruik sterk toegenomen. Hierbij moet je bijv. denken aan de projectmanagers, het CIO office, de Dienst en Product Managers (DPM’s) en de productowners (PO). Daarnaast is de inzagefunctie opengesteld voor de hele organisatie en zullen voornamelijk managers van bovengenoemde rollen ook gebruik maken van FCC.

Voor de beheersing van het integrale portfolio zijn we dus meer en meer afhankelijk geworden van FCC. Het functionele beheer van FCC was tot op heden echter niet ingericht en werd door de verschillende afdelingen die van FCC gebruik maakten in het eigen team opgevangen. Gezien het toegenomen belang van FCC voor de bedrijfsvoering van het Kadaster, vinden we dit een ongewenste situatie en willen we het functioneel beheer centraal gaan vormgeven.

Het vormgeven van het functionele beheer van FCC zal moeten gebeuren in een omgeving waarin de komende tijd veel veranderingen zullen plaatsvinden. Zo wordt het huidige systeem voor financiën, inkoop en hrm de komende tijd vervangen door een nieuw systeem waarbij de koppelingen met FCC aangepast zullen moeten worden. Daarnaast loopt het contract met FCC af per eind 2025 en is nog niet bekend of dit verlengd zal worden of dat we overgaan op een nieuwe tool. Kortom: een roerige tijd waarin we toch het functionele beheer van FCC goed moeten zien vorm te geven.

Opdrachtomschrijving
Jij draagt de verantwoordelijkheid om voor de tool FCC het functioneel beheer in te richten en in eerste instantie ook uit te voeren. Doel is om het functioneel beheer van FCC aan het einde van de opdracht op een goede manier overgedragen te hebben naar de lijn. Deliverables hierin zijn:

• april – juni 2025: opleveren inventarisatie huidige situatie functioneel beheer voor de verschillende afdelingen die gebruik maken van FCC
• juli  - aug 2025: opleveren beheersingsplan voor FCC met daarin in ieder geval:
• taken en verantwoordelijkheden (soll-situatie) van de verschillende betrokkenen bij het beheer van FCC (key-users, technisch beheerders, functioneel beheerders);
• overzicht hoe het beheer van FCC moet gaan aansluiten op de standaard beheer processen binnen het Kadaster (incidenten, problemen en wijzigingsverzoeken);
• overzicht hoe het (operationeel) leveranciersmanagement voor FCC moet worden vormgegeven;
• plan van aanpak om van de huidige situatie te komen naar de gewenste situatie, incl. planning van de benodigde werkzaamheden
• sept 2025 – dec 2025: opleveren deliverables uit plan van aanpak beheersingsplan
• april 2025 – dec 2025: uitvoeren functioneel beheerwerkzaamheden m.b.t. project portfoliomanagement in FCC totdat dit overgedragen kan worden naar de staande organisatie:
• het vertalen van gebruikerswensen naar de juiste inrichting en configuratie van FCC;
• het testen van nieuwe functionaliteiten en het verzorgen van de adoptie van deze nieuwe functionaliteiten;
• het beantwoorden van vragen van gebruikers en het helpen met het oplossen van issues waar ze tegenaan lopen;
• het verzorgen van instructies en/of opleidingen voor nieuwe gebruikers;
• het actueel houden van werkinstructies, handleidingen en de website;
• het beheren van de autorisaties van FCC.
• sept 2025 – dec 2025: overdracht functioneel beheer naar staande organisatie

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• BISL
• FCC