Medewerker kwaliteit en procesmanagement

Aanvraagnummer: 4369
Organisatie: Gemeente Dronten
Locatie: Dronten
Uren per week: 32-36 uur
Tarief: Geen maximum
Regio: Flevoland
Startdatum: z.s.m.
Optie tot verlenging: 1 maal 3 maand(en)
Sluitingsdatum: 16-10-2024 09:00

Organisatie
Dronten is een dynamische en ambitieuze gemeente, gelegen in het hart van Flevoland, waar rust en ruimte hand in hand gaan met innovatie en ontwikkeling. Met haar groene landschappen en bruisende dorpskernen is Dronten een plek waar gezinnen, ondernemers en natuurliefhebbers zich thuis voelen. Gemeente Dronten staat voor innovatie, inclusiviteit en het bouwen aan een toekomstbestendige gemeenschap richting 2050. Waar we nu op ruim 44.000 inwoners zitten, willen we in 2050 richting de 60.000 inwoners gegroeid zijn. Onze visie is gebaseerd op de principes van midden in de samenleving staan, verbinden, dienstverlenend zijn, vertrouwen en werken aan gemeenschappelijke opgaven. De lijnen zijn kort en bij alles wat we doen gaan we voor toegevoegde waarde en verbetering. Een lerende organisatie: dat willen wij zijn en uitdragen. We staan open voor feedback en geven onze medewerkers de ruimte om te ontwikkelen.

Opdracht
Binnen de gemeente Dronten zijn wij op zoek naar een medewerker kwaliteit en procesmanagement binnen de afdeling informatiemanagement. Deze medewerker speelt een cruciale rol bij het verbeteren van de processen en de kwaliteit van informatievoorziening en ondersteunt hiervoor de informatiemanager(s) bij het optimaliseren van de informatiehuishouding ten behoeve van de primaire bedrijfsactiviteiten. Het doel is om gemeentelijke processen efficiënter te maken, de kwaliteit van informatievoorziening te verbeteren en ervoor te zorgen dat de digitale en fysieke gegevensstromen correct beheerd worden, wat uiteindelijk bijdraagt aan de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers.

Werkzaamheden

1. Procesanalyse, -beschrijving en -optimalisatie:
- Bekijken en analyseren van de bestaande informatiestromen en werkprocessen binnen de gemeente. Dit kan betrekking hebben op bijvoorbeeld documentbeheer, digitale dienstverlening aan burgers, of interne processen voor het delen van informatie tussen afdelingen.
- Opstellen van gedetailleerde procesbeschrijvingen en flowcharts voor geïdentificeerde processen.
- Op basis van de analyse stelt de medewerker verbeteringen voor. Dit kan betekenen dat er nieuwe tools of technologieën geïntroduceerd worden, of dat werkwijzen efficiënter worden ingericht.
- Identificeren van inefficiënties of fouten in de bestaande informatiestromen en systemen, en werken aan oplossingen.

2. Procesinrichting en structurering:
- Uitvoeren van concrete aanbevelingen en verbeteracties gericht op procesoptimalisatie.
- Ontwerpen en implementeren van gestructureerde informatieverwerkingsprocessen in samenwerking met en opdracht van de informatiemanagers en informatiearchitect.
- Samenwerken met informatiemanagers om processen te optimaliseren en te standaardiseren.
- Ontwikkelen van richtlijnen en procedures voor procesbeheer.

3. Procesbewaking, kwaliteitsborging en verbetering:
- Invoeren van een systeem voor procesmonitoring en hiermee uitvoeren van periodieke audits en evaluaties om te controleren of de bedrijfs- en informatieverwerkingsprocessen goed worden gevolgd.
- Voorstellen en implementeren van procesverbeteringen op basis van evaluatieresultaten.
- Ontwikkelen en bewaken van richtlijnen en standaarden voor informatiebeheer en proceskwaliteit.
- Bevorderen van de digitalisering van gemeentelijke diensten en processen, en ervoor zorgen dat digitale informatiestromen efficiënt en veilig verlopen.
- Organiseren van workshops en trainingen voor medewerkers om hen te informeren over de nieuwe processen en werkwijzen en over het beheer en de optimalisatie daarvan.

4. Samenwerking en ondersteuning:
- Fungeren als schakel tussen verschillende afdelingen, zoals IM, juridische zaken en beleidsafdelingen, om ervoor te zorgen dat processen en informatiestromen goed op elkaar afgestemd zijn en een geïntegreerde aanpak van informatiebeheer te bevorderen.
- Ondersteunen van informatiemanagers bij het richten, inrichten en verrichten van de informatiehuishouding ten behoeve van procesgerichte en procesmatige werkwijze.
- Regelmatige rapportage aan de informatiemanagers over de voortgang.

De omschreven functie is relatief nieuw en vraagt van een nieuwe collega om veel initiatief te tonen en zich flexibel op te stellen. Er is ruimte voor eigen vormgeving en invulling van de functie binnen de gestelde kaders. We zoeken daarom een gedreven, georganiseerde en communicatieve doener/uitvoerder die aan de slag gaat met het invullen van de voorwaarden en werkzaamheden voor het realiseren van effectieve en efficiënte informatieverwerkingsprocessen. Met een ‘doener’ bedoelen we iemand die aan de gang gaat in en met de praktijk, die de informatiemanagers actief ondersteunt en initiatieven neemt.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als medewerker kwaliteit en procesmanagement binnen een overheidsinstelling;
3. Aantoonbare werkervaring met Prince2 en/of IPM;
4. Aantoonbare werkervaring met BPMB voor procesmodellering (beschrijf dit duidelijk in het cv).

Gunningscriteria
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als medewerker kwaliteit en procesmanagement binnen een gemeentelijke instelling (35 punten);
6. Aantoonbare kennis van de wet- en regelgeving AVG, Woo, BIO en aanbestedingskaders (beschrijf dit duidelijk in het cv) (25 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met/kennis van Blue Dolphin (20 punten);
8. Aantoonbare afgeronde opleiding op hbo-niveau in de richting van Bedrijfskunde, Informatiekunde of Proces & Information Management (15 punten);
9. Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na 1040 uur kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden (5 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Sterke communicatieve vaardigheden;
- Effectief in samenwerken (in opdracht van informatiemanagers en diverse belanghebbenden van verschillende afdelingen);
- Resultaatgericht;
- Kwaliteitsgericht.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 21 oktober 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 18 oktober bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De opdrachtgever zal om een Integriteitsverklaring vragen.
• De opdrachtgever zal om een Uittreksel Handelsregister (KvK) vragen.
• De opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 16 oktober 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.