Programmamanager RSP Bodem

Organisatie

De inkoopbehoefte houdt verband met de ontwikkeling van het regionaal schakelpunt bodem en ondergrond in Flevoland (RSP Fl). Dit schakelpunt is gericht op de kennisuitwisseling rondom vraagstukken over bodem (incl. grondwater) en ondergrond ter versterking van de kennisbasis bij decentrale overheden die aan de lat staan voor de leefomgevingskwaliteit. Deze kennisuitwisseling kan allerlei vormen krijgen, van themabijeenkomsten, werksessies, werkgroepen, intervisies, kenniscafé ’s, excursies en webinars tot het delen van informatie via digitale middelen. De kennisagenda en het jaarprogramma zijn leidend voor de activiteiten van het schakelpunt. In 2022 is in een pilot ‘geoefend’ met het opzetten van het schakelpunt. In 2023 is verder gewerkt aan de ontwikkeling van het schakelpunt en de opbouw van een organisatie. Voor deze organisatie wordt een programmamanager gezocht.

Achtergrondinformatie om mee te sturen met de uitvraag:

• Links naar de schakelpunten Onder Twente en het Gelder Ondergrond Overleg. Deze schakelpunten bestaan al wat langer en hebben een eigen webpagina. https://www.ondertwente.nl/ en https://www.gelderseomgevingsdiensten.nl/gelders-ondergrond-overleg/
• De midterm evaluatie van het VNG-programma regionale schakelpunten https://vng.nl/sites/default/files/2022-11/Midtermevaluatie-bodem-RSP-programma.pdf
• De notitie met uitleg over de organisatiestructuur en beoogde werking van het schakelpunt Flevoland (t.z.t. bijgevoegd)
• Het Plan van Aanpak (het Plan van Aanpak kan van maandag t/m vrijdag tussen 09.00 uur en 17.00 uur worden opgevraagd via inhuurflextender@flextender.nl )

Opdracht

De programmamanager zal -samen met een backoffice- een spilfunctie bekleden in het schakelpunt. Het vormt -zeker in deze relatieve beginfase- een belangrijke motor achter de doorontwikkeling van het schakelpunt. Het schakelpunt is op dit moment nog pril en de komende 3 jaar zal een periode zijn dat het zich een positie moet opbouwen in de regio (2023-2026). Daarnaast moet een organisatie opgebouwd worden. Het heeft daarom onze voorkeur dat de programmamanager zich voor langere tijd, maar tenminste voor de periode van 3 jaar zich wil/kan committeren aan de opbouw van het schakelpunt.

Na 3 jaar zal in het bestuurlijk omgevingsoverleg een evaluatie van het schakelpunt plaats vinden. Bij een positieve evaluatie en voldoende budget, zal er een besluit tot verlenging dan wel structurele vestiging van het schakelpunt, is verlenging van de aanstelling van de programmamanager mogelijk, maar het kan ook zijn dat het schakelpunt dan met een andere organisatieopzet doorgaat.

De programmamanager zal een belangrijke spilfunctie bekleden in het regionaal schakelpunt bodem en ondergrond Flevoland (RSP Fl). Bij start van de programmamanager bevindt het schakelpunt zich nog in de opbouwfase. De programmamanager speelt een belangrijke rol in deze opbouw.

De kernorganisatie van het schakelpunt zal worden gevormd door een klein team (kernteam) dat bestaat uit een programmamanager en vertegenwoordigers vanuit de decentrale overheden, d.w.z. gemeenten, provincie en waterschap, de accounthouder van RWS/Bodem+ en een vertegenwoordiger vanuit het onderwijs. De programmamanager treedt hierin op als onafhankelijk voorzitter.

Het kernteam is verantwoordelijk voor het opstellen en jaarlijks actueel houden van de kennisagenda en stelt ter uitvoering van de kennisagenda jaarlijks een uitvoeringsprogramma op in overleg met bestuurders en stakeholders. In het uitvoeringsprogramma staan de activiteiten die georganiseerd gaan worden ter uitvoering van de kennisagenda. Deze activiteiten hebben betrekking op de themagroepen, maar ook op het kernteam zelf.

Het kernteam zal worden ondersteund door een backoffice. De backoffice ondersteunt in een secretarisrol de (kernteam)overleggen en thema- en werkgroepen. De secretaris van het kernteam is de tweede hand van de programmamanager. De backoffice zal bovendien de communicatie verzorgen, de communicatiemiddelen en de activiteitenagenda beheren, eerste aanspreekpunt zijn voor contacten of (informatie)vragen en ondersteunen bij de coördinatie en organisatie van activiteiten van het schakelpunt.

De taken van het kernteam omvatten o.a.:

• Het opstellen van de kennisagenda samen met bestuurders en stakeholders;
• Het opstellen van het jaarprogramma met begroting en jaarverslag;
• Aansturen en bewaken van de voortgang van activiteiten uit het jaarprogramma en het bewaken van de begroting;
• Meewerkend voorvrouw/man in de uitvoering van het jaarprogramma;
• Eventueel aanvullende ad hoc middelen verwerven (subsidies);
• Regelmatige afstemming met en/of trekken van (ad hoc) werk -en/of themagroepen;
• Vertegenwoordiging/ambassadeur van de kennisschakel in het netwerk;
• Netwerk uitbouwen, verbindingen leggen tussen kennisnetwerken;
• Kansen signaleren en verzilveren voor de kennisschakel;
• Voeden van de externe communicatie met signalen, nieuws, ontwikkelingen.

Het kernteam maakt een eigen verdeling maken van portefeuilles, met -naast de rol van de voorzitter- tenminste de rol van penningmeester. Daarnaast kunnen portefeuilles bij individuele kernteamleden belegd worden rondom communicatie en relatiemanagement, de relatie onderwijs/onderzoek, inhoudelijke thema’s, de organisatie van specifieke evenementen (jaarlijkse bestuurdersdag) etc. Dit naar gelang de interesse, het netwerk en de competenties van de kernteamleden.

De programmamanager is samen met de overige leden van het kernteam trekker van het schakelpunt. De programmamanager is verantwoordelijk voor de bestuurlijke afstemming met de portefeuillehouder bodem in het bestuurlijk omgevingsoverleg (BOO).

Voor de programmamanager zien wij het onderstaande takenpakket voor ons:

Werkzaamheid
Werkzaamheden in de opstartfase	Eenmalig
Het –samen met de opdrachtgever vanuit de provincie- begeleiden van de opdracht aan een communicatiebureau om een aantal communicatiemiddelen uit te werken op basis van het communicatieplan.
Het –samen met de opdrachtgever vanuit de provincie en in afstemming met het Polderbreed-overleg- begeleiden van de inkoop van de backoffice.
Aansturing van de backoffice in de opbouwfase (inrichting werkprocessen, opzetten planningen, maken afspraken over rollen en taken, inrichting communicatie etc.)
Het –samen met de secretaris- organiseren, voorbereiden en begeleiden van het proces om te komen tot de kennisagenda en het uitvoeringsprogramma (incl. begroting) in afstemming met kernteam, stakeholders en bestuurders.	In het eerste jaar dit proces en de kennisagenda + uitvoeringsprogramma opzetten, daarna jaarlijks actualiseren.
Opbouw van de samenwerking met het lectoraat van AERES Hogeschool, verkennen van de mogelijkheden en activiteiten tot wederzijdse versterking en deze neerleggen in afspraken	In het eerste jaar opbouwen van de samenwerking en vastleggen van (eventuele) samenwerkingsafspraken (bijv. gezamenlijk te ondernemen activiteiten), daarna onderhouden
Structureel terugkerende werkzaamheden	Aantal (verwacht)
Het –samen met de secretaris- organiseren, voorbereiden en voorzitten van de kernteam-overleggen	Omstreeks 8x per jaar, iedere 6 weken m.u.v. vakantieperiodes
Het –samen met de secretaris- organiseren, voorbereiden en houden van afstemmingsoverleg met de portefeuillehouder uit het bestuurlijk omgevingsoverleg (BOO)	Omstreeks 4x per jaar
Het –samen met de secretaris- organiseren, voorbereiden en begeleiden van de actualisatie van de kennisagenda in afstemming met kernteam, stakeholders en bestuurders.	1x per jaar
Het –samen met de penningmeester - opstellen van het jaarverslag en jaarrekening	1x per jaar
Regelmatig contact/overleg met het lectoraat van AERES Hogeschool	Gemiddeld omstreeks 6x per jaar, tweemaandelijks
Netwerkcontacten t.b.v. o.a. vergroten netwerk, profilering en zichtbaarheid, weten wat er speelt, verkenning kansen voor samenwerking en kennisuitwisseling	Omstreeks 1-2 per week
Werkoverleg/afstemming met secretaris en backoffice	Elke 1 á 2 weken
Vertegenwoordiging van het schakelpunt in diverse gremia, bijvoorbeeld als spreker op een congres	4x per jaar
Optreden als trekker van enkele kernactiviteiten van het schakelpunt, bijvoorbeeld een jaarlijkse bestuurdersdag.	2-4 activiteiten per jaar
Meewerken aan diverse activiteiten van het schakelpunt, bijvoorbeeld als gespreksleider in sessies.	2-4 activiteiten per jaar

Minimumeisen/ knock-outcriteria

1. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, mobiel en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
2. Uurtarief maximaal € 125,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee Flextender;
3. Beschikbaar tot tenminste 1 oktober 2026;
4. Aantoonbaar beschikken over een netwerk waaruit/waarmee de backoffice geworven kan worden. Motiveer duidelijk in het cv waaruit uw netwerk blijkt.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)

5. Meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring in het werkveld van bodem én ondergrond (30 punten);
a. Tot 1 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. 1 tot 3 jaar aantoonbare werkervaring (10 punten);
c. 3 tot 5 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten);
d. Meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring (30 punten);
6. Meer dan 6 jaar aantoonbare werkervaring met kennismanagement, benoem dit duidelijk in het cv (30 punten);
a. Tot 1 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. 1 tot 3 jaar aantoonbare werkervaring (10 punten);
c. 3 tot 6 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten);
d. Meer dan 6 jaar aantoonbare werkervaring (30 punten);
7. Meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring met het bredere domein van de leefomgeving ,de diverse rollen van de overheden/bevoegde gezagen én kennisinstellingen daarin. Benoem dit duidelijk met een projectonderbouwing op een aparte pagina in het cv (25 punten);
a. Tot 1 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. 1 tot 3 jaar aantoonbare werkervaring (10 punten);
c. 3 tot 5 jaar aantoonbare werkervaring (15 punten);
d. Meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring (25 punten);
8. Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring van de actuele opgaven in de leefomgeving, inclusief de Omgevingswet. Benoem dit duidelijk in het cv, met onderbouwing van minimaal 2 projecten, op een aparte pagina in het cv (15 punten);
a. Tot 1 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. 1 tot 3 jaar aantoonbare werkervaring 10 punten);
c. 3 jaar of meer aantoonbare werkervaring (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals

1.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op in overleg vast te stellen dagen.
De opdracht wordt vervuld gedurende 48 weken/jaar. Rekening wordt gehouden met een periode voor verlof – waarin de Opdracht dus niet wordt uitgevoerd door Opdrachtnemer – van 4 weken.

Planning en meer informatie

Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 13 september 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 14 september 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Update: Er zijn geen vragen ingediend.

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op vrijdag 29 september 2023 tussen 09.00 uur en 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk woensdag 27 september 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.