Projectleider Sturingsinformatie

De gemeente Noardeast-Fryslân is een gemeente in Noordoost Friesland. Mede door de ligging aan de Waddenzee en het Lauwersmeer, het kenmerkende landschap, de regiostad Dokkum, de karakteristieke dorpen en de mensen die er leven heeft de gemeente een eigen identiteit.

De gemeente is ontstaan als gevolg van een bestuurlijke fusie van de gemeenten Ferwerderadiel, Dongeradeel en Kollumerland c.a., per 1 januari 2019. Sinds de fusie is hard gewerkt aan de kwaliteit van de organisatie. Het opzetten van sturingsinformatie maakt daar onderdeel van uit.

Ontwikkeling managementinformatie

De afgelopen jaren is het project SPA uitgevoerd. SPA stond aanvankelijk voor Sturingsinformatie Primaire Afdelingen.. De term SPA is begrip op zich geworden en staat voor het gevoerde proces en de sturingsinformatie, maar de afkorting klopt niet meer. Inmiddels kent de organisatie geen afdelingen meer maar clusters. Met deze opdracht is ook het begrip ‘primair’ is niet meer van toepassing. Hiermee werden de organisatieonderdelen bedoeld die direct producten (inclusief diensten) aan inwoners leveren. Met de completering van SPA willen we ook de producten van de ondersteunende clusters in kaart brengen. Dit zijn de clusters Yntern Advys en Stipe (YAenS) en Digitalisearring, Ynformaasjebehear en Fasilitêr (DYenF).

Doel is om binnen afzienbare tijd ook voor de ondersteunende clusters van de gemeente Noardeast-Fryslân actuele sturingsinformatie te genereren over producten en processen. Dit gebeurt door het opstellen van een productbeschrijving, daarbinnen stappen en normtijden aan te geven en het rapporteren over normtijden. Door de producten met medewerkers te beschrijven wordt ook een cultuuromslag gecreëerd waarbij medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor hun producten en hier ook graag over willen rapporten. De sturingsinformatie biedt voordelen voor medewerkers (inzicht en grip), coördinatoren, werkverdeling, clusterhoofden en directie (in control zijn) en bestuur (ambities in balans met wat organisatie aan kan).

Deze werkwijze is niet alleen een goede basis voor productierapportages gebleken, maar ook voor het invullen van capaciteitsplanning en het monitoren van de financiële stromen.

De sturingsinformatie biedt voordelen voor medewerkers (inzicht en grip), coördinatoren, werkverdeling, clusterhoofden en directie (in control zijn) en bestuur (ambities in balans met wat organisatie aan kan).

Deze werkwijze is niet alleen een goede basis voor productierapportages gebleken, maar ook voor het invullen van capaciteitsplanning en het monitoren van de financiële stromen.

Bij YAenS zijn al enkele onderdelen beschreven (Belastingen, Invordering en kwijtschelding en enkele onderdelen van P&O). Bij DYenF ligt er een basis doordat de handelingen op detailniveau al in kaart zijn gebracht.

De productinformatie wordt gekoppeld met de financiële kaart. De financiële kaart maakt processen zichtbaar in een kaart en laat vervolgens langs die processen de kosten stromen. Hierdoor worden van alle afdelingen en alle interne en externe diensten de kosten zichtbaar.

De projectleider heeft de opdracht voor het verrichten van werkzaamheden in het kader van sturingsinformatie om, in aansluiting op de eerder ontwikkelde producten bij de andere afdelingen en aansluitend op de gehanteerde methodiek:

1. Voor de clusters DYenF en YAenS (de nog ontbrekende) sturingsinformatie te genereren voor de producten en processen, en het opstellen van een compleet productenboek per cluster inclusief onderliggend proces en normtijden, als basis voor sturing;
2. De leidinggevenden te ondersteunen in het benutten van het sturingsinstrumentarium en het sturen op basis van deze informatie.;
3. Het opstellen van een instructie voor het periodiek actualiseren van de productenboeken ter ondersteuning van de clusterhoofden als eigenaars van de productenboeken.

Het inhuren van de medewerker vindt plaats voor een periode van effectief 24 weken, in te zetten de periode van september 2024 tot en met februari 2025 op basis van 32 uur/week, met mogelijkheid tot verlenging.