Teamleider facilitaire zaken

Organisatie

Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Onze organisatie bestaat uit meerdere onderdelen die allen een unieke bijdrage leveren aan onze opgaven en gemeentelijke dienstverlening. Je zit binnen onze organisatie altijd in een thuisteam met vakcollega’s en een teamleider. Een groot aantal collega’s werkt aan maatschappelijke opgaven in uiteenlopende vakgebieden. Je krijgt bij ons de kans om op basis van je talent ingezet te worden voor die opgaven en deel uit te maken van diverse samengestelde teams.

Opdracht

Het Team Facilitair is onderdeel van het domein Bedrijfsvoering.

Het domein Bedrijfsvoering bestaat op dit moment nog uit veertien teams waarbij er sprake is van een grote mate van diversiteit. Er is momenteel een transitie in gang gezet om Bedrijfsvoering in de organisatie beter te positioneren. Hierbij zal voor de verschillende taakvelden toegewerkt moeten worden naar duidelijkheid op het gebied van kaderstelling en beleid, eenduidige advisering en uitvoering. Als onderdeel daarvan zal bekeken moeten worden hoe de diverse teams of onderdelen daarvan goed geclusterd kunnen worden, om zo te komen tot in ieder geval een vijftal stabiele bedrijfsvoeringsketens. Het gaat voor dat deel om de verschillende teams die taken hebben op het gebied van P&O, Informatie, Juridisch zaken, Financien en Communicatie (P-I-J-F-C). Bij het facilitaire team ligt de uitdaging om te komen tot een stabiele en toekomstbestendige inrichting en waarbij bekeken moet worden hoe het element hospitality goed in geregeld kan worden en waarbij het vraagstuk rondom huisvesting en hybride werken een ander belangrijk thema is.

De vacature van Teamleider a.i. bevindt zich binnen het team Facilitair. Het team facilitaire zaken bestaat uit diverse onderdelen en taakclusters.

De opdracht bestaat uit twee onderdelen:

• Aansturing team Facilitaire Zaken

Als Teamleider stuur je de medewerkers in je team aan. Binnen het team facilitaire zaken zijn op dit moment de volgende onderdelen te onderscheiden:

• Beheer en onderhoud (w.o. werkplekken, klein onderhoud, en beheer / schoonmaak sportzalen)
• Bodedienst (w.o. huwelijken, postrondes, catering, voorbereiden vergaderen en hospitality zaken)
• Pluspunt (w.o. servicedesk voor meldingen, uitgifte en inname, reserveringen, verhuur sportzalen)
• Repro (w.o voorraad beheer, post en printwerk)

Daarnaast zijn er nog diverse uitbestede werkzaamheden aan externe partijen, zoals catering, schoonmaak, beveiliging, kantoorartikelen, koffie en planten etc.

De veelheid en diversiteit aan taken maakt dat dit team veel losse functies heeft en de meeste medewerkers hun eigen werk plannen en uitvoeren. De uitdaging voor de teamleider a.i. is om te bekijken hoe de werkzaamheden beter te clusteren zijn, vanuit het oogpunt van hospitality te bekijken hoe dingen goed op elkaar aan te sluiten zijn, om zo de interne dienstverlening naar een hoger plan te tillen. Vraagstukken als modern werkgeverschap vraagt ook na te denken over inrichting van het gebouw en de werkplekken. Ook liggen er uitdagingen bij hybride werken, het vraagstuk van digitalisering, waar kan en moet het, maar ook waar wordt de toegevoegde waarde gezien van het fysieke ontmoeten en het gastheerschap dat daarbij hoort.

Je bent een gedreven Teamleider a.i. die samen met de collega’s gaat bouwen aan de verdere professionalisering van facilitaire zaken. Je bent stevig maar ook verbindend en richtinggevend , positief en inspirerend: je hebt een visie op huisvesting, hospitality en hybride werken. Je maakt snel en makkelijk contact en bent slagvaardig in het oppakken van een klus als deze en het doorhakken van knopen. Je neemt de medewerkers mee in de verandering en innovatie. Je coach op samenwerken, wendbaarheid en inzetbaarheid . Je bent in staat om de medewerkers binnen het Team maar ook het Team zelf goed te positioneren en in zijn kracht te zetten. Je hebt lef en bent in staat om assertief en op een goede manier met de juiste toon feedback te kunnen geven op alle niveaus binnen de organisatie.

• Lopende projecten :

Verbouwing raadzaal en vervanging audiovisueel systeem

Huisvestingsproblematiek algemeen.

Samenwerking en taakverdeling Vastgoed en Facilitaire Zaken ontrafelen en borgen

Tijdelijk aansturen Directie- en Bestuurssecretariaat

Doortastend contractmanagement op grote contracten zoals beveiliging, catering en schoonmaak

Voorbereiding inbedding nieuwe organisatiestructuur en bij behorende wijzigingen

Follow up groot huisvestingsonderzoek: vertalen in een plan van aanpak

Team verder doorontwikkelen naar toekomstige samenstelling met Officemanagement van directie en bedrijfsvoering.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau;
2. Aantoonbare werkervaring als teamleider op het gebied van facilitaire zaken en/of hospitality;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als teamleider / manager binnen een gemeente;
4. Aantoonbare werkervaring op het gebied van veranderprocessen (benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)

5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als leidinggevende (40 punten);
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente (35 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met organisatieveranderingen op facilitair gebied of op het gebied van hospitality (benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv) (15 punten);
8. Aantoonbaar afgeronde cursus / opleiding op het gebied van verandermanagement (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Benodigd aantal professionals

1.

CV-eisen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg, ma – di – wo – do – vr.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 14 juni 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 12 juni 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.