Aanvraagnummer: 2856
Organisatie: Provincie Gelderland
Locatie: Provincie Gelderland
Uren per week: 16 - 28 uur
Tarief: €90 - €110 per uur
Regio: Gelderland
Startdatum: 16-09-2024
Optie tot verlenging: 1 x 6 maanden
Sluitingsdatum: 25-08-2024 23:59
Deel deze opdracht
Opdracht omschrijving
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en gaaf te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, mobiliteit of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.
Gemeenten en provincies kunnen extra geld krijgen om bepaald beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen oftewel SPUK. De provincie kan met dit extra geld bijvoorbeeld een recreatiegebied ontwikkelen. De Rijksoverheid bepaalt:
- of een gemeente of provincie een specifieke uitkering krijgt;
- hoeveel geld de gemeente of provincie krijgt;
- waar de gemeente of provincie het geld aan besteedt.
Het proces van de SPUK, van aanvraag tot verantwoording, is nog onvoldoende geïmplementeerd en doorleeft in onze organisatie. Hier hebben we als organisatie hinder van. Ook n.a.v. de jaarrekening 2023 zijn er door de externe accountant opmerkingen gemaakt onder andere over de dossiervorming en de verantwoording.
Om de organisatie te helpen bij de implementatie, doorleving en het doorvoeren van verbeteringen in het proces, de verslaglegging en verantwoording, is een Procescoördinator SPUK nodig.
Als Procescoördinator SPUK vervul je deze opdracht vanuit de afdeling Financiën. Het team Business Planning & Control biedt de organisatie en het bestuur financieel inhoudelijke informatie, analyse en advies bij bestuursvoorstellen en de producten uit de Planning & Control-cyclus (begroting, najaarsnota, jaarrekening). De financiële professionals ondersteunen en denken mee in de uitdagingen waar de provincie voor staat. Het team bestaat uit Business Controllers, Financial Controllers en Administratief experts, in totaal 17 medewerkers.
Bij een eventuele verlenging zal het aantal uren opnieuw bepaald worden op basis van het te verwachten werkaanbod.
Verantwoordelijkheden
De taken en verantwoordelijkheden van een Procescoördinator SPUK bestaan met name uit:
- Je hebt een belangrijke aanjagende rol. Dit houdt in: het implementeren en, daar waar nodig, verbeteren van het proces voor de SPUK in de organisatie. Vanuit het reeds bestaande SPUK-proces de knelpunten identificeren in de praktijk en hiervoor een verbeterplan opstellen en implementeren. Het resultaat is niet een rapport, maar een concrete implementatie- en verbeteraanpak.
- Daarnaast zorg je voor standaardisering van de wijze van aangaan van een SPUK, de risicoanalyse, dossiervorming en projectadministratie (geld en capaciteit).
- Je begeleidt, traint en coacht betrokken medewerkers zowel in de eerste lijn (projectleiders, projectondersteuners) als de tweede lijn (financial controllers, HR-adviseurs en HR-service medewerkers, medewerkers subsidieverlening). Je zorgt daarin voor kennisdeling en kennisontwikkeling.
- Ter afronding zorg je voor een duidelijke en beklijvende overdracht naar de SPUK-coördinatoren waarmee je in het traject ook optrekt.
Beschikbaarheid
Externe is inzetbaar vanaf 16 september 2024 tot en met 28 februari 2025 voor 16 - 28 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 1 maal een periode van 6 maanden. Afhankelijk van de beschikbaarheid van externe, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits externe uiterlijk 1 oktober 2024 inzetbaar is voor 16 - 28 uur per week. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Overige eisen
U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. NB. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dient u bij alle eisen en gunningscriteria kwaliteit de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar ALLEEN het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en de gunningscriteria kwaliteit ZAL leiden tot uitsluiting. Externe is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland.
Externe beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.
Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2016 - heden) in de functie van hands-on procescoördinator, of in een vergelijkbare functie/rol, bij of voor een provincie en/of grote gemeente (100.000+ inwoners). Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 5 jaar ervaring voldoet. In het geval van een vergelijkbare functie dan graag beschrijven waarom deze functie vergelijkbaar is met de functie van hands-on procescoördinator.
Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2019 - heden) met het analyseren en implementeren van processen als hands-on procescoördinator of in een vergelijkbare functie/rol. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 3 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet. Graag beschrijven hoe deze processen zijn geanalyseerd en geïmplementeerd.
Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2019 - heden) met het begeleiden, coachen en trainen van medewerkers op verschillende niveaus en binnen verschillende vakgebieden, in een complexe politiek-bestuurlijke omgeving. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 3 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet. Graag specifiek de verschillende niveaus en de verschillende vakgebieden benoemen en de complexe politiek-bestuurlijke omgeving beschrijven.
Gunningscriteria
Gewicht van prijs : 30 %
Gewicht van kwaliteit : 70 %
Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de TOP 3 van Externen samengesteld.
De EMVI komt als volgt tot stand:
prijs score = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100, maar nooit lager dan 0
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )
Gunningscriteria Kwaliteit
60 %Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met het leiden van verander- en/of verbetertrajecten en het doorvoeren daarvan naar de bedrijfsprocessen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe kan tenminste 3 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met het leiden van verander- en/of verbetertrajecten en het doorvoeren daarvan naar de bedrijfsprocessen (10 punten) Externe kan 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met het leiden van verander- en/of verbetertrajecten en het doorvoeren daarvan naar de bedrijfsprocessen (6 punten) Externe kan 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met het leiden van verander- en/of verbetertrajecten en het doorvoeren daarvan naar de bedrijfsprocessen (4 punten) Externe heeft geen ervaring met het leiden van verander- en/of verbetertrajecten en het doorvoeren daarvan naar de bedrijfsprocessen (0 punten)
30 %Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met bedrijfsvoering processen en verantwoording bij of voor een provincie en/of grote gemeente (100.000+ inwoners), aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe kan tenminste 3 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met bedrijfsvoering processen en verantwoording bij of voor een provincie en/of grote gemeente (100.000+ inwoners) (10 punten) Externe kan tenminste 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met bedrijfsvoering processen en verantwoording bij of voor een provincie en/of grote gemeente (100.000+ inwoners) (6 punten) Externe kan tenminste 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt heeft met bedrijfsvoering processen en verantwoording bij of voor een provincie en/of grote gemeente (100.000+ inwoners) (4 punten) Externe heeft geen ervaring met bedrijfsvoering processen en verantwoording bij of voor een provincie en/of grote gemeente (100.000+ inwoners) (0 punten)
10 %Externe beschikt aantoonbaar over inhoudelijke ervaring met SPUK en is bekend met de werkwijze van het Rijk, voorwaarden, geldstromen en verantwoording en het vertalen daarvan naar de uitvoering, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe kan tenminste 3 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met SPUK en is bekend met de werkwijze van het Rijk, voorwaarden, geldstromen en verantwoording en het vertalen daarvan naar de uitvoering (10 punten) Externe kan tenminste 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met SPUK en is bekend met de werkwijze van het Rijk, voorwaarden, geldstromen en verantwoording en het vertalen daarvan naar de uitvoering (6 punten) Externe kan tenminste 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met SPUK en is bekend met de werkwijze van het Rijk, voorwaarden, geldstromen en verantwoording en het vertalen daarvan naar de uitvoering (4 punten) Externe heeft geen inhoudelijke ervaring met SPUK en is niet bekend met de werkwijze van het Rijk, voorwaarden, geldstromen en verantwoording en het vertalen daarvan naar de uitvoering (0 punten)
Gunningscriterium Prijs
Minimaal: € 90,00
Maximaal: € 110,00
Competenties te toetsen in interviewfase
Tijdens het interview worden de volgende persoonlijke competenties getoetst:
- Daadkracht (realisatiekracht): Je bent in staat om zaken echt voor elkaar te krijgen. Je maakt ideeën concreet en werkt dit uit naar werkzaamheden die worden uitgevoerd. Je stelt duidelijke en praktische kaders op.
- Communicatieve vaardigheden: Je bent in staat tot het overdragen en ontvangen van boodschappen in woord, geschrift en/of non-verbaal, zowel binnen als buiten het project. Je kunt goed uit de voeten met verschillende gesprekpartners met verschillende belangen en bent in staat om mensen mee te nemen.
- Analytisch vermogen: Je signaleert problemen, herkent belangrijke informatie en legt verbanden tussen gegevens. Verder spoor je mogelijke oorzaken van problemen op en zoek je naar ter zake doende gegevens. Je bent in staat onvolledige of onbetrouwbare informatie te identificeren en je kan hoofd- en bijzaken duidelijk onderscheiden. Je denkt voordat je wat doet.
- Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen, prioriteiten en benodigde acties. Bovendien geef je tijd en middelen aan om deze doelen te kunnen bereiken.
- Overtuigingskracht: Je bent als een sterke gespreks- en sparringpartner in staat om je omgeving op een prettige manier te overtuigen waarbij je de omgeving meeneemt in je argumentatie en aanpak met een gezonde afweging van risico’s en belangen. Je durft buiten de gebaande paden te denken en te zoeken naar creatieve oplossingen binnen de kaders van de regels en/of procedures. In je overtuigingskracht maak je gebruik van jouw goede inhoudelijke en actuele parate kennis en ervaring.
De Externe wordt per competentie beoordeeld. Indien de Externe aan de competentie voldoet, krijgt de Externe de daarvoor genoemde punten. Bij elke competentie worden de volgende beoordelingsopties aangehouden:
- Voldoet (nagenoeg) volledig aan competentie - 10 punten
- Voldoet voldoende aan competentie - 5 punten
- Voldoet onvoldoende aan competentie - 0 punten
In totaal zijn er vijf (5) competenties. De Externe kan op deze vraag daardoor maximaal 50 punten scoren.
Interviewfase
Uitsluitend de Externen die na een schriftelijke beoordeling van de Offertes in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen worden uitgenodigd voor een interview.
Indien na de schriftelijke beoordeling van de Offertes blijkt dat er meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zal de score op het (sub)gunningscriterium kwaliteit van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.
Indien ook in dat geval meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zal het (sub)gunningcriterium prijs van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.
Indien ook in dat geval meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen alle betrokken Externen worden uitgenodigd voor een interview.
Wanneer Externe geen uitnodiging ontvangt voor een interview dan kan hij/zij ervan uitgaan niet te behoren tot de Top 3 en dus niet in aanmerking te komen voor een interview.
De persoonlijke interviews zullen plaatsvinden op vrijdagmiddag 2 september 2024 . Gelieve hier rekening mee te houden. Als Externe niet beschikbaar is op deze data, dient Externe dat in het kader van de Nota van Inlichtingen of bij het indienen van zijn Offerte expliciet aan te geven op straffe van uitsluiting van de Offerteprocedure. Indien Externe conform het hiervoor gestelde heeft aangegeven niet aanwezig te kunnen zijn op de data waarop het interview zal plaatsvinden, zal in onderling overleg bepaald worden, wanneer het interview met deze Externe wel zal kunnen plaatsvinden. In ieder geval dient het interview op een zodanige datum plaats te vinden, dat de datum waarop de Inhuuropdracht dient te starten, zoals vermeld in de Offerteaanvraag, niet dient te worden uitgesteld.
De score uit de schriftelijke beoordeling maakt in principe geen onderdeel uit van de score die leidt tot het voornemen tot gunning. Iedere bij de interviewfase betrokken Leverancier begint in principe weer bij nul en heeft in de interviewfase gelijke kansen. Uitzondering hierop is in het geval meerdere Externen in de interviewfase gelijk scoren, dan zal de totaalscore op kwaliteit en prijs uit de schriftelijke beoordeling doorslaggevend zijn voor de Gunningsbeslissing. Indien deze totaalscore ook gelijk is, zal de score op kwaliteit doorslaggevend zijn voor de Gunningsbeslissing. Indien ook deze score gelijk is, zal de Gunningsbeslissing plaatsvinden door loting in het bijzijn van een notaris.
In de voorgaande alinea wordt de term “in principe” gebruikt, aangezien Provincie Gelderland zich uitdrukkelijk het recht voorbehoudt om een Externe tijdens het interview vragen te stellen over het voldoen aan de eisen en over de antwoorden die Inschrijver/Externe heeft gegeven op de verschillende kwalitatieve (sub)gunningscriteria.
Indien Provincie Gelderland van mening is dat de Externe op basis van de antwoorden op voorgenoemde vragen een vertekend beeld heeft gegeven van zijn ervaring/kwaliteiten en aldus feitelijk niet aan de eisen voldoet dan wel een zodanige lagere score op de kwalitatieve (sub)gunningcriteria had dienen te krijgen, dat hij op basis van hetgeen in de Offerteaanvraag daaromtrent is vermeld, niet had mogen worden uitgenodigd voor de interviewfase, zal Provincie Gelderland de Externe uitsluiten van gunning van de Opdracht. Daarnaast dient de Externe minimaal een score van 25 punten te behalen op alle competenties. Indien een Externe minder dan 25 punten behaalt, zal Provincie Gelderland de Externe eveneens uitsluiten van gunning van de Opdracht. Tenslotte is te allen tijde het gestelde in artikel 7.5 van de Voorwaarden Offerteprocedure WerkenInGelderland van toepassing.
In bovengenoemde gevallen heeft Provincie Gelderland het recht maar niet de verplichting om een of meerdere andere Externen uit te nodigen voor een interview, die na wijziging van de rangorde daarvoor in aanmerking zouden komen.
De interviews worden uitgevoerd door minimaal 2 medewerkers van Provincie Gelderland. Deze personen beoordelen elke Externe op gelijke wijze op basis van de hierboven genoemde persoonlijke competenties. De beoordeling van het interview leidt tot de rangorde die bepaalt welke Leverancier het voornemen tot gunning ontvangt. Deze Leverancier heeft uiteindelijk de beste prijs-kwaliteitverhouding en komt daarmee in aanmerking voor voorlopige gunning van de Opdracht. Indien in de Opdracht een inhuurbehoefte van meer dan 1 persoon wordt gevraagd worden de best scorende Externen uit de interviewfase geselecteerd.
