Adviseur Informatiebeheer

Organisatie
Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken.
In Mijdrecht staat het gemeentehuis. De thuishaven van ruim 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ echoot door de gangen. Het is de essentie van de organisatieontwikkeling die onze organisatie toekomstbestendig maakt.

Opdracht
In verband met het groeiende aantal werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer en de ambitie om volledig digitaal te gaan werken, is binnen de gemeente De Ronde Venen een verkenning uitgevoerd naar de papieren en digitale werkvoorraden waarmee de gemeente nu én in de komende jaren te maken heeft. Onder de term ‘werkvoorraden’ te verstaan alle werkzaamheden (gemeente breed) die in het kader van informatiebeheer dienen te worden aangepakt. Vervolgens is een meerjarig uitvoeringsplan voor aanpak van deze werkvoorraad opgesteld.

Vooruitlopend op structurele uitbreiding met ingang van 2025, hebben we op korte termijn een aantal werkzaamheden die we middels deze opdracht willen uitvoeren. Het gaat hierbij om;

• Opstellen, actualiseren richtlijnen, procedures en instructies (totaal 14), onder andere;
  • Opstellen richtlijn/instructie bewaren en vernietigen van digitale documenten.
  • Opstellen richtlijn/instructie e-mailarchivering + feitelijke vernietiging e-mailomgevingen.
  • Opstellen richtlijn/instructie voor archivering van social media en chatberichten.
  • Opstellen richtlijn applicatiefunctionaliteiten.
  • Opstellen werkwijze uit faseren oude applicaties en toepassingen.
  • Aanpassen richtlijn voor migratie van data en documenten van uit te faseren applicaties. Deze richtlijn voor migratie van data en documenten van uit te faseren applicaties is onderdeel van de bewaarstrategie, maar die moet ook aangepast aan de nieuwe opzet met applicaties die ook zelf kunnen archiveren.
  • Opstellen en beheren van een overzicht van de papieren en digitale (werkproces gebonden) informatiebestanden bij alle teams.

• Inrichten en onderhouden kennisbank met o.a. richtlijnen, procedures en instructies.
• Het leveren van advies en ondersteuning bij de implementatie van diverse wetten waarbij het beheer van informatie t.a.v. deze wetten dient te worden ingericht. De feitelijke inrichting wordt door de vakteams op projectmatige wijze uitgevoerd

De kandidaat gaat nauw samenwerken met de senior adviseur informatiebeheer, de adviseur informatiebeheer en de recordmanager. De sturing op de uitvoering van het uitvoeringsplan is in handen van een intern projectleider.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Een afgeronde SOD II opleiding dan wel opleiding van gelijkwaardig inhoud en niveau (Go opleiding, DIOR opleiding, LRM Of LADO). Benoem dit duidelijk in het CV (30 punten);
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met documentair informatiemanagement. Benoem dit duidelijk in het CV (30 punten);
6. Aantoonbare kennis Archiefwet, AvG, WOO én WMEBV. Benoem dit duidelijk in het CV (20 punten);
7. Aantoonbare kennis en werkervaring met de gemeentelijke processen en archiveren. Beschrijf dit duidelijk in het CV (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als adviseur Informatiebeheer bij een gemeente;
2. Uiterlijk beschikbaar per 1 juni 2024 voor 24 uur per week, verdeeld over minimaal 3 werkdagen.
3. Uurtarief is maximaal € 125,- exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. Voor kantoor functies waarin het mogelijk is om op afstand te werken, is 50% thuiswerken gebruikelijk. Het kan voorkomen bij een specifieke opdracht dat aanwezigheid op kantoor verplicht is op meerdere of alle werkdagen.

Planning
De fysieke gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 23 april 2024 tussen 12.00 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 19 april 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Het tarief van de aangeboden kandidaat staat vast tot en met einde van de opdracht.