Functioneel beheerder – ERP

Logo van provincie Gelderland met de naam in donkerblauwe tekst onderstreept door twee horizontale lijnen.

Aanvraagnummer: 1818
Organisatie: Provincie Gelderland
Locatie: Arnhem
Uren per week: 24 - 32 uur
Tarief: €60 - €75 per uur
Duur van de opdracht: 11 maanden
Regio: Gelderland
Startdatum: 05-08-2024
Optie tot verlenging: 4 x 6 maanden
Sluitingsdatum: 30-06-2024 23:59

LET OP! Opdrachten dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.


Deel deze opdracht


Opdracht omschrijving

Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en gaaf te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, mobiliteit of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Bij de afdeling Financiën werken ongeveer 80 collega’s in drie verschillende teams: team Financiële Administratie en Beheer (FAB), Financieel Beleid (FIB) en team Inkoop en Business Planning & Control (BPC). Team FAB is verantwoordelijk voor het tijdig en juist verwerken van financiële gegevens in het financieel systeem. Van verwerken van facturen tot uitbetalen van salarissen. Daarnaast is het team verantwoordelijk voor een efficiënt ingericht en werkend financieel systeem (Unit4 ERP7). Team FIB houdt zich bezig met beleidsvraagstukken van het bestuur/organisatie en team BPC heeft een adviserende rol richting de organisatie/bestuur. Team Inkoop ziet toe op rechtmatige inkoop en ondersteunt collega’s bij de aanbestedingen.

Als funcioneel beheerder maak je deel uit van het team Financiële Administratie en Beheer (FAB), cluster Functioneel Beheer.

De werkzaamheden bestaan uit het dagelijks beheer van de financiële applicatie Unit4 ERP7.  Je zorgt ervoor dat het financieel systeem beschikbaar is en operationeel blijft. Daarnaast beoordeel je en bewaak je de kwaliteit van de financiële informatie. Je werkt binnen het cluster Functioneel Beheer samen met 2 collega’s. De werkzaamheden stem je af met de coördinator Functioneel Beheer.

Bij een eventuele verlenging zal het aantal uren opnieuw bepaald worden op basis van het te verwachten werkaanbod.


Verantwoordelijkheden

De taken en verantwoordelijkheden van een functioneel beheerder bestaan met name uit:

  • Dagelijks beheer van Unit4 ERP7;

  • Kwaliteit van de inrichting;

  • Afhandelen meldingen (Topdesk) van gebruikers;

  • Efficiënt ingericht en werkend ERP systeem;

  • Ondersteuning  gebruikers en bijdrage leveren in de doorontwikkeling;

  • Rapportage onderhoud;

  • Testen en maken van testscripts;

  • Meedenken en meedoen aan verkenning Unit4 ERPx;

  • Bewaken dat complexe tickets tijdig worden afgehandeld door de leverancier of externe consultant.


Beschikbaarheid

Externe is inzetbaar vanaf 5 augustus 2024 tot en met 31 juli 2025 voor 24 - 32 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 4 maal een periode van 6 maanden. Afhankelijk van de beschikbaarheid van externe, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits externe uiterlijk 2 september 2024 inzetbaar is voor 24 - 32 uur per week. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.


Overige eisen

U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. NB. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dient u bij alle eisen en gunningscriteria kwaliteit de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld 'toelichting' van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar ALLEEN het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en de gunningscriteria kwaliteit ZAL leiden tot uitsluiting. Externe is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland.

Externe beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde MBO opleiding of afgeronde HBO opleiding. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de studierichting en het jaar waarin het diploma is behaald.

Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 6 maanden aaneengesloten ervaring (opgedaan in de periode 2015 - heden) in de functie van functioneel beheerder van een ERP-systeem van financiële processen. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 6 maanden aaneengesloten ervaring voldoet.

Externe beschikt aantoonbaar over het BiSL Foundation certificaat. Benoem de naam van het cursus/opleidingsinstituut, de plaats en het jaar waarin het certificaat is behaald.


Gunningscriteria

Sortering
Beste prijs-kwaliteitsverhouding
Gewicht van prijs : 30 %
Gewicht van kwaliteit : 70 %
Uitleg gunningscriteria

Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de TOP 3 van Externen samengesteld.

De EMVI komt als volgt tot stand:

prijs score = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100, maar nooit lager dan 0
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )


Gunningscriteria Kwaliteit

40 %

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met het functioneel beheer van Unit4 ERP7, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe beschikt over tenminste 2 jaar ervaring met het functioneel beheer van Unit4 ERP7 (10 punten) Externe beschikt over 0 tot 2 jaar ervaring met het functioneel beheer van Unit4 ERP7 (6 punten) Externe heeft geen ervaring met het functioneel beheer van Unit4 ERP7 (0 punten)

30 %

Externe beschikt aantoonbaar over certificaten en/of afgeronde opleidingen (naast BiSL) op het gebied van functioneel beheer, aan te tonen met het cursus/opleidingsinstituut, de plaats en het jaar waarin het certificaat / de opleiding succesvol is afgerond. Externe kan tenminste 3 certificaten/opleidingen benoemen waaruit blijkt dat deze succesvol zijn afgerond (10 punten) Externe kan 2 certificaten/opleidingen benoemen waaruit blijkt dat deze succesvol zijn afgerond (6 punten) Externe kan 1 certificaat/opleiding benoemen waaruit blijkt dat deze succesvol is afgerond (4 punten)

20 %

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met het testen van veranderende processen in Unit4 ERP7, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe kan 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met het testen van veranderende processen in Unit4 ERP7 (10 punten) Externe kan 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met het testen van veranderende processen in Unit4 ERP7 (6 punten) Externe heeft geen ervaring met het testen van veranderende processen in Unit4 ERP7 (0 punten)

10 %

Leverancier is bereid een deta-vast (na 12 maanden) overeenkomst met de provincie aan te gaan (10 punten) Leverancier is niet bereid een deta-vast (na 12 maanden) overeenkomst met de provincie aan te gaan (0 punten)


Gunningscriterium Prijs

Minimaal: € 60,00
Maximaal: € 75,00

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

Competenties te toetsen in interviewfase

Beschrijving (uitleg)

Tijdens het interview worden de volgende persoonlijke competenties getoetst:

  1. Analytisch vermogen: Je signaleert problemen, herkent belangrijke informatie en legt verbanden tussen gegevens. Verder spoor je mogelijke oorzaken van problemen op en zoek je naar ter zake doende gegevens. Je bent in staat onvolledige of onbetrouwbare informatie te identificeren en je kan hoofd- en bijzaken duidelijk onderscheiden. Je denkt voordat je wat doet.
  2. Proactief/initiatief nemend: Je onderzoekt de wensen en behoeften van de (interne of externe) klant/gebruiker en handelt hiernaar. Hiermee begin je liever uit jezelf dan dat je passief afwacht. Je wil verbeteren en denkt vooruit.
  3. Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen, prioriteiten en benodigde acties. Bovendien geef je tijd en middelen aan om deze doelen te kunnen bereiken.
  4. Flexibiliteit: Als zich problemen voordoen, zorg je ervoor dat je je eigen gedragsstijl verandert om een gesteld doel te bereiken. Je bent stressbestendig en kan omgaan met tegenslagen.

De Externe wordt per competentie beoordeeld. Indien de Externe aan de competentie voldoet, krijgt de Externe de daarvoor genoemde punten. Bij elke competentie worden de volgende beoordelingsopties aangehouden:

  • Voldoet (nagenoeg) volledig aan competentie - 10 punten
  • Voldoet voldoende aan competentie - 5 punten
  • Voldoet onvoldoende aan competentie - 0 punten

In totaal zijn er vier (4) competenties. De Externe  kan op deze vraag daardoor maximaal 40 punten scoren.


Interviewfase

Beschrijving (uitleg)

Uitsluitend de Externen die na een schriftelijke beoordeling van de Offertes in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen worden uitgenodigd voor een interview.

Indien na de schriftelijke beoordeling van de Offertes blijkt dat er meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zal de score op het (sub)gunningscriterium kwaliteit van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.

Indien ook in dat geval meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zal het (sub)gunningcriterium prijs van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.

Indien ook in dat geval meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen alle betrokken Externen worden uitgenodigd voor een interview.

Wanneer Externe geen uitnodiging ontvangt voor een interview dan kan hij/zij ervan uitgaan niet te behoren tot de Top 3 en dus niet in aanmerking te komen voor een interview.

De persoonlijke interviews zullen plaatsvinden op donderdag 4 juli en op vrijdag 5 juli 2024. Gelieve hier rekening mee te houden. Als Externe niet beschikbaar is op deze data, dient Externe dat in het kader van de Nota van Inlichtingen of bij het indienen van zijn Offerte expliciet aan te geven op straffe van uitsluiting van de Offerteprocedure. Indien Externe conform het hiervoor gestelde heeft aangegeven niet aanwezig te kunnen zijn op de data waarop het interview zal plaatsvinden, zal in onderling overleg bepaald worden, wanneer het interview met deze Externe wel zal kunnen plaatsvinden. In ieder geval dient het interview op een zodanige datum plaats te vinden, dat de datum waarop de Inhuuropdracht dient te starten, zoals vermeld in de Offerteaanvraag, niet dient te worden uitgesteld.

De score uit de schriftelijke beoordeling maakt in principe geen onderdeel uit van de score die leidt tot het voornemen tot gunning. Iedere bij de interviewfase betrokken Leverancier begint in principe weer bij nul en heeft in de interviewfase  gelijke kansen. Uitzondering hierop is in het geval meerdere Externen in de interviewfase  gelijk scoren, dan zal de totaalscore op kwaliteit en prijs uit de schriftelijke beoordeling doorslaggevend zijn voor de Gunningsbeslissing. Indien deze totaalscore ook gelijk is, zal de score op kwaliteit doorslaggevend zijn voor de Gunningsbeslissing. Indien ook deze score gelijk is, zal de Gunningsbeslissing plaatsvinden door loting in het bijzijn van een notaris.

In de voorgaande alinea wordt de term “in principe” gebruikt, aangezien Provincie Gelderland zich uitdrukkelijk het recht voorbehoudt om een Externe tijdens het interview vragen te stellen over het voldoen aan de eisen en over de antwoorden die Inschrijver/Externe heeft gegeven op de verschillende kwalitatieve (sub)gunningscriteria.

Indien Provincie Gelderland van mening is dat de Externe op basis van de antwoorden op voorgenoemde vragen een vertekend beeld heeft gegeven van zijn ervaring/kwaliteiten en aldus feitelijk niet aan de eisen voldoet dan wel een zodanige lagere score op de kwalitatieve (sub)gunningcriteria had dienen te krijgen, dat hij op basis van hetgeen in de Offerteaanvraag daaromtrent is vermeld, niet had mogen worden uitgenodigd voor de interviewfase, zal Provincie Gelderland de  Externe uitsluiten van gunning van de Opdracht. Daarnaast dient de Externe minimaal een score van 20 punten te behalen op alle competenties. Indien een Externe minder dan 20 punten behaalt, zal Provincie Gelderland de Externe eveneens uitsluiten van gunning van de Opdracht. Tenslotte is te allen tijde het gestelde in artikel 7.5 van de Voorwaarden Offerteprocedure WerkenInGelderland van toepassing.

In bovengenoemde gevallen heeft Provincie Gelderland het recht maar niet de verplichting om een of meerdere andere Externen uit te nodigen voor een interview, die na wijziging van de rangorde daarvoor in aanmerking zouden komen.

De interviews worden uitgevoerd door minimaal 2 medewerkers van Provincie Gelderland. Deze personen beoordelen elke Externe op gelijke wijze op basis van de hierboven genoemde persoonlijke competenties. De beoordeling van het interview leidt tot de rangorde die bepaalt welke Leverancier het voornemen tot gunning ontvangt. Deze Leverancier heeft uiteindelijk de beste prijs-kwaliteitverhouding en komt daarmee in aanmerking voor voorlopige gunning van de Opdracht. Indien in de Opdracht een inhuurbehoefte van meer dan 1 persoon wordt gevraagd worden de best scorende Externen uit de interviewfase geselecteerd.


Reageer nu op deze opdracht!

Opdrachtgevers behandelen geen CV's/kandidaten die niet aan de eisen voldoen. Helaas heeft reageren dan ook geen zin.